Официальное документирование

 

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документа - это одна из форм управления, осуществляемая с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручения, зафиксированных в документах и решение вопросов.

Выделяют:

● контроль по существу решения вопросов

● контроль за сроками исполнения документов

● контроль за соответствием формы документов, решаемым вопросом.

Виды:

• предварительный контроль (осуществляется на стороне постановки документа на контроль, включает проверку подготовки, решение вопроса исполнителем).
• текущий (осуществляется в процессе исполнения документа, предполагает предупреждение исполнителя о том, что срок исполнения документа истекает через несколько дней).
• итоговый (необходим для проведения анализа об исполнительской дисциплине).

Осуществление контроля возлагается на руководителя, его заместителя, назначенного приказом руководителя работником службы делопроизводства.

Этапы осуществления контроля:

1. в занесении данных о документе в учетной форме (РКК)
2. в установлении промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителю
3. извещение исполнителю срок  и о получении информации о ходе исполнения
4. фиксация промежуточных результатов исполнения документов в РКК
5. информирование руководства о результатах контроля
6. снятие документа с контроля по указанию руководителя
7. анализ состояния дел и управления исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по видам документа и др.

Для руководителя готовятся сводки, сообщения об исполнительской дисциплине, итоги докладываются на оперативных совещаниях. Контроль за сроками исполнения документов имеет очень важное значение в деятельности любой организации.

Сроки исполнения бывают:

● типовые (устанавливается законодательными и подзаконными актами органов власти и управления)

● индивидуальные (устанавливается руководителем организации в резолюции или в тексте документа)

Изменение сроков исполнения осуществляется в типовых документах путем введения нового нормативного акта, индивидуального срока  - руководителем, поставившим документ на контроль.

Необходимость переноса срока должен быть аргументирован исполнителем в докладной записке при личной встрече, но в письменной форме. Исчисление сроков исполнения для входящих документов начинается с даты поступления. Для исходящих и внутренних с датой подписания или утверждения.

Контрольные действия осуществляются с помощью картотеки, ПК, журнала.

Картотечный контроль осуществляется путем создания контрольных картотек, которые делятся на 31 ячейку и 2 дополнительные.

Компьютерная система контроля включает в себя помещение номера документа , взятого на контроль, в соответствии с днем календаря; в заданном режиме устанавливаются промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводится номер документа для проведения по нему контрольных операций.

Результаты контроля докладываются руководителю в виде отчета. Отчеты составляются за месяц, квартал, полгода, год.

Обеспечение сохранности документа

1. Обеспечение сохранности документа начинается с систематизации документов и составления номенклатуры дел.
2. Проведение экспертизы.
3. Формирование дел.
4. Текущее хранение.
5. Подготовка документов для архивного хранения.

- экспертиза ценности и отбор документов на хранение

- дооформление дел для архивного хранения

- составление на них описей

- передача по описи дел в архив

Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформлением в установленном порядке.

Это документ, предназначенный для группировки и обеспечения сохранности дел, для оперативного поиска документа в делах, для определения сроков хранения дел и для изучения структуры организации.

Требования к номенклатуре:

1. охват всех документов организации
2. раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.
3. четкая формулировка заголовков дел
4. систематизация дел внутри разделов номенклатуры: по степени важности и по срокам хранения

 

Виды номенклатур дел:

1. типовая (составляется для организаций однородных по характеру деятельности и структуре организации; устанавливает для организации типовой состав дел с единой индексацией, является нормативным документом)
2. примерная (устанавливается примерный состав дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, носит рекомендательный характер)
3. индивидуальная (разрабатывается каждой организацией на основе типовой или примерной)

 

Каждое структурное подразделение составляет свою номенклатуру дел. Служба ДОУ на основании номенклатуры дел структурное подразделение составляет сводную номенклатуру всей организации.

Этапы составления номенклатуры дел:

1. Изучение состава всех документов организации, их содержание, количество в организации и функции.
2. Составление заголовка дел. Формулируется в обобщенной форме, кратко, без двоякого толкования, последовательность составления заголовка:

• род заводимого дела
• название вида документа о содержании документа
• автор документа (корреспондент)
• дата
• копейность

 

Термин «дело» можно употреблять в наименовании личных, арбитражных, следственных дел. Включает в себя разные документы, объединенные последовательностью делопроизводства по конкретному вопросу.

Запрещено употреблять в заголовках: разные материалы, общая переписка и т.д.

Термин «документы» употребляется в заголовке дел, содержащих требования по 1 вопросу, но не связаны с последовательностью его решения. В этом случае в скобках перечисляются конкретные документы, подшитые в дело.

3. Разработка классификационных схем. Составленные заголовки систематизируются с целью определения порядка расположения дел в номенклатуре. Схема строится с учетом организационно-структурного аппарата управления.

 

В структурном подразделении первые включаются

─ дела директивных и вышестоящих органов.

─ дела, содержащие организационно-правовые документы

─ дела, с распорядительной документацией

─ с плановой документацией

─ отчетная документация

─ переписка и т.д.

─ заканчивается включение учетных форм

4. Индексация дел. Индекс дела состоит из разделов, через тире указывается номер дела, куда подшивается документ. Разделом номенклатуры дел является цифровое, условное обозначение структурного подразделения, зафиксированное в организационно-справочной документации (структура и штатная численность, штатное расписание, устав и т.д.).

