Официальное документирование

 

Тема: Стандартизация. Виды стандартов.

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги, имеющие межотраслевое значение, отраслевое и стандарты предприятия.

Международная организация по стандартизации подготавливает международные стандарты: стандарт ISO-15489. Это стандарт по управлению документацией «Информация и документация - управление документацией». Разработан в  2001 г. - Международной организацией по стандартизации, состоит из 2-х частей. В 1-й сформулированы требования и принципы управления документацией. Во 2-й описывается вариант внедрения стандарта на практике.

Все стандарты необходимы для определения основных принципов управления документации, для определения правовой ответственности за невыполнение положений, для обоснования работы ДОУ, для повышения её статуса, для ведения образцов, форм документов, для ведения правил работы с документами, для обеспечения сохранности и информационной совместимости документов.

В РФ представлен самостоятельный комплекс стандартов на унифицированные системы документации и на единую систему классификации и кодирования технико-экономической безопасности.

ГОСТ р 6.30-2003 ( 30реквизитов) - УСОРД.

ГОСТ 51.141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ФЗ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ « О техническом регулировании» отражает принципы добровольности, исполнение правил, установленных стандартов, порядок подтверждения закона (ГОСТА).

 

Виды стандартов.

- Международные,

- ГОСТы,

- ОСТы,

- стандарты предприятий.

 

Унифицированные системы документации (УСД).

Это совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

Необходимы для сокращения объема документов, для снижения затрат на составление и обработку документов.

 

Виды УСД:

1) УСОРД - включает правила составления документов и правила работы с ними.

2) УС банковской документации

3)УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций.

4) УСД пенсионного фонда

5) УС внешне-торговой документации

 

УСОРД имеет следующие подсистемы:

1) документация по созданию предприятия.

2) документация по реорганизации предприятия.

3) по ликвидации организации и предприятия.

4) по приватизации муниципальных и государственных предприятий

5)по распорядительной деятельности.

6) по организационно-нормативному регулированию деятельности.

7) по оперативно-информационному регулированию

8) по приему на работу.

9) по переводу на работу.

10) по увольнению.

11) по оформлению отпусков.

12) по оформлению поощрений.

13)  дисциплинарным взысканиям.

 

Каждая УСД имеет свою специфику, разрабатывается Министерствами и ведомствами для поддержания УСД в актуальном состоянии, осуществляет их ведение, т.е. внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов.

Формы унифицированных документов фиксируются в табели, которые разрабатываются Министерствами, ведомствами для  сокращения количества, используемых форм документов, их унификации и работы с ними.

 

ОКТЭИ (Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации).

ОКТЭИ-нормативные документы, содержащие систематизированный свод, наименования объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды.

В зависимости от области определенные классификаторы выделяют:

1. общероссийские

2. отраслевые.

3. классификаторы предприятий.

 

По содержанию классификаторы делятся на 3 группы:

1) Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях.

ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации)

2) Классификаторы информации об организационных структурах

ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)

ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления)

3) Классификаторы информации о  населении и  кадрах.

 

Лекция 3. ГСДОУ.

ГСДОУ  - это государственная система документационного обеспечения управления)

Совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированной управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях, учреждениях  и общественных организациях независимо от форм собственности.

Цель ГСДОУ:  1. упорядочение документооборота организации;

2. сокращение количества и повышение качества документов;

3. создание наиболее благоприятных условий для применения современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

4. совершенствование работы аппарата управления.

Область ГСДОУ распространяется на все системы управления

органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также  организаций и предприятий всех форм собственности.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организацию работы с документами, механизацию и автоматизацию работы с документами и организацию службы делопроизводства.

ГСДОУ включает приложения в виде альбома унифицированных форм, маршрутов движения документов, перечня утверждаемых нерегистрируемых  документов, документов, на которые ставится печать и т.д.

Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания стандартов,  инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций, а также ведения табеля унифицированных форм.

 

ТЕМА: Нормативные документации по труду и охране труда.

 

1. Нормативы по труду ( нормативы времени, численности и времени обслуживания)

2. Единые типовые нормы .

(Норма даёт представление о работе за единицу времени и наименьшей трудоёмкости.)

 

Нормативные документы по организации архивного дела.

· закон об архивном деле

· перечень документов материальной с указанием кода.

Есть информация, которая необходима в разное время, для этого она должна сохраняться.

 

 

ТЕМА: Форматы бумаги. Бланки, поля.

Стандартизация форматов бумаги создаёт систему, связывающую производство бумаги, различных изделий из нее и изготовление бумаги.

