Оптимизация бизнес-процессов выращивания, отлова и реализации рыбы в ООО "РыбИнвестАгро"

̶ реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет);

̶   информация от клиентов (обратная связь);

̶   выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных)

маркетинговых исследований и аудиторских проверок.

Построим схему информационных потоков для производства на базе ООО «РыбИнвестАгро». Определим основные звенья данной системы. Первым элементом является задание на производство рыбы формирующееся в рыбоводном отделе. Оно включает в себя  вид выращиваемой рыбы, количество, возраст. Это задание поступает в плановый отдел, где рассчитываются сумма материальных затрат, необходимая для выполнения задания, в  бухгалтерию и отдел снабжения, вспомогательные производства (склад, электроцех,  мехмастерские, насосные станции), где происходит обработка информации по  операциям с поставщиками и подрядчиками по приобретению и расчету за сырье и материалы, начисление заработной платы, отчисление налогов и т.д., далее на рыбоводные участки, где происходит непосредственное выполнение задания (выращивание рыбы), после выполнения задания отчетные данные передаются в рыбоводный отдел и в отдел реализации, где осуществляются продажи и расчеты с покупателями за отгруженную продукцию. Итоговые данные обрабатываются и передаются в бухгалтерию и рыбоводный отдел специалистами этих отделов. Схема информационных потоков представлена на рисунке 1.

                              Рисунок 1  - Схема информационных потоков

На предприятии  изучением спроса на продукцию, формированием цены на продукцию, составлением прайс-листов, рекламной деятельностью,  занимается начальник отдела реализации. Он ведет работу с покупателями, изучает их требования и ожидания, учитывает их пожелания относительно обслуживания, заключает договоры. Бухгалтерским оформлением сделок занимается специалист по реализации.  Процедура оформления такова. На основании заявки от покупателя заполняется направление на отгрузку продукции. Отгрузка продукции по виду продукции и количеству фиксируется во внутрихозяйственной накладной, этот документ заполняется вручную непосредственно в месте отгрузки на рыбоводном участке. В офисе на основании внутрихозяйственной накладной оформляется пакет документов, включающий: товарную накладную по форме Торг-12 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 N 123), товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, ветеринарное свидетельство, качественное удостоверение, выдается сертификат качества и декларация соответствия. Эти документы заполняются с помощью персонального компьютера. Весь учет реализации продукции в колхозе автоматизирован, для этого используется индивидуальная компьютерная программа, созданная с использованием среды программирования Delphi от фирмы Borland. Для ведения бухгалтерского учета реализации продукции кроме составления первичной документации, программой предусмотрено составление следующих  отчетов:

̶    журнал реализации продукции;

̶    реестр на отгрузку продукции;

̶   сводная ведомость реализации по складам;

̶    сводная ведомость по ценам;

̶ сводная ведомость реализации продукции по организациям (покупателям);

̶   сводная ведомость по видам продукции;

̶   сводная ведомость по организациям и видам продукции;

̶   сводная ведомость по складам и видам продукции;

̶   сводная ведомость по отдельному виду продукции;

̶   дебетовая сторона по отдельной организации;

̶   расшифровка по бухгалтерским счетам;

̶   сверка по реализации с отдельной организацией;

̶   книга регистрации счетов-фактур;

       ̶   сводная ведомость по формированию сальдо.

На предприятии контроль за работой осуществляется таким образом:  каждую неделю снимаются остатки рыбы в садках, просматривается уход товара – эти операции позволяют избежать пересортицы товаров, а так же показывают, сколько товара реализовано. Проверяется касса, в которой устраняются какие-либо неточности и т.д. В ООО «РыбИнвестАгро» действует разработанная система контроля линии объема выручки на каждом участке. Сводные ведомости формируются каждый месяц и используются для анализа  хозяйственной деятельности колхоза.

 

1.3 Разработка моделей бизнес-процессов компании ООО «РыбИнвестАгро»

Целью моделирования является описание функциональной деятельности компании ООО «РыбИнвестАгро» для выявления слабых сторон. Моделирование проводится с точки зрения директора организации, так как он является владельцем всех основных процессов и хорошо осведомлен об особенностях этого бизнеса.

