Коммерческая деятельность организации оптовой торговли её эффективность

ЧТУП «ТехПрофСервис» в своей деятельности взаимодействует с одним поставщиком, который, в свою очередь, является учредителем организации. Это обусловлено тем, что организация является представительством учредителя на территории Республики Беларусь.

Доставка товаров осуществляется транспортом поставщика и, вместе с тем, она организована на высоком уровне, так как нарушений сроков поставки товаров не происходит.

Тем не менее, в процессе исследования договора поставки были выявлены некоторые недостатки и предложен Протокол разногласий. [ПриложениеК]

В предмете договора не указано, какую продукцию поставщик будет поставлять покупателю.

Количество и ассортимент товара договором не предусмотрены, но оговорено то, что эти пункты указываются в согласованных спецификациях на каждую партию продукции. В договоре не предусмотрены действия в случае недопоставки товаров, а также сроки, в которые поставщик должен восполнить недопоставленное количество товара.

Качество товара. В договоре указаны документы, которым должно соответствовать качество продукции, но опять же не оговорены действия сторон в случае поставки товара ненадлежащего качества.

В договоре не указывается комплектность товара, следовательно, необходимо предусмотреть, что поставка товара должна осуществляться в комплекте, соответствующем обычно предъявляемым требованиям, а также действия, предпринимаемые сторонами в случае передачи некомплектного товара: уменьшение покупной цены или доукомплектование товара.

Что касается поставки товара, то, к примеру, не предусмотрено то, что покупатель обязан принять товар, если он поступил в ассортименте, качестве и комплектности, указанными в Спецификации или оговоренными сторонами.

В договоре не указано, чьим транспортом осуществляется доставка товара, кем должны быть покрыты транспортные расходы, а также вид транспорта. Необходимо указать, что если это не оговаривается в договоре, то право выбора принадлежит поставщику.

Тара. В этом пункте предусмотрено только то, каким документам должна соответствовать тара. Необходимо также указать, что покупатель обязан возвратить многооборотную тару поставщику в сроки, оговоренные в договоре. Необходимо предусмотреть ответственность покупателя за просрочку возврата тары, к примеру, 100% стоимость тары.

В договоре нет информации, связанной со страхованием груза. Желательно, чтобы страхование осуществляла сторона, которая согласно условиям договора несет риск порчи или гибели товара. Также по согласованию сторон страхование можно осуществлять совместно.

В договоре имеется раздел «Форс-мажор», в котором предусмотрены действия в случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы и порядок извещения сторон о принятии или прекращении таких действий. Необходимо дополнить раздел пунктом, в котором указать, что если на пути к покупателю происходят обстоятельства, вызвавшие гибель груза, и невозможно определить виновную сторону, то каждая сторона несёт ответственность в размере 50% стоимости груза.

Договор с покупателем [ПриложениеЖ] имеет более грамотное и четкое содержание.Однако в нём не предусматриваются действия в случае поставки некомплектного товара и сам порядок определения комплектности товара.

Необходимо также добавить раздел «Форс-мажор», чтобы не возникло проблем в случае непредвиденных обстоятельств при поставке товара, а также предусмотреть в нём порядок возмещения убытков в случае гибели груза, если не установлено, чья сторона виновна. Также отсутствует раздел «Страхование», пример которого представлен в Протоколе разногласий. [Приложение Л]

Что касается самого процесса заключения договоров, то неизбежным следствием рыночных отношений выступают такие формы заключения, как торги, товарные биржи, оптовые ярмарки, являющиеся организаторами оптового оборота. ЧТУП «ТехПрофСервис» использует в своей деятельности такую форму заключения, как тендерные торги, что характеризуется выгодами для организации, в частности, экономия времени на переговоры с заказчиком, открытость закупок, снижение представительских расходов, влияния человеческого фактора (хотя последнее не во всех случаях может служить выгодой для организации).

В исследовании методом экспертного опроса сотрудника было выявлено, что организация не ведет отчётность закупок в связи с небольшим штатом работников (не выгодно дополнительно нанимать работника для выполнения таких операций), небольшими размерами и простым ассортиментом, то есть известен только общий объём закупленных товаров.Все же отчетность закупок необходимо вести, чтобы избавиться от лишней работы с документами, сократить время при поиске необходимой информации относительно конкретной закупки товара или упростить систему контроля.

