Официальное документирование

По сроку действия являются бессрочными, действуют до их отмены или утверждения новых.

В зависимости от характера изменений деятельности организации документы либо заменяются новыми, либо изменения в них вносятся приказами и распоряжениями. После отмены организационно-правовые документы хранятся 3 года ( в справочных целях).

Разрабатываются руководством предприятия либо подразделениями  с привлечением специалистов.

Оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, датой документа является дата утверждения.

Текст состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, разделенные на пункты, нумеруемых арабскими цифрами с точкой.

При подготовке документы проходят процедуру обязательного согласования и визирования, заинтересованными подразделениями и юридической службой. Подписываются составителем.

 

 

Устав

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права организации и учреждения.

Под уставом понимается организационно-правовой документ, как свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан и их взаимодействия с другими организациями и гражданами, а также права и обязанности в определенной сфере госуправления в хозяйственной или иной деятельности.

Положение уставов содержится в нормативно-правовых актах ( Гражданский Кодекс, закон об акционерных обществах).

Выделяют уставы, следующих организаций:

1. устав ООО (общество с ограниченной ответственностью)

2. устав ОДО (общество с дополнительной ответственностью)

3. устав ОАО (открытое акционерное общество)

4. устав ПК (производственный кооператив)

5. устав учреждения

6. устав религиозных и общественных организаций

Текст  состоит из следующих разделов:

· общие положения

· акционерный или уставной капитал

· порядок деятельности (цели организации)

· порядок управления,

· учет и отчетность, распределение прибыли

· прочие накопления

· прекращение деятельности

Уставы обязательно утверждаются: АО - акционерами или учредителями, общий устав - вышестоящими органами, устав общественной организации - протоколами съездов и конференциями.

На титуле устава проставляется отметка о регистрации, которая включает:

1. наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию

2. дату регистрации

3. государственный регистрационный номер

Отметка о регистрации заверяется печатью.

 

Лекция :Учредительный договор

Учредительный договор - правовой акт, обязывающий учредителей

создать юридическое лицо и определить порядок совместной деятельности, а учреждаемая организация обязуется в соответствии с договором поддерживать порядок совместной деятельности и вместе с учредителями определять порядок деятельности по реорганизации и ликвидации .

Договор заключается учредителями, которые определяют наименование юридического лица его местонахождения, порядок управления деятельностью и др. Изменение учредительных документов возможно при их оформлении (на стадии согласования).

Учредительные документы обретают юридическую силу с момента государственной регистрации.

Рекомендуемая структура текста:

1) вводная часть

2) цель заключения договора

3) наименование и правовая форма организации

4) предмет деятельности

5) местонахождение

6) обязанности учредителей

7) порядок образования имущества

8) условия ответственности учредителей

9) порядок распределения прибыли и погашения убытков

10) порядок управления

11) условия и порядок выхода учредителей из состава организации

12) порядок рассмотрения споров

13) порядок изменения и расторжения договора ликвидации и реорганизации юридического лица.

Подписываются учредителями и руководством юридического лица.

 

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение организации, права, обязанности, организационную работу и учреждение структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов.

Различают типовые и индивидуальные положения. Типовые разрабатываются для однотипных структурных подразделений. Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действует госбюджет организации.

 

 

Структура текста:

1) Общие положения

2) Основные задачи

3) Функции

4) Права и обязанности

5) Руководство

6) Взаимосвязи

7) Контроль, проверка и ревизия

8) Реорганизация, ликвидация

 

Структура текста положения структурного подразделения:

1) Общие положения

2) Задачи

3) Функции

4) Права и обязанности

5) Взаимоотношения

 

Подписывается руководителем структурного подразделения. Утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Разрабатывается на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Структура текста:

1) Общие положения

2) Должностные обязанности и права

3) Ответственность

4) Взаимоотношения

Подписывается руководителем структурного подразделения, визируется заинтересованными лицами. Работника знакомят  с инструкцией под расписку.

 

Регламент

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Он определяет статус руководителя или коллегиального органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов на рассмотрение, на заседание, внесение данных материалов, принятие решения, ведение протокола, оформление решений, доведение решений до исполнителя, материально-техническое снабжение заседания, для коллегиального органа - ведение протокола.

Утверждается руководителем организации или коллегиального органа.

