Официальное документирование

6.Издание распорядительного документа.

7.Доведение до исполнителя решений документа.

Оформляется на общем бланке документа. Текст состоит из 2-х разделов:

- констатирующая или вступительная, разъясняющая цели, причины издания документа. Вступительная часть заканчивается ключевым словом (для каждого документа отдельно - приказываю, обязываю).

- распорядительная часть излагается в виде пунктов и подпунктов, нумеруемыми арабскими цифрами с точкой. В каждом пункте содержится конкретное поручение (его содержание), срок исполнения и ответственного исполнителя (должностное лицо или структурное подразделение).

Распорядительное документы могут содержать приложения, которые подтверждают содержание  тех или иных пунктов (приложения в виде схем, графиков, таблиц, образцов документов).

Последний пункт распорядительного документа должен содержать ответственного за контроль исполнения всего документа.

Подписывается либо руководителем, либо членами коллегиального органа, согласование и визирование, юридическая экспертиза.

 

                                            Постановление

Это правовой акт, принимаемый вышестоящими организациями и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе конгениальности, а также представительными и исполнительными коллегиальными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установление стабильных норм и правил.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка.

Текст состоит из 2 частей:

1. вступительная часть (разъясняет цели и причины издания документа)

2. распорядительная часть, начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ» и состоит из разделов, пунктов, подпунктов, нумеруемых арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительного документа должен содержать изложение поручения, срок исполнения и ответственного исполнителя. Последний пункт указывает на кого возлагается контроль за исполнение постановления (при необходимости включает пункты отменяющие предыдущие постановления по данному вопросу, либо его разделы).

Постановления могут содержать приложения, подтверждающие те или иные пункты постановления. Приложения оформляются в виде схем, графиков, таблиц, образцов документов и т.д. На самом приложении к постановлению в верхнем правом углу оформляется отметка о наличии приложения к документу.

Перед подписанием согласовывается  и визируется  заинтересованными лицами.    Постановление должно обязательно пройти процедуру юридической экспертизы.

Подписывается руководителем коллегиального органа.

Вводится в действие с момента его официальной регистрации и опубликования в официальной печати.

 

 

Решение

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Оформляются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.

Решения принимаются по вопросам направления развития организаций предприятий, фирмы, по разработке программы внедрения новых информационных технологий. (электронный документооборот) по вопросу внедрения рационализаторских предложений, по вопросу участия в выставках.

Оформляется на общем бланке предприятий. В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности.

Текст состоит из 2 частей: вводной и распорядительной. Распорядительная часть начинается со слова «РЕШИЛ (О), (И)». Состоит из пунктов (исполнитель, срок исполнения и т.д.).  Подписывается всеми членами коллегиального органа либо его представителями.

 

Приказ

Это правовой акт, издаваемый руководителем организации действующим на основе единоличного принятия решения в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Выделяют следующие виды приказов:

1. по основной деятельности (регулирует порядок финансирования организации, совершенствует работу организации и т.д.)

2. по организационным вопросам (изменение структуры организации)

3. по личному составу (увольнение, перевод, принятие на работу)

Оформляется на бланке приказа, текст состоит из 2 частей: констатирующая(указывается основание издания приказа) и распорядительная части (начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», в распорядительной части по пунктам излагается содержание приказа, исполнитель и срок исполнения.

При составлении приказа необходимо увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными документами во избежание противоречия.

Текст излагается кратко, последовательно, без двоякого толкования.

Проект приказа согласуются и визируется  заинтересованными лицами. Визы и гриф согласования расставляется на 1-м экземпляре приказа после подписи или на обороте последнего листа приказа.

При наличии приложений соответствующим пунктом в распорядительной части приказа даются ссылки.

Подписываются руководителем организации. С приказом знакомят под расписку.

Приказы по личному составу оформляются в службе персонала. Для оформления используется бланк приказа типовой формы.

В приказах по личному составу констатирующая часть отсутствует ( за искл. поощрений и взысканий). Распорядительная часть начинается с указания на действие : принять, уволить, перевести, премировать и т.д.). В тексте указывается ФИО полностью, отдел куда принимают, переводят или откуда увольняют работника, должность. Далее дополнительные сведения. При увольнении обязательно указывают причину увольнения и статью трудового кодекса (пишется полностью). Под текстом указывается основание издания приказа: заявление, трудовой контракт, докладная записка, представление. Под основанием указывается отметка об ознакомлении работника с приказом. Подписывается руководителем, визируется заинтересованными лицами и обязательно юристом (т.к. затронуты интересы трудящихся).

