Оптимизация бизнес процессов

     МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

     Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального образования

     «Кузбасский государственный технический университет  имени Т.Ф. Горбачева»

     Филиал  КузГТУ в г. Новокузнецке 

     Кафедра экономики и финансов 
 
 
 
 

     Реферат

     По  дисциплине: «Функциональный финансовый менеджмент»

     На  тему: «Оптимизация бизнес процессов» 
 
 
 
 
 

     Выполнил: студентка V курса

     гр. ФК-071-2

     Лобищева  Елизавета Сергеевна 107166

     Проверил: Петрова Марина Николаевна 
 
 
 
 
 
 

     Новокузнецк, 2011

     СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..3

1.Основы  бизнес-процесса…………………………………………………..…4

2.Отличие  оптимизации бизнес-процесса от  реинжиниринга бизнес-процесса…………………………………………………………………………5

3.Оптимизауия:  искусство или технология?.....................................................7

4.Описание  бизнес-процесса…………………………………………………12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….30

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Иногда  предприятие работает удовлетворительно. То есть понятно, что серьёзных системных  проблем нет, все подразделения  нормально функционируют. Но всё  равно настоящий бизнесмен не может успокоиться. Он понимает, что и клиентов можно обслуживать лучше и быстрее, да и прибыли тоже можно извлечь побольше, затраты можно сократить. В этом случаем помогает оптимизация бизнес процессов. Она подразумевает, что коренных перестроек и изменений на производстве и в структуре руководства фирмы не будет. Иногда достаточно автоматизировать один из процессов, чтобы повысить производительность на предприятии.

     Чтобы провести такую оптимизацию, даже небольшую  перестройку, нужно провести большую  исследовательскую работу. Необходимо учесть условия, в которых функционирует  ваш бизнес, разобраться во внутренних проблемах на предприятии, смоделировать  все процессы, учесть имеющиеся ресурсы. Подробный анализ выявит слабые точки в деятельности фирмы и поможет вовремя от них избавиться, не прибегая к радикальным мерам.

     Целью данного реферата является анализ оптимизации бизнес-процессов.

Задачи:

1)Проанализировать  основы бизнес-процесса.

2)Рассмотреть  виды, уровни, принципы и шаги оптимизации бизнес-процессов.

3)Изучить описание  бизнес-процесса.

     Методы  исследования. Теоретический анализ психолого-педагогической и научно-методической литературы, методы исследования теоретического уровня - анализ, синтез, обобщение. 
     Актуальность данной тематики обусловлена тем, что в наше время всё больше и больше организаций основывает свою деятельность на оптимизации бизнес-процессов. 

     1 ОСНОВЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

     Бизнес-процесс  — это совокупность взаимосвязанных  мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для  наглядности бизнес-процессы визуализируют  при помощи блок-схемы бизнес-процессов.

     Существуют  три вида бизнес-процессов:

     1.Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

     2.Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.

     3.Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.

     Бизнес-процесс  начинается со спроса потребителя и  заканчивается его удовлетворением. Процессно-ориентированные организации  стараются устранять барьеры  и задержки, возникающие на стыке  двух различных подразделений организации  при выполнении одного бизнес-процесса.

     Бизнес-процесс  может быть декомпозирован на несколько  подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. Такой анализ бизнес-процессов обычно включает в себя составление карты бизнес-процесса и его подпроцессов, разнесенных между определенными уровнями активности.

     Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и  ценность для потребителей и исключать  любые необязательные или вовсе лишние активности. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (меньшая себестоимость производства товара или услуги).

     2 ОТЛИЧИЕ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ОТ РЕИНЖИНИРИНГА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

     Отличием  оптимизации от реинжиниринга в  данном случае является скорость получения  результата, объем работ и суть изменений. Если не вдаваться в подробности, при оптимизации одно правило  быстро доводится до исполнителя и корректируется "на ходу". Когда осуществляется реинжиниринг, долго и тщательно разрабатывается определенная система правил, которая затем проверяется, а после реализуется, и часто при ее реализации разрабатываются и внедряются различные формы автоматизации.

     В табл. 1 представлены различия между  реинжинирингом и оптимизацией (усовершенствованием) БП, выделенные Томом Давенпортом , гуру в области бизнес-процессов.

     Таблица 1. Различия между реинжинирингом и  оптимизацией бизнес-процессов

     У каждого подхода есть свои плюсы  и минусы. Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять бизнес-процессы, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании.

     Реинжиниринг  требуется в тех случаях, когда  на рынке произошли существенные изменения, например:

• появился или скоро появится новый продукт, заменяющий выпускаемый нашей компанией (цифровые фотоаппараты пришли на смену фотоаппарату Polaroid );
• на национальный рынок выходят западные банки, предоставляющие кредит в течение часа;
• значительно выросла заработная плата (или затраты на энергоносители), и мы теряем конкурентоспособность (это касается компаний, экспортирующих свою продукцию);
• на региональный рынок выходят крупные столичные компании с отработанными технологиями продаж и логистики;
• конкуренты провели или проводят реинжиниринг и вообще готовят какой-то проект и т. д.

     Оптимизация или улучшение бизнес-процессов  нужна в совершенно других ситуациях, - когда поводов для серьезного беспокойства нет, но в деятельности компании существуют небольшие досадные накладки и недостатки: товар приходит с опозданием, только десятая часть переговоров заканчивается подписанием договора о продаже и т. п.

     Показывая различие между оптимизацией и реинжинирингом процессов, необходимо уточнить, что выше мы описали две крайние точки, на оси между которыми, конечно, есть много переходных состояний. Например, глобальная оптимизация процессов или частичный реинжиниринг. В последние годы мы в своей работе все чаще сталкиваемся с ситуацией глобальной оптимизации плавно перетекающей в реинжиниринговые решения.

     3 ОПТИМИЗАЦИЯ: ИСКУССТВО ИЛИ ТЕХНОЛОГИЯ?

     В последние годы увеличилось число  специалистов именно по вопросам оптимизации деятельности: директоров по развитию, консультантов и т. д. Они получили специальное образование и имеют большой опыт решения задач оптимизации, а также владеют технологиями оптимизации. Технология в отличие от искусства - это последовательность действий, которая приводит к гарантированному получению результата и может быть передана другому человеку за короткий промежуток времени

     Мы  понимаем, что топ-менеджеры не должны оптимизировать процессы самостоятельно - это  дело профессионалов. Но руководителям необходимо понимать, как работают эти специалисты, чтобы правильно ставить задачи и принимать результаты. Технологий гораздо больше, чем может быть описано в статье, да и понятны многие из них только специалистам.

     Начнем  описание базовых технологий с принципов, без соблюдения которых оптимизация  превращается в рассуждения на уровне здравого смысла: или высокое искусство.

     Можно выделить четыре главных принципа.

     Принцип первый. У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить бизнес-процессы. Оптимизировать хаос может только Бог. Человеку же надо сначала "увидеть" ход протекания процессов, то есть зафиксировать их в виде моделей "как есть". Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).

     Принцип второй. При оптимизации "рыбу чистят с хвоста". Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. А если лично вам ближе подход от общего к частному, то вам нужен реинжиниринг, то есть комплексное, системное, "до основания:".

     Принцип третий. Решения по оптимизации - неоднозначны. Другими словами, велика вероятность того, что устраняя неоптимальность по одному критерию, мы ухудшаем процесс по другому. Причем недостаточно просто знать об этом, надо еще и уметь выявлять такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор.

     Принцип четвертый. Сотрудники не любят оптимальные процессы. Неизбежным следствием настоящей оптимизации процессов является усиление эксплуатации исполнителей, поэтому неизбежно явное и неявное, часто даже неосознаваемое людьми сопротивление.

     Из  данных принципов достаточно логично  следуют условия и шаги проведения оптимизации:

     1) Перед тем как начинать работу  по оптимизации, необходимо описать существующие в компании бизнес-процессы "как есть" (создать их модели). Описания должны быть четкими, однозначными и затрагивать уровень, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным: как по отдельно выделенному БП, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов. Безусловно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и шире можно оценить их оптимальность.