Автор: Пользователь скрыл имя, 23 Февраля 2013 в 13:34, курс лекций
ДУД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию с официальными документами. Синонимами можно назвать: документационное обеспечение управления (ДОУ), офисные и информационные технологии управления, информационный менеджмент.
Оформление дел - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, осуществляют подготовку дела работники структурного подразделения под методическим руководством службы ДОУ.
Дела постоянного срока хранения оформляются полностью.
Полное оформление включает в себя:
После полного оформления дел составляются на них описи.
Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (каждое дело), а также предназначенный для их учета и укрепления систематизации.
Оформляется по установленной форме на стандартном листе бумаги с реквизитами общего бланка. Текст табличной формы: в заголовке указывается, на какой год составлена опись.
Подготавливается руководителем службы ДОУ. В конце описи составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенные в опись.
Утверждается руководителем организации. Печатается не менее чем в 3 экземплярах: 1-подшивается в дела ДОУ на постоянное хранение; 2-передается в архив вместе с делами; 3-для справочных целей.
При передачи дел в архив проставляется отметка о его наличии в графе примечания.
Сверенные с описью дела заносятся в архивные сводки. Дела устанавливаются на стеллажах архивах. На всех экземплярах актов и описи (приема и передачи) должны быть подписи отдающих организаций и принимающих.
На дела сроком хранения до 10 лет составляют отдельную опись или они могут быть переданы по номенклатуре дел. Эти дела оформляются по упрощенной схеме.
На дела с истекшими срокам хранения составляют акт («о выделении к уничтожению документов и дел»). Оформляются на стандартном листе бумаги по установленной форме. Вносится в дела по годовым разделам. Печатаются в 3 экземплярах: 1экз. подшивается в дело на постоянное хранение; 2экз. в архив; 3экз. рабочий.
Подписывается руководителем службы ДОУ. Согласовывается с архивом, одобряется ЭК, утверждается руководителем организации. Заверяется печатью.
Документирование конфиденциальной информации
Уязвимость такой информации проявляется в следующих формах:
Наиболее часто: утрата и утечка информации.
Информация должна быть защищена!
Защита информации - это деятельность по предотвращению утраты и утечки конфиденциальной информации и утрата защищаемой открытой информации.
Для защиты информации проводят ее классификацию по видам тайны, конфиденциального и ограниченного доступа. Информация зафиксирована на носителях, защищается в зависимости от вида данного носителя.
При осуществлении защиты определяют состав защищенной информации, классификации ее по видам тайны, определения состава, выявление угроз к информации, установление объектов защиты.
После устанавливают уровня защиты информации, а также выбирают средства и методы защиты информации, объединяющие все источники защиты в единую систему.
Документы с ограничением доступа определяются в соответствии с перечнем сведений конфиденциальной информации, утверждены нормативными документами. К ним относятся: сведения о фактах, событиях в частной жизни граждан; сведения составляют тайну следствия и судопроизводства и т. д.
Коммерческая тайна - это научно-техническая или коммерческо-организационная или иная используемая предприятием конфиденциальная информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью, в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть получена законным образом, организациями, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
Предприятие любой формы собственности в соответствии с нормативными перечнями конфиденциальной информации составляет свой собственный перечень информации ограничения доступа.
Он утверждается руководителем организации, либо приказом данного руководителя.
В приказе назначается должностное лицо за работу.
Лица, допущенные к конфиденциальным документам подписывают обязательства о не разглашении сведений.
Делопроизводство по конфиденциальным документам ведется специально назначенными лицами. На документах гриф ограничения доступа имеют право устанавливать должностные лица в организации авторы документа в момент его создания и руководителя организации.
На полученных документах проставляется гриф ограничения доступа организации автором.
При получении конфиденциального документа нужно проверить правильность адресования, определить вскрыта ли упаковка и зарегистрировать данное поступление. При необходимости документ передается руководителю на рассмотрение отдельно от других, под расписку. Вся работа с конфиденциальной информацией ведется отдельно в изолированном помещении.
При возврате документа исполнителем он проверяет и делает заметку о возврате в журнале. При большом объеме документооборота допускается карточная или электронная форма.
