Официальное документирование

Любая претензия содержит основу для ее предъявления и доказательства.

Кроме основных реквизитов письма, в претензии указываются:

1) основания для предъявления претензии со ссылкой на нормативные акты.

2) требование заявителя, сумма претензии и ее расчет

3) банковские реквизиты заявителя

4) перечень прилагаемых документов к претензии

Подписывается руководителем, заверяется печатью.

Претензии предъявляются в определенные сроки; направляются заказной корреспонденцией либо под отдельную квитанцию.

Ответ на претензию оформляется на стандартном листе бумаги с реквизитами бланка письма.

Ответ  должен содержать следующие вопросы:

1. о принятии претензий к рассмотрению
2. об удовлетворении претензии полностью или частично (указать причину опровержения каждого пункта)
3. о неудовлетворении претензии (представить доказательную базу)

 

Ответ подписывается руководителем, заверяется печатью.

Претензия и ответ на нее оформляется в соответствии с АПК (арбитражно-процессуальным кодексом РФ).

Объем не должен превышать двух страниц. Оформляется заказным корреспондентом с уведомлением.

В случае несогласия с претензией проблема решается судебным разрешением спора.

Составляется исковое заявление.

Исковое заявление - письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Форма заявления определяется АПК РФ.

В заявлении указываются:

• наименование арбитражного суда,
• вид документа,
• заголовок к тексту
• наименование лиц, участвовавших в деле
• текст с указанием обстоятельств, на которых основано исковое заявление
• доказательства
• цена иска и ее расчет
• требование истца
• сведения о соблюдении досудебного урегулирования споров
• приложения

 

Подписывается доверенным лицом.

Продолжение урегулирования судебного спора - составление кассационной жалобы.

Кассационная жалоба - письменное требование к суду об изменении решения, противоречащего признанию субъективного права заявителю.

Оформляется в соответствии с АПК РФ.

Реквизиты:

• наименование адресата
• наименование адресанта
• вид документа
• заголовок

• текст (указывается требование лица, подавшего жалобу, формулируется указание на то, в чем заключается нарушение норм материального права, номер дела, дата принятия решения, предмет спора в суде)

• отметка о приложении

 

Подписывается доверенным лицом.

Оформление справочно-аналитической документации

Она не только дает информацию, но и производит анализ.

Акт

Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.

Виды актов:

1. ревизии
2. приема и передачи
3. обследования
4. инвентаризации
5. расследований аварий и несчастных случаев
6. ликвидации помещения
7. приема сдачи
8. о выделении к уничтожению документов и дел
9. коммерческие и т. д.

 

Все акты составляются коллегиально. Подписываются всеми членами коллегиального органа. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем.

Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.

После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после события на общем бланке организации.

Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ».

Текст состоит из 2 частей: вводной и основной.

В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен.

В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы.

Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы.

В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.

При необходимости фиксируется вывод и заключение.

При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.

При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о приложении.

Коммерческие акты - акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств.

Составляются по трафаретной форме.

Особенность: запрещено исправлять, подчищать, замазывать данные в акте.

Подписываются председателем и всеми членами комиссии.

Справка

Справка - это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки по основной деятельности могут быть:

- внешними

-внутренними

 Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписываются руководителем.

Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации.

Подписываются составителем.

Текст состоит из 2 частей:

• в первой указывается причина составления документа.
• во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста).

 

Текст можно оформлять в виде таблицы либо связного текста.

Справка, составленная по личному составу:

Оформляется на стандартном листе бумаги формата А5 с реквизитами:

- наименование организации

- справочные данные об организации

- вид документа (СПРАВКА)

- дата и номер

- заголовок,

- адресат

- текст

Подписывается руководителем и главным бухгалтером, либо начальником службы персонала. Заверяется печатью. В двух экземплярах.

Сводка

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В ней излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам и связанные одной темой, в сводке можно приводить сведения об источнике информации.

Оформляется как справка, текст может быть в табличной форме.

Внутренняя сводка подписывается составителем, внешняя - руководителем.

