Организация труда персонала

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Пермский государственный технический университет»

Кафедра менеджмента и маркетинга 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

По дисциплине «Организация труда персонала» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пермь 2011

 

Содержание 

 

Введение

       Организация, в которой будет проводиться  исследование, называется Муниципальное  общеобразовательное учреждение «Новый образовательный центр».

       МОУ «НОЦ» - это школа для старшеклассников города Губаха. Создано относительно недавно – менее 2-х лет – путем перевода учащихся 9-11 классов из других школ, и перевод этих школ в статус основных. Организация учебного процесса построена по типу колледжа, что облегчает подготовку детей к поступлению в вузы, и весь процесс направлен на профильную подготовку учащихся к сдаче итоговых экзаменов.

       Данная  школа представляет собой новое 3-х этажное здание, реконструированное в рамках регионального проекта  «Новая школа», оборудованное современной  мебелью, оргтехникой для учеников, всеми нововведениями, необходимыми для повышения уровня и качества образования. В настоящее время заканчивается капитальный ремонт 3-го этажа здания, где преимущественно находятся кабинеты  административных сотрудников (директора и его приемной, зам.директра по учебно-воспитательной, воспитательной работе, организаторов, педагога-психолога, логопеда, социального педагога и школьного инспектора по делам несовершеннолетних).

       В Приложении №1 схематично изображена структура управления данного предприятия. Данная организационная структура наглядно показывает, кто кому подчиняется.

     Целью данной курсовой работы является изучение организации труда секретаря школы в данной организации, а именно анализ условий труда секретаря и затрат его рабочего времени, формулирование рекомендаций по повышению эффективности результатов рабочего процесса.

       Для достижения данной цели  поставлены следующие задачи:

• Проанализировать в целом работу секретаря в данной организации и выделить основные моменты;
• Проанализировать затраты рабочего времени данного работника, сформулировать выводы и разработать предложения по улучшению данного пункта;
• Проанализировать условия работы в данном предприятии, сформулировать выводы и разработать предложения по их улучшению;
• Дать полную оценку эффективности предложений по совершенствованию организации труда секретаря.

    Актуальность  настоящей работы определяется возрастающей в последнее время занятостью секретарей, расширением их функций и увеличением выполняемых обязанностей. Для того, чтобы сделать труд секретаря школы более рациональным и эффективным, необходимо привести в соответствие выполняемым обязанностям и поставленным целям организацию его труда и рабочего времени.

 

Часть 1. Анализ работы.

1.1. Сбор информации о работе.

    Профессия секретаря требует от человека высокой  подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания.

    К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

    К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, оформление печатных документов.

    Работа  секретаря школы выполняется в соответствии с утвержденным в МОУ НОЦ регламентом, и для анализа будет использоваться должностная инструкция секретаря школы (Приложение 2).

    Должностные обязанности секретаря школы:

• Формирование документации по личному составу, по составу обучающихся, в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение ее сохранности и сдачи в установленные сроки в архив;
• Прием и выдача необходимых документов, справок, при приеме и выбытии сотрудников,  учащихся;
• Обеспечение администрации по необходимости принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих их эффективной работе;
• Отслеживание сроков выполнения поручений директора школы, взятых на контроль;
• Осуществление работы по подготовке общих собраний, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• Печать различных документов и учебных материалов по указанию директора школы или его заместителей;
• Составление и представление в соответствующие органы сведений о личном составе сотрудников, обучающихся.
• Консультация учащихся, их родителей и других посетителей о режиме работы школы и отдельных ее сотрудников.
• Организация телефонных переговоров, приема посетителей, их личных заявлений;
• Прием, сортировка и отправка корреспонденции.

1.2. Определение содержания работы.

   Используя должностную инструкцию, можно составить схему, отражающую структуру деятельности секретаря школы, основные направления его деятельности (схема 1).

1.3. Определение контекста работы.