Процесс «Деятельность компании ООО «РыбИнвестАгро»» (рисунок 2) представлен в виде пяти взаимодействующих между собой подпроцессов - «Управление компанией», «Закупка», «Подготовка прудовых участков», «Выращивание рыбы», «Реализация».

Для выявления недостатков организации деятельности компании процесса, необходимо рассмотреть некоторые этапы более подробно. Процесс «Выращивание» представлена на рисунке А.1 (приложение А). На этом этапе производится кормление продукции, в следствии чего она набирает массу. После того как продукция набрала нужный вес её готовят к продаже.

 

Рисунок   2 – Модель деятельности компании ООО «РыбИнвестАгро»»

 

Далее более подробно рассмотрим процесс «Реализация» (рисунок 3). На данном этапе производится обработка «Заказа клиента» при помощи «Персонала» и специализированного «Технологического оборудования». Все этапы производства сопровождаются организационно-распорядительной документацией и соответствуют нормам, указанным в технологических картах. Первым этапом в процессе «Реализация» является «Оформление заказа». Процесс проходит следующим образом: клиенту необходимо первоначально оформить все документы в офисе, который находится в городе, а только затем машина клиента направляется на прудовой участок для отгрузки. В следствие этого теряется много времени и ресурсов, не всегда клиенты быстро могут сориентироваться в чужом городе. Также имеет место другой недостаток.  Клиент, который впервые заказал продукцию и  не знаком с её внешним видом и параметрами, должен внести предоплату в офисе, затем он направляется на прудовой участок для осуществления отгрузки товара, после этого ему нужно вернуться в центральный офис, для того чтобы документально оформить факт покупки товара,  а в случае если продукция его не устраивает вернуть себе предоплату.

При отгрузке продукция проходит следующие этапы «Отлов», «Взвешивание», «Погрузка в цистерну», «Проверка условий перевозки» и «Отправка» (рисунок 4). Взвешивание осуществляется механическими весами. Очень важно следить за тем чтобы условия перевозки были благоприятными для продукции, иначе она может погибнуть.

 

Рисунок 3 – Модель процесса обработки заказа

 

Рисунок 4 – Модель процесса отгрузки продукции

Рассмотрим более подробно процесс «Выращивание» (рисунок 5),. В настоящее время процесс выращивания производится по следующей схеме. Сначала производится разведение малька в садках. Когда рыба достигает массы 50-80 грамм размеров, её пересаживают в основной пруд. Это может быть вырастной пруд, в котором малек подращивается до 250-350 гр,  при этом происходит дальнейший рост и увеличение веса продукции, либо нагульный пруд, где рыба в ходе выращивания доводится до товарной кондиции и имеет на выходе массу 1500-2500 гр. В прудах поддерживаются благоприятные для существования рыбы условия: обогащение кислородом, необходимыми минеральными добавками и ветпрепаратами. При кормлении могут использоваться как зерновые культуры, так и «живой корм» (пример: дафния). В ходе выращивания периодически, как правило,  один раз в декаду, делаются контрольные обловы в результате которого продукция оценивается по весу, размеру и состоянию здоровья. По результатам контрольных обловов корректируется биохимический состав воды в пруду (вносятся удобрения, известь, лечебные препараты). По окончанию сезона выращивания, после проведения всех проверок рыба  готова к продаже.

Рисунок 5 – Процесс выращивания продукции

В настоящее время поступающие сведения о клиентах и заказах компании ООО «РыбИнвестАгро» заносятся в соответствующую базу данных. После обработки заказа происходит подготовка документов на выгрузку, а именно: товарная накладная, товаро-транспортная накладная, сертификат соответствия, декларация соответствия, ветеринарное свидетельство, счет фактура . Дается распоряжения на отгрузку продукции. Производится оплата, после чего клиента отправляют на прудовой участок. Сведения о выполненном заказе заносятся в базу данных. Данный процесс продемонстрирован на рисунке 6.

Рисунок 6 – Схема обработки заказа клиента

Качество полученных диаграмм оценивается с трех позиций:

1) смысловая (семантическая) адекватность  бизнес-процессов устанавливается  в результате процедуры экспертной  оценки.