Заключение

Заключение - это документ, содержащий выводы, мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу.

Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д.

Оформляется на общем бланке.

В заголовке указываются названия документа и вопрос, на который заключение подготовлено.

Текст состоит из 2 частей:

- в первой излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса.

- во второй даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения.

Подписывается составителем.

При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.

Отзыв

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Оформляется аналогично заключению.

 

Перечень

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный с целью распространения на них определенных норм и правил.

Оформляется на общем бланке организации.

Текст в виде таблицы.

Подписывается составителем.

При необходимости утверждается руководителем.

Список

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Составляется в целях регистрации или информирования.

Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

 

Отчетная документация

Отчетная документация - это документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

Виды:

1. государственная статистическая отчетность
2. ведомственная отчетность
3. внутриучрежденческая отчетность

 

Отчет

Отчет - это документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, поручений, заданий.

Представляется вышестоящей организации или  руководителю.

Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе.

В отчете дается описание и заключение работы.

Подписывается составителем.

Утверждается руководителем или вышестоящей организацией.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы.

Копии и выписки из документов

Копия - это оформленное в установленном порядке полное или частичное воспроизведение содержания документа.

В копии отсутствует личная подпись. Юридическую силу придает отметка о заверении копии.

Копия выдается в соответствии с положением о предприятии или о структурном подразделении. Копии документов, касающихся личных интересов граждан выдаются в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Договорная документация

Договорная документация регламентирует правовые отношения в процессе реализации различных аспектах партнерства.

Применяются следующие виды договорной документации:

1. Трудовой договор
2. Гражданско-правовой
3. Коллективный
4. Соглашение

 

Договор -это документально оформленное соглашение двух или более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующие права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон.

Договор заключается между юридическими лицами, юридическими и физическими лицами, между физическими лицами.

Договор заключается на определенных условиях, которые делятся на:

- существенные (те условия, которые необходимы и достаточны для заключения);

- обычные (уточняющие существенные);

- случайные (форс-мажорные обстоятельства).

Гражданско-правовой договор по содержанию бывает:

• купли - продажа
• аренды
• залога имущества
• совместная деятельность
• поставки
• предоставления услуг
• совместной деятельности и т. д.

 

Все договоры имеют определенную форму составления.

При составлении выделяют 3 группы реквизитов:

1. Реквизиты заголовочной части:

- вид документа;

- дата;

- номер;

- место издания;

- заголовок (иногда может присутствовать).

2. Основная часть (текст договора) состоит из:

-  вводной части, в которой указываются ФИО договаривающихся сторон, должность и предприятие;

- во второй части текста излагается предмет договора, порядок рассмотрения спора, сумма договора, срок действия, санкции, права и обязанности.

3. Заключительная часть содержит:

-  юридические адреса сторон;

-  подписи;

- печать участников договора.

Различные виды договора специфичны по набору реквизитов, поэтому рекомендуется использовать специальные трафаретные бланки договоров.

Прежде чем заключать договор, следует установить договорные отношения.

Виды:

• путем направления оферты (письменного предложения о заключении договора, в которой содержатся основные условия сделки).
• путем представления одной из сторон проекта договора.

В договоре должна быть четко сформулирована тема разделов без двоякого толкования, отдельно необходимо предусмотреть расторжение договора и возможность изменить тех или иных пунктов.

Договор подписывается всеми договаривающимися сторонами (подписи должны быть разборчивы, фиолетовыми или синими чернилами на каждом листе).

Регистрация осуществляется в валовом порядке (при большом количестве договоров по каждому виду договора).

Трудовой договор

Сторонами трудового договора является работодатель и работник (контрактант). По срокам заключения выделяют трудовой договор:

Признаки заключения договора:

1. включение в деятельность организации и участие в ней личным трудом (личностный признак)
2. выполнение работы определенного рода (предметный признак).
3. подчинение исполнителя работ внутреннему трудовому распорядку предприятий (организационный признак)
4. оплата труда по заранее установленным с конечными результатами хозяйственной деятельности (имущественный признак).