 

Индекс структурного подразделения должен быть постоянным и повторяться из года в год при неизменности структуры организации. Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел под одним индексом.

5. Определение срока хранения дел. Устанавливается по перечням документальных материалов, образованном в государственных учреждениях, ведомствах с указанием срока хранения, либо по перечням документальных материалов акционерных обществ.

 

Устанавливаются 3 срока хранения:

• Постоянный (организационно-правовые, ведомственные, финансового характера)
• Временный свыше 10 лет (документация по личному составу; 15 лет, 25 лет, 50 лет, 75 лет)
• Временный, до 10 лет (основная масса документов; 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, до мин.над.)

В номенклатуре вписывается номер статьи по типовому перечню и срок хранения дела.

6. Оформление документа и удостоверение. Составление номенклатуры начинается за 2-3 месяца, до года, на который она составлена. Вводится в действие с 1 января текущего года.

Оформляется по унифицированной форме, разработанной глав архивом и закрепленной в ГСДОУ. Печатается на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка. В заголовке указывают на какой год составлена. Текст табличной формы состоит из разделов:

1-индекс дела;

2-заголовок дела;

3-количество дел , томов, частей, заполняется в конце года;

4-срок хранения и номер статьи по перечню;

5-примечание.

Подписывается руководителем службы ДОУ. После идет процесс согласования. Согласуется с экспертной комиссией организации и архивом. Последний этап-утверждение. Утверждается руководителем организации. Заверяется печатью.

Печатается не менее, чем в 3 экземплярах:

1-ый - в дело на постоянное хранение;

2-ой - остается в службе ДОУ для справочных целей;

3-ий - передается в архив

Из сводных номенклатур дел делают выписки по структурным подразделениям и передаются им для работы. В начале года по вновь созданной номенклатуре заводятся дела, которые в дальнейшем в течении года пополняются соответственными документами.

По истечению года заполняется третья графа номенклатуры дел: подсчитывается количество дел, отдельно постоянного срока хранения, временного с 10 лет, временного до 10 лет.

Составляется итоговая запись к номенклатуре, сведения передаются в архив и используются для составления справок руководителю. При неизменной структуре и функций она заново не составляется, а только переутверждается один раз в 5 лет.

 

Формирование дел

Дело -это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участков деятельности и помещение в отдельную обложку.

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Цели формирования:

• Сохранность документов
• Оперативность поиска
• Надежность документационного обслуживания

Требования, предъявляемые к формированию дел:

1. в дела подшиваются только полностью исполненные документы, подлинники или заверенные копии (наличие отметки об исполнении документов)
2. документы должны быть оформлены в соответствии со стандартном.
3. документы постоянного и временного срока хранения формируются в дела. А также в дела группируются документы одного делопроизводственного года, кроме переходящего.
4. в деле не должно быть подшито более 250 листов.
5. документы личного состава группируются отдельно от документов по основной деятельности.
6. личные дела в соответствии с установленным порядком.
7. протоколы совещания группируются отдельно от протоколов собрания, годовые отчеты отдельно от полугодовых. Они помещаются в год деятельности.
8. дело должно иметь обложку, оформленную в установленном порядке.

Оперативное хранение дел

В деятельности организации возникает необходимость обращения документов дела в справочных целях. Из дела документы извлекаются только по указанию руководителя. На изъятый документ из дела заводится карточка-заместитель.

При необходимости документ копируется и подшивается в дело вместо подлинников. При возврате подлинника его копия и карточка-заместитель уничтожаются. Документы выдаются только под расписку. Сторонними организациями дела выдаются по письменному запросу и с разрешения руководителя организации.

При передаче составляется акт приема передачи дела. Факт передачи фиксируется в журнале выдачи дел или в карточке. Под расписку дело передается в другую организацию. Дела и документы могут изыматься с места хранения на 1 месяц. Времянахождение документа из дела - 5 минут.

 

Правила оформления документов для передачи в архив

Этапы оформления:

1. провести экспертизу ценности документов
2. полностью оформить дела
3. составить описи на дела, передаваемые в архив
4. на документы с истекшими сроками хранения составить акт «о выделении к уничтожению документов и дел»

 

Экспертиза ценности - это определение политического, экономического, социального, культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза проводится в несколько этапов: начиная с текущего года и заканчивая в архиве. Экспертизу проводит ЭК, назначаемая приказом руководителя. В комиссии должно быть не менее 3 человек, имеющих соответствующее образование и опыт работы. Председателем назначается заместитель 1-ого руководителя. Комиссия проводит не менее, чем 2 раза в год заседание.

Решение комиссии протоколируется и доводится до сведения руководителей структурного подразделения. Решение носит рекомендательный характер. После утверждения руководителем организации эти решения имеют обязательный характер для всех сотрудников организации. Экспертная комиссия осуществляет деятельность в соответствии с положением об экспертной комиссии.

Комиссия собирается для одобрения номенклатуры дел и для отбора документов на длительное и постоянное хранение и рассмотрение описей для передачи в архив.

ЭК детально рассматривает все документы и дела, уточняет сроки их хранения и выделяет документы для передачи в архив по следующим группам документов:

1. дела постоянного хранения
2. дела временного хранения свыше 10 лет
3. дела временного хранения до 10 лет
4. дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока. Из этой категории выделяют дела по личному составу, конфиденциальные дела.