Отправленная информация регистрируется в службе конфиденциальной информации и отправляется по установленной форме: проверка документа и наличие приложений.
Документ запечатывается в 2 конверта: один из темной бумаги, другой из светлой.
Документы, требующие размножения оформляются в установленной форме и с разрешения руководителя в присутствии исполнителя, печатаются в необходимом количестве экземпляров.
Испорченные экземпляры уничтожаются по акту.
Тиражированные экземпляры регистрируются в журнале распределения конфиденциальной информации. Выдаются под расписку.
Документы с ограничением доступа вносятся в отдельную номенклатуру дел, либо отдельной строкой в сводную номенклатуру дел данной организации. Заведенные дела должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах, опечатываются и хранятся в изолированном помещении. Документы, передаваемые на хранение в архив оформляются в установленном порядке. Вносятся в отдельную опись, которая согласуется с ЭК, занимающейся конфиденциальной информацией.
ЭК утверждается приказом руководителя. Опись подписывается составителем. Утверждается руководителем.
При передаче документов в архив их помещают в специальный темный футляр, который опечатывают и по описи передают в архив. В архиве хранятся в опечатанных шкафах, в изолированном помещении.
Документы с истекшими сроками хранения вносятся в акт («о выделении к уничтожению»). Уничтожаются в присутствии ЭК, составляется акт об уничтожении.
Создание конфиденциальных документов
Исполнитель на стадии создания документа должен соблюдать правила конфиденциальности, установленной инструкцией по работе с конфиденциальными документами.
Черновые материалы для таких документов и оформление проектов конфиденциальных документов должно проводиться в изолированных помещениях, на компьютере, на компьютере имеющих средства защиты информации. Использованные черновики, варианты проектов должны быть по акту уничтожены.
Оформляются по установленным правилам в соответствии с видом документа. Причем на самом документе оформляется гриф конфиденциальности.
Затем документ регистрируется. Регистрация осуществляется специально назначенными лицами. Подписывается руководителем организации и отправляется в соответствии с установленными правилами.
При исполнении документа на стадии согласования руководитель должен на обороте документа указать кому разрешено знакомиться с документом. С документами дела могут знакомиться только должностные лица, указанные на обороте обложки дела. Снятие грифа конфиденциальности производится руководителем, либо автором организаций, приславший документ.
Конфиденциальные документы проверяются не менее, чем 1 раз в год с целью установления их наличия у исполнителя, либо в службе, занимающейся с работой конфиденциальными документами.
Использование информационных технологий в делопроизводстве
Для эффективного использования информационных технологий необходимо их систематизировать по признакам:
Подходы:
1) к совершенствованию выполнения путем применения универсальных информационных технологий.
2) в рамках комплексного подхода к внедрению информационных технологий создается единое информационное пространство (локальная сеть).
К основным универсальным технологиям, которые применяются относят:
1) на стадии подготовки и создания применяют технологии баз данных, интеллектуальные информационные (переводчики, словари);
2) на стадии оформления применяют текстовой, графический, табличный редакторы.
3) на стадии приема и передачи документа используются сетевые информационные технологии и технология, обеспечивающая электронную почту.
4) на стадии регистрации и контроля исполнения используются технологии баз данных.
5) на стадии хранения информации и организации к ней справочно-информационной детальности.
6) на стадии подготовки и организации презентаций используют презентационные информационные технологии.
7) при подготовке совещаний и деловых встреч используют базы данных, словари и переводчики.
8) при оказании помощи в информационном обеспечении процедур принятия решения используют интеллектуальные информационные технологии: экспертные системы и аналитическая информационная система.
Информационные технологии, используемые при оформлении документов чаще всего применяют редакторы составления электронных документов ( документ, в котором информация представлена в электронной форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным)
Требования к созданию документа:
Преимущества применения информационных технологий при создании документа:
Документ считается юридически правомочным при наличии электронно-цифровой подписи.
Электронные документы должны быть обеспечены защитой от искажений, несанкционированного допуска. При необходимости допуска к документам необходимо соблюдать соответствующие правила, установленные нормативными актами. Должна быть обеспечена возможность получения копий на бумажном носителе и должна быть обеспечена возможность подтверждения подлинности электронного документа в течение всего его срока хранения.