 

Штатное расписание

Штатное расписание -  правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

Оформляется на стандартном листе бумаги формата А4с нанесением реквизитов общего бланка. В заголовке указывается год, на который составляется штатное расписание. Текст в табличной форме: код и наименование должности, должностной оклад, надбавки , месячный фонд заработной платы, примечание.

Подписывает руководитель службы по персоналу. Визируется главным бухгалтером заинтересованным лицом. В грифе учреждения обязательно указывается штатная численность и месячный фонд заработной платы. Срок хранения постоянный, раз в год переоформляется.

 

                                      

                                           Структура и штатная численность

Это правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников предприятия.

В заголовке указывается организация, структура которой определяется.

Текст табличной формы, состоящий из граф: номер по порядку, наименование структурных подразделений и должностей, штатная численность, примечания.

Подписывается начальником отдела кадров. Визируется главным бухгалтером.

 

 

Инструкция по видам деятельности

Это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения.

Оформляется на общем бланке  организации.

В заголовке обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требование к инструкции.

Текст состоит из разделов: общие положения (остальные разделы раскрывают требования к тому или иному виду деятельности). В тексте используются слова: ДОЛЖЕН, НЕОБХОДИМ, ОТРИЦАЕТСЯ (в повелительном наклонении).

Подписывается руководителем соответствующего вида деятельности. Визируется заинтересованными лицами. Утверждается руководителем организации. Ознакомление под расписку.

 

 

Система плановой документации.

Виды плановой документации:  ● планы

● перспективные планы

                                                                 ● планы на определенный период времени

● программы

● графики

● схемы

● генеральные схемы

Особенностью плановых документов является из составление на определенный срок (1 день - ежедневники, 10 дней - декады, месяц, 3 месяца, 1год, полгода - краткосрочные; 3 года, 5 лет, 10 лет и высшее - долгосрочные)

 

Программа.

Это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли  или деятельности.

Текст состоит из разделов, имеющих собственные заголовки. Тематика разделов соответствует этапам работы.

К программе оформляется приложения в виде таблиц, графиков, схем. Они могут дополнятся нормативными документами.

Оформляется на общем бланке организации, подписываются разработчиком; утверждается руководителем, либо вышестоящей организации.

 

План

Это документ, устанавливающий перечень наличных к управлению мероприятий и их последовательность, сроки выполнения и ответственных исполнителей.

В заголовке указывается на какой период составляется план и тематика данного плана.

Текст табличной формы, номер по порядку, наименование работы или мероприятия, исполнитель, срок исполнения, примечание.

Подписывается составителем. Утверждается руководителем. Визируется интересующим лицом.

 

 

Система распорядительной документации. Назначение, состав, оформление.

 

Основное назначение: регулирование и функционирование деятельности

организации, обеспечение выполнения поставленных перед организацией задач, а

также получение максимального  эффекта от деятельности организации.

    С точки зрения сферы своего действия она делится на :

1) правовые акты, действующие на федеральном уровне (Президент, Правительство)

2) правовые акты, действующие на территории субъекта РФ (Мэр, Дума)

3) правовые акты, действующие в пределах отрасли (Министерства).

4) правовые акты, действующие в рамках отдельной организации.

Распорядительные документы относятся к нормативно-правовым актам, выражающие конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти.

Основанием  издания распорядительных документов является:

1) необходимость исполнения законодательных, нормативных правовых актов и других решений вышестоящих органов.

2) необходимость осуществления собственной деятельности в соответствии с функциями и задачами организации.

С точки зрения разрешения вопросов распорядительные документы делятся на

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения)

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения (приказы, указания, распоряжения).

   Этапы подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения:

- инициирование решения,

- сбор и анализ информации.

- подготовка проекта распорядительного документа,

- согласование проекта документа,

- внесение проекта на рассмотрение руководства,

- принятие решения ( подписание, утверждение)

- доведение распорядительного документа до исполнения.

Проекты документов готовятся либо плановой основе, либо по поручению руководства организации или по инициативе руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов.

Этапы издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения:

1.Подготовка материалов к заседанию  конгениального органа.

2.Внесение материалов на рассмотрение конгениального органа.

3.Обсуждение вопроса на заседании конгениального органа.

4. Принятие решения (согласование)

5.Оформление протокола заседания.