Все рассмотренные диаграммы были обсуждены и скорректированы с ведущими специалистами ООО «РыбИнвестАгро»;

2) синтаксическая (соответствие требованиям IDEF) − автоматически обеспечивается при построении диаграмм в BPwin;

3) количественная характеризует соотношение сложности диаграмм и подробности описания. При количественном анализе диаграммы необходимо чтобы выполнялись следующие условия:

• чтобы количество блоков на диаграммах нижних уровней было ниже количества блоков на родительских диаграммах, то есть с увеличением уровня декомпозиции коэффициент убывал;
• коэффициент сбалансированности диаграммы должен быть минимальным (формула 1.1).

, (1.1)

где N − количество блоков на диаграмме;

L − уровень декомпозиции диаграммы;

А − число стрелок, соединяющихся с блоками.

Таблица 1– Количественная оценка диаграмм

№ рисунка	Количество блоков N	Число дуг А	Уровень декомпозиции L		Коэффициент сбалансированности
3	5	21	1	5	2.25
А.1	3	15	3	1	0.8
4	5	20	2	2.5	0.6
5	5	23	3	1.6	0,4
6	2	15	2	1	0.5

 

Таким образом (таблица 1), можно сделать вывод о том, что диаграммы достаточно сбалансированы, полученные значения коэффициентов сбалансированности допустимы при описании технологического процесса [1].

 

1.4 Постановка задачи совершенствования

Анализ деятельности компании ООО «РыбИнвестАгро» показал наличие недостатков в процессе реализации, а именно в порядке действий при обслуживании клиента. Также недостатки были обнаружены при кормлении рыбы: раздача корма производится вручную, не определен процесс подачи живого корма. При отгрузке продукции взвешивание производится на механических весах и перевозка осуществляется перевозка осуществляется транспортом оснащенным  спецоборудованием.

Таким образом, можно сделать вывод о необходимости совершенствования автоматизации некоторых процессов  с целью повышения эффективности и деятельности компании в целом.

Исходя из вышеперечисленных рекомендаций, в процесс производства необходимо внести некоторые изменения, которые будут рассмотрены в следующих разделах работы.

Необходимо внедрить систему документооборота между офисом и прудовыми участками, рассмотреть возможность доставки продукции клиенту собственным транспортом, расширить ассортимент продукции, автоматизировать процесс кормления продукции, оптимизировать процесс сброса «живого корма», автоматизировать процесс взвешивания.

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ ООО «РыбИнвестАгро»

2.1 Оптимизация бизнес-процессов реализации продукции ООО «РыбИнвестАгро»»

В данный момент на предприятии процедура обслуживания клиента происходит по следующее цепочке: клиенту необходимо первоначально оформить все документы в офисе, который находится в городе, а только затем машина клиента направляется на прудовой участок для отгрузки. В следствие этого теряется много времени и ресурсов, не всегда клиенты быстро могут сориентироваться в чужом городе. . Также имеет место другой недостаток.  Клиент, который впервые заказал продукцию не знаком с её внешним видом и параметрами, при этом ему необходимо внести предоплату в офисе, затем отправить на прудовой участок,  вернуться в офис для  оформления товара, а если продукция его не устраивает,  то для возврата предоплаты. Данную последовательность действий можно считать нерациональной и неудобной как для клиента, так и для работы отдела реализации, теряется много времени на обслуживание клиента. Предлагается установить на прудовом участке ноутбук с удаленным доступом, который через Интернет будет связан с основным офисом.

 

Рисунок 7 – Схема документооборота между прудовым участком и офисом

На ПК в офисе предполагается установка программы удаленного доступа, например Anyplace Control.

Anyplace Control - программа, позволяющая получить удаленный доступ к компьютеру через Интернет или ЛВС и в полной безопасности управлять удаленным компьютером в режиме реального времени.

Anyplace Control отображает рабочий стол удаленного компьютера, и позволяет управлять им с локального ПК при помощи мыши и клавиатуры.

Встроенная функция обмен файлами  позволяет осуществлять обмен файлами между компьютерами. При помощи программы Anyplace Control можно удаленно выключать компьютер, перезагружать, блокировать мышь и клавиатуру на удаленном ПК, а также осуществлять много других функций.

Используя данную схему обработки документов, можно значительно сэкономить на времени подготовки необходимой документации заказчику, к тому же клиенту нет необходимости блуждать в чужом городе.