Организация труда персонала

 

Пятница, 21 января

 

       Количество  времени, отработанного  за каждый день, не одинаково, по этому для расчета  удельного веса каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени  каждого дня использовался дневной  фонд рабочего времени, равный среднему арифметическому от суммы общего количества времени, отработанного за неделю: (540 + 575 + 535 + 515 + 485)/5 = 530 мин.

       На  основе данных из вышепредставленных таблиц рассчитаем затраты рабочего времени на  выполнение n вида работ за период наблюдения (в нашем случае 5 дней).

1. Подготовка рабочего места (приборка на столе, на стеллажах, в шкафах с документацией, поливка цветов и др.):

5+20+15+15+5+15+5+5+5+40+5 = 135 мин;

2. Подключение и отключение ПК и других технических средств, световых приборов: 15+5+15+5+15+10+10+15+15+15 = 130 мин;
3. Беседа с директором и его заместителями, другими сотрудниками для получения и выдачи заданий: 20+20+10+20+15+15+10+15+25+15+10 = 175 мин;
4. Работа с документами (обзор, составление писем, отчетов, протоколов, объявлений и др.):

10+10+25+30+15+30+20+15+10+35+35+135+30+120+45 =565 мин;

5. Делопроизводство по личному составу учащихся, сотрудников, беседа с новым сотрудником: 10+5+20+95+20 = 150 мин;
6. Пользование телефоном, факсом:

5+5+10+5+5+5+10+10+5+15+10+5+5+5+5+5+5+5+10+5+5= 140 мин;

7. Передача отчетов, выполненных заданий, с пояснениями: 20+10+10+10+40+25+5 = 120 мин;
8. Выдача справок: 5+5+10+5+5+5 = 35 мин;
9. Перемещения внутри школы: 15+5+10+15+5+5+5+5+5+15 = 85 мин;
10. Перемещения вне школы: 10+10+45+30+15+15+10+10 = 145 мин;
11. Работа в Интернете, работа с электронной почтой: 15+25+10+10+20 = 80 мин;
12. Ведение протокола педсовета: 90+70 = 160 мин;
13. Прием посетителей: 20+20+20+15 = 75 мин;
14. Подготовка аудиторий к семинару, педсовету: 35+20 = 55 мин;
15. Работа с бумажной корреспонденцией: 20 мин.
16. Ксерокопирование: 40+20+15 = 75 мин;
17. Помощь другим сотрудникам: 15+25+10+40+20 = 110 мин;
18. Отлучения по личным нуждам, на чай: 10+5+5+15+10+15+10+5+15+5+5+20+10= 130 мин;
19. Перерывы на обед: 30+30+30+30+30 = 150 мин;
20. Ничегонеделание, занятие личными делами: 15+5 = 20 мин.
21. Участие в семинаре:105 мин.

       Структура фактических затрат рабочего времени  за неделю представлена в таблице  в Приложении 3.

2.2.Оценка  степени рациональности использования рабочего времени

       Для оценки результативности использования  рабочего времени можно применить  коэффициент экстенсивности (Кэ) = (Ф - Тп)/Ф = 1-П/Ф. Рассчитаем коэффициент за 5 рабочих дней:

       Кэ = 1 – 385/2650 = 0,85

         – данная величина ниже принятого  норматива, следовательно это  указывает на имеющиеся резервы  лучшего использования фонда  рабочего времени.

       Далее рассчитаем коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные надобности – Кот = Тот/Ф:

       Кот = 280/2650 = 0,1 или 10%

       Поскольку регламентированные перерывы по нормативу  составляют 6%, значит, это опять же указывает на нерациональное использование рабочего времени.

       Коэффициент потерь рабочего времени  на нерегламентированные перерывы - Кнп = Тнп/Ф:

       Кнп = 105/2650 = 0,04 или 4%

     При оценке этого показателя мы должны исходить из того, что таких перерывов  не должно быть вообще, однако в данной ситуации эти перерывы вызваны не только техническими перерывами, не зависящими от сотрудника (переход из одного помещения в другое), но и по инициативе самого сотрудника, а значит необходимо принять меры по их устранению.

     Для анализа содержания труда и оценки отдельных сторон организации труда рассчитывают следующие коэффициенты:

     Коэффициент затрат времени на выполнение работ, не включенных в план Кндо: Кндо = Т ндо / Тр:

     Кндо = 145/2650 = 0,05 или 5%

     Коэффициент затрат времени на выполнение работ, включенных в план  - Кдо = 1 – Кндо:

     Кдо = 1- 0,5 = 0,95 или 95%

     То  есть, мы видим, что несмотря на большие показатели перерывов, работа, выполняемая секретарем, делается в надлежащем объеме и это хороший показатель.

     Теперь  проанализируем затраты времени  на выполнение работ, обусловленных должностными обязанностями. В соответствии с принятой классификацией они делятся на:

• Подготовительно-заключительное время – время, необходимое для подготовки к основному виду работы Тп-з;
• Время основной (оперативной) работы Тосн.
• Время обслуживания рабочего места – Т об.

     Результаты  исследования приведены в таблице:

     Классификация рабочего времени, обусловленного должностными обязанностями:

Таблица 2. Классификация рабочего времени. 

 

     На  подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места может приходиться 2-4% рабочего времени. В данной ситуации приходится 8,3+6,4=14,6%, что является отклонением от нормы и требует анализа.

     Рассмотрим, какие именно работы попадают в эту  классификацию:

1. Подключение и отключение ПК и других технических средств, световых приборов - 130 мин;
2. Подготовка аудиторий к семинару, педсовету -  55 мин.

       Итак, мы видим, что большинство этого  времени занимает работа с ПК и  другими техническими средствами. Такая ситуация складывается из-за того, что оборудование очень старого образца и не обладает нужной мощностью, по этому очень долго загружается.  Можно сэкономить это время, если сделать приход секретаря на работу обязательным не за 5 минут, а за 15, что позволит потратить это время как раз на подготовку своего рабочего места. Зависание ПК и другой техники в течение дня можно предотвратить, если периодически закрывать все приложения, давать «отдохнуть» компьютеру. Хотелось бы отметить, что это не всегда возможно, т.к. в некоторые, особо напряженные дни компьютер работает в постоянном активном режиме. Завершение рабочего дня начинать не ранее, чем за 3 минуты до конца рабочей смены. Все эти меры позволят более рационально использовать само рабочее время.

     Теперь  необходимо провести детальный анализ структуры затрат рабочего времени каждого дня и дать оценку каждой выполненной работе по следующим критериям (Таблица 3):

• Необходимость выполнения работы
• Соответствуют ли затраты времени на ее выполнение примерным (разумным) нормам
• Целесообразность выполнения работы

Таблица 3. Структура затрат рабочего времени каждого дня