 

 

Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый президентом РФ, а также единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга должностных лиц и организации, составляется по вопросам информационного характера, повседневной, административной и хозяйственной деятельности, по вопросам распределения обязанностей, о порядке использования автотранспорта.

Распоряжение, затрагивающее права и интересы граждан, изданное государственным или муниципальным органом, должно быть опубликовано государственными и муниципальными органами управления в течение 2-х недель в официальных изданиях.

Оформляется аналогично приказу. Распорядительная часть начинается с ключевых слов: «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Возможно оформление без ключевых слов.

Согласовывается с заинтересованными лицами. Подписывается руководителем.

 

 

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его замом по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанных с организацией выполнения распорядительных и иных правовых актов данной или вышестоящей организации.

Распорядительная часть начинается со слов: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Подписывается руководителем или его заместителем.

При направлении указания в подведомственные организации оформляются адресатами в правом верхнем углу.

 

Системы справочно-информационной и аналитической документации.

Носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных и организационно-правовых документов.

С помощью этой документации осуществляется вертикальные  горизонтальные коммуникации.

Условно выделяют:

справочно-информационную документацию (протоколы, докладные и служебные записки, объяснительные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения)).

справочно-аналитическую  документацию (акты, справки, сводки, отзывы, списки, перечни).

 

Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколируются: заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (тексты докладов и выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных, проекта решений и т.д.).

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

· краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

· полные (содержат весь ход обсуждения вопросов).

Текст полного протокола состоит из 2-х частей: 1-я  вводная указывает председателя, секретаря, присутствующих приглашенных .Если  присутствует более 15 человек, то указывается цифровое выражение,  в скобках  список прилагается, менее 15 указывается пофамильно, в алфавитном порядке.

В разделе приглашенные указывается наименование должности, организации и фамилии.  Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в повестке дня располагаются по степени сложности и в порядке обсуждения. Каждому вопросу указывается фамилия докладчика и его должность. 2-я основная часть. Составляется по каждому вопросу повестки дня и строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОТАНОВИЛИ.

      В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу повестки дня, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке. В разделе ВЫСТУПИЛИ указывается фамилия выступающего и краткий текст выступления. Все выступления оформляются в виде диалога. Раздел ПОСТАНОВИЛИ фиксирует принятые решения, сформулированные кратко, четко, без двоякого толкования.

Постановляющая часть делится на пункты, в которых  фиксируется получение, исполнение, срок исполнения.

После постановляющей части записываются результаты голосования.

Подписывает председатель и секретарь. При наличии президиума - все члены президиума. Протоколы оформляются в течение 5 дней от даты собрания или заседания на основе черновых записей и др. материалов.

Печатается на стандартном листе бумаги с реквизитами общего бланка. Датой и номером протокола является  дата и номер самого собрания или заседания. В заголовке указывается вид заседания или собрания.

Участники совещания могут оформлять особое мнение (если не согласны с решением). Особое мнение оформляется на отдельном листе бумаги, подшивается к протоколу после записи решения.

Протокол вместе с сопровождающими его материалами (план работы, повестка дня, извещение, список присутствующих и приглашенных, тексты докладов, выступлений, проекта решений, протоколы счетной или редакционной комиссии, при наличии - особое мнение) подшиваются в дело.

 

Докладная записка (служебная)

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятие решения.

Цель докладной: побудить к действию руководство.

Докладные записки делятся на внешнюю и внутреннюю.

1) Внутренняя записка представляется руководителю организации, либо структурного подразделения, создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации; Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка; Текст состоит из 2-х, 3-х смысловых частей. В 1 излагаются факты, события, явления, послужившие причиной составления докладной записки. Во 2 излагается анализ сложившейся ситуации и возможные варианты последствий данных событий. В 3 излагаются выводы и предложения. Возможно объединений 2 и 3 части текста. Подписывается составителем.

2) Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации; составляется на общем бланке организации. Структура текста аналогична тексту внутренней докладной записки. Подписывается руководителем организации.

 

 

Предложение

Это документ, представляющий собой разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную и заключительную. Подписывается составителем.