Внутренние  контакты:

• Директор школы е его заместители: получение информации нормативно-правового и организационно-методического характера, требуемой для выполнения работы; непосредственная помощь в организации рабочего процесса руководителя для освобождения его от вспомогательных технических операций.
• Учительский состав и административно-хозяйственные рабочие: получение сведений от работников школы для директора и его заместителей, вызов по поручению директора работников школы, получение необходимых для ведения делопроизводства документов и сведений о сотруднике, выдача  работнику документов и справок по личному заявлению, ознакомление с приказами, распоряжениями и иными нормативно-правовыми актами, издаваемыми руководителем, и пр.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Схема 1. Структура задач  и функций секретаря

 

• Бухгалтерия: представление приказов, распоряжений директора, и иной информации, касающихся финансовых решений, совместный годовой отчет в ПФ.
• Учащиеся и их родители (законные представители): консультация учащихся и их родителей по вопросам работы школы, выдача справок, сбор необходимых сведений для составления базы данных и документации по учащимся.

Внешние контакты:

• Посетители школы: консультации по вопросам приема в школу новых учащихся и выбытия из нее, консультация посетителей о режиме работы школы и отдельных ее сотрудников, другие вопросы.
• Поставщики: в связи с капитальным ремонтом здания школы – взаимосвязь по текущим вопросам с поставщиками материалов и оборудования, управляющей компанией, исполнителями работ, подготовка и обмен соответствующими документами.
• Вышестоящие органы: Управление образования города, Министерство образования края – получение информации, необходимой для работы школы, отправка по запросу данных о работниках и учащихся, о работе школы, представление текущих и годовых отчетов.
• Другие организации: взаимодействие администрацией других школ, представление отчетов в военкомат, пенсионный фонд.

Требуемые ресурсы:

• Оборудование: компьютер, стандартное программное обеспечение, телефон, факс, калькулятор, принтер, ксерокс.
• Материалы: бланки документов, бумага для печати, канцелярские принадлежности, диски, флеш-карта, папки, файлы.
• Информационные ресурсы: справочная и методическая литература, базы данных о сотрудниках и учащихся, телефонный справочник, сеть Интернет и др.

Подчиненность и подотчетность:

• Директору школы и его заместителям.

Полномочия:

• Запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
• Привлекать работников к выполнению поручений администрации школы.
• Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
• Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы.
• Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.
• Вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
• Повышать свою квалификацию.

Результаты  работы:

1. Количественные показатели работы: отсутствуют.
2. Качественные показатели работы:
• полнота и правильность соблюдения действующего законодательства РФ и внутренней нормативной базы;
• полнота, правильность, своевременность выполнения поручений руководителя;
• четкость, доходчивость и убедительность разработанных документов;
• оперативность приема и точность распределения входящих телефонных звонков;
• своевременность, точность и полнота извещения руководителя и другого персонала;
• вежливость и доброжелательность при приеме посетителей, приеме телефонных звонков, в общении с другим персоналом;
• своевременность приема и отправки корреспонденции адресатам.

1.4. Выводы по результатам  работы.

   О процессе работы: В целом, процесс работы секретаря построен неплохо. Функции, выполняемые секретарем школы, напрямую помогают в решении поставленных им задач, что позволяет в полной мере осуществлять основную цель – помощь руководителю. Но, рассматривая конкретно каждые области, можно выявить несколько недочетов:

   Ресурсы необходимые для выполнения работы предоставлены достаточно широко, но не в полном объеме. В связи с ремонтом, в приемной директора нет доступа в Интернет, приходится ходить в кабинет информатики, т.к. он есть только там. Это заметно уменьшает оперативность получения и отправки электронной почты, а так же нарушает учебный процесс. Еще, в связи с экономией средств, не выделяются деньги на приобретение периодических изданий и методической литературы, в которых можно узнавать  о нововведениях в сфере управленческой деятельности и делопроизводства.