Официальное документирование

Картотеки формируются по тематике или по алфавиту (фамилии).

Обращения ставятся под контроль обращения. Они считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты по ним меры, даны соответствующие ответы в письменном виде, на обращении ставится отметка об исполнении после чего они со всеми сопровождающими документами подшиваются в отдельное дело. В начале - само обращение, затем все документы о его рассмотрении.

Дело формируется в алфавитном порядке или хронологическом порядке.

 

Организация приема посетителей

Зависит от категории посетителей:

1. Прием сотрудников в своей организации (устанавливаются