Также очень важен контроль качества. Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;
• судебные иски;
• потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов.

Эффективность коммерческой деятельности в значительной мере определяется степенью её автоматизации и компьютеризации. Автоматизация оптовой торговли способствует уменьшению риска срыва поставок и поддержанию оптимального уровня складских запасов. Оптовые организации должны обладать современными системами сбора, накопления, анализа и передачи информации, которые позволяли бы им поддерживать оптимальные товарные запасы. Для упрощения закупочной работы и других аспектов деятельности организаций торговли разрабатываются специальные программы, предназначенные конкретно для оптовой или розничной торговли. Есть группа программ – Мини-Опт, Лайтик-Торг, Корс и Корс Про – для автоматизации торговых и складских операций в организации.Для небольшой организации, какой является ЧТУП «ТехПрофСервис»,после сравнения всех программ наилучшим вариантом будет использование софта Лайтик-Торг. Система состоит из трех основных компонент: учет складских операций, учет торговых операций и отчетность.

Основные возможности:

• Учет товара на складе (наличие, резерв)
• Складские операции: приходы, возвраты поставщику
• Торговые операции: продажи, возвраты, оплаты
• Счета: резервирование товаров, оплата и выдача по частям
• Печать счетов, накладных, счетов-фактур, ТОРГ-12 и т.п.
• Взаиморасчеты с поставщиками и клиентами
• Полный учет денежных средств
• Печать прайс-листов, ценников
• Более 20 отчетов
• Очистка и архивация данных.

Стоимость программы – 1200 российский рублей (333600 бел.руб.).  Есть масса других программ, зарекомендованных как лидеры в области софта для автоматизации торговых процессов (например, «1С:Управление торговлей»), с большим количеством функций или, наоборот, более примитивных, в том числе и бесплатные, но для обеспечения безопасности лучше пользоваться платной версией, а эта программа проста в использовании, к ней прилагается подробная инструкция, описывающая пошагово действия при работе с ней.

Налаживание эффективной коммерческой деятельности – комплексный процесс, достижение которого возможно при оптимизации различных составляющих процесса закупки, поэтапного контроля, планирования и анализа.

Что касается договорной работы, то в организации не предусмотрено документа, регламентирующегоэтот элемент коммерческой деятельности. Для успешного функционирования бизнеса крайне важно обеспечить надлежащую работу с договорами. Необходимо регламентировать бизнес-процессы на всех стадиях прохождения договорных документов. И чем более четок алгоритм действий всех сотрудников, тем эффективнее все процедуры прохождения договоров.

Для регламентации процесса прохождения договоров целесообразно издание внутрифирменного документа (локального нормативного акта) – Положения о договорной работе, в котором описаны все бизнес-процессы с момента начала взаимоотношений с контрагентом и до момента подачи иска в суд.

Регламентация договорной работы позволяет достичь следующих целей:

• Минимизация юридических рисков;
• Оптимизация налоговых последствий;
• Контроль работы сотрудников предприятия;
• Анализ и систематизация взаимоотношений с контрагентами;
• Контроль исполнения договоров;
• Ускорение согласования договорных документов и др.

Подписание договоров в организации осуществляется путем пересылки факса и проставления факсимильной подписи. Дополнительно в Положении о договорной работе необходимо указать, что подписание осуществляется таким методом, чтобы факсимильная подпись обладала юридической силой.

3.2 Совершенствование  организации по формированию  ассортимента и исследованию спроса

Основные цели изучения конъюнктуры рынка и спроса предприятий оптовой торговли:

• организация и осуществление комплексных наблюдений за конъюнктурой торговли и спросом оптовых покупателей в районе своей деятельности;
• организация получения и обработка информации о конъюнктуре торговли и спросе населения от предприятий и организаций розничной торговли;
• организация получения и обработка информации о планах развития производства и поставки новых товаров от промышленных предприятий и иных поставщиков;
• организация подготовки прогнозных расчетов, конъюнктурных обзоров состояния рынка, необходимых для определения объемов закупки товаров, а также работы с поставщиками по улучшению ассортимента и качества товаров. [9]

Основными источниками информации о спросе покупателей ЧТУП «ТехПрофСервис» являются:

• статистическая отчетность;
• данные оперативного и бухгалтерского учета.