Существуют 3 основных потребительских формата ряда А, В, С.

При составлении документов УСОРДа используются потребительские форматы бумаги раздела А. Для измерения форматов применяется метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189) приблизительно равна 1 м²    

Последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Управленческие документы оформляются на бумаге формата А4(210х297), А5 (210х148), документы, содержащие таблицы, графики, планы оформляются на бумаге формата А3 (420х297).

Любой документ должен иметь определенное свободное пространство по краям бумаги, которое необходимо для подшивки документов (слева) и проставления служебных отметок.

Рабочее поле документа выделяется за исключением крайних полей.

Верхнее, левое и нижнее не менее 20мм, правое-10мм.

Плотность бумаги должна быть от 80 до 200 г/м² со степенью белизны от 88 до 98%.

Рабочее поле делится на 3 части:

1. верхняя часть - заголовочная часть.

2. текстовая часть.

3. оформительская часть.

 

Бланк документа - стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию, позволяющую  идентифицировать автора документа и трафаретными частями для переменной информации ( дата, номер и т.д.).На бланке изготовляется только первая страница документа. Для последующих страниц используют стандартные листы бумаги, нумерация которых осуществляется в середине верхнего колонтитула ( на управленческих документах). Нумерация архивного дела проставляется в правом верхнем углу.

При изготовлении бланков используют типографические шрифты от 6 до 16 кегля.

Выделяют 2 основных бланка:

● общий бланк

● бланк письма.

К дополнительным бланкам относят - бланк конкретного вида документа, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнерами ( используют шрифт и язык партнера).

К реквизитам общего бланка относят:

- герб или эмблема.

- наименование организации ( сначала вышестоящая, последняя - организация, которая составила документ; сначала полные наименования, затем - сокращенные).

- трафаретные части даты и номера.

- место издания,

- трафаретная часть для заголовка ( должна содержать краткое содержание документа, отвечает  на вопросы о ком7 о чём? Или кого? Чего?)

Общий бланк используется для всех документов кроме  писем.

К реквизитам бланка-письма относят:

1. герб или эмблема

2. наименование вышестоящей организации

3. наименование организации

4. наименование структурного подразделения

5. справочные данные об организации ( почтовый адрес; номера телефонов/факсы; адрес электронной почты; веб страница; номера счетов в банке/БИК; номер, дата лицензии; код организации(ОКПО), код ОГРН (основной государственный регистрирующий номер юридического лица), код ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет),

- трафаретные части для даты и номера, 

-  ссылка на номер и дату документа,

- заголовок письма ( о чем?);

Справа адресат:

- наименование организации,

- наименование структурного подразделения,

- наименование должности, ФИО,

- почтовы адрес.

При разработке бланков применяются 2 варианта расположения реквизитов:

1. продольное - предполагает их размещение в верхней части листа, центрованно относительно верхнего колонтитула,

2. угловое - в верхнем левом углу.

 

Справка, докладная оформляются с угловым расположением реквизитов.

 

ТЕМА: Оформление организационно-распорядительных документов.

Это документы,  в которых фиксируют решение административных и организационных вопросов а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечение и регулирования деятельности органов власти и управления предприятий, организации, должностных лиц.

ОРД подразделяются на 3 основные группы:

1) Организационно-правовые документы (уставы, учредительные договоры, положение, инструкции, правила, структура и  штатная численность, штатное расписание, регламент);

2) Распорядительные документы (постановления, приказы, указания, распоряжения, решения);

3) Информационно-справочные/справочно - аналитические документы: 

- переписка ( письма, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения).

- служебные записки ( протоколы, заявления, акты, справки, сводки. перечни и т.д.).

Исходя из специфики работы с документами выделяют:

- документы по личному составу,

- коммерческие документы,

- документы по обращениям граждан ( заявления, жалобы, петиции),

- отчетные и плановые документы,

- документы с ограничением доступа и др.

 

Характеристика системы организационно-правовой документации

Документация организационно-правового назначения фиксирует следующие управленческие функции:

- создание организации;

- установление структуры организации;

- определение штатной численности и состава должностей;

- регламентация деятельности структурных подразделений;

- регламентация деятельности работников;

- формирование совещательных органов управления;

- регламентация деятельности аппарата обязанностей;

- установление режима работы и охраны труда;

- оценка труда;

- реорганизация и ликвидация предприятия.

Документы системы организационно-правового назначения носят директивный характер (строго обязательного исполнения). Они реализуют нормы административного права, являются основой деятельности любой организации, обязательно проходят процедуру утверждения, создаются с целью наиболее рационального разделения и кооперации труда между подразделениями и работниками.