Анализируя статистическую отчетность (по данным Национального статистического комитета) можно проследить, что в 2012 году производство мяса и пищевых субпродуктов составило 770,6 тыс. т., колбасных изделий – 262,4 тыс. т. (к 2011 году это соответственно 104,8% и 101,4%).[14] В 2013 году производство мясных изделий и пищевых субпродуктов уже составило 734,7 тыс. т. (95,34% к 2012 году), а производство колбасных изделий – 259,1 тыс.т. (98,74% к 2012 году). Можно сделать вывод, что производство мясной промышленности находится примерно на одном и том же уровне с незначительными колебаниями. Исходя из этого, по среднему темпу роста можно определить производство мяса и пищевых субпродуктов и колбасных изделий 735,2 тыс. т. (средний темп роста 100,07%) и 262,6 тыс. т. (средний темп роста также 100,07%) соответственно.

Снижение производства мясных изделий, возможно, было вызвано снижением поголовья крупного рогатого скота в 2013 году на 0,2%, а также в 2013 году мясная промышленность находилась в достаточно неустойчивом положении благодаря внезапной вспышке африканской чумы свиней, из-за чего был введён запрет на экспорт свинины из Гродненской и Витебской областей.

Также необходимо учитывать, что с каждым годом увеличиваются поставки продукции мясной промышленности на экспорт. С 2009 года до 2012 они увеличились на 87,4%. [1] Следовательно, нужно предусмотреть возможность увеличения экспортного потенциала мясных и колбасных изделий. Также организация должна ориентироваться на план производства предприятий, узнать который можно при личном контакте с потребителем.

Эффективность коммерческой работы оптовой торговли на рынке должна характеризоваться количеством и качеством оказываемых услуг, что используется для увеличения привлекательности организации для покупателей. Услуги, оказываемые покупателям, могут быть ориентированы на оказание помощи в закупке товаров, хранении товарных запасов, доставке покупателю, предоставлении отсрочки, рассрочки или кредита, сервисного обслуживания и т.д.

В то же время дополнительные услуги могут снизить общую рентабельность предприятия, поэтому величина дохода от услуг не должна быть ниже издержек обращения на их оказание. Эффективность услуг оптовой организации соблюдается при условии, что организация получает максимум прибыли, а покупатель – минимум затрат.

Численность работников организации – 3 человека, из них 2 бухгалтера. Руководство занимается непосредственно связями с контрагентами. Всю деятельность, связанную с бухгалтерским учетом и контролем за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, с учетной политикой, ведет главный бухгалтер. Кроме главного бухгалтера работает бухгалтер, что не целесообразно для организации такого масштаба. Для оптимизации коммерческой работы можно оставить штат в размере 3 человек, но вместо бухгалтера можно нанять коммерческого работника, который бы занимался коммерческой деятельностью организации, непосредственно работой с ассортиментом, с покупателями, осуществлял бы контроль за состоянием товарных запасов, определял бы частоту завоза товаров, занимался организацией исследования спроса, рекламной деятельностью и др. Это достаточно большой объём работы для одного человека, но учитывая масштабы деятельности достаточно узкий ассортимент товаров, работа с одним поставщиком – это осуществимо.

ЗАО «Бегарат-М», учредитель организации, реализует кроме запчастей для мясоперерабатывающей промышленности также и оборудование для промышленности в областях формовки, термообработки, упаковки. Это оборудование пользуется спросом также и у производителей Республики Беларусь. Чтобы упростить работу с клиентами организация может привлечь наладчика для работ с неисправным оборудованием, чтобы он мог осуществлять сервисное обслуживание во время или по истечении срока гарантийного обслуживания. Заработная плата наладчику – дополнительные издержки для организации, но если в её оплате будет участвовать учредитель, так как ему также выгодно (в плане рекламы и привлечения клиентов) нанять наладчика в представительстве своей организации, а не привлекать сторонние организации, то эти издержки могут повлиять положительно на привлечение клиентов, которые до этого еще не были знакомы с товарами ЧТУП «ТехПрофСервис». Также можно обговорить привлечение наладчика на разовые работы, то есть только в тех случаях, когда есть необходимость в нём. Здесь трудность в том, что не каждый работник захочет или сможет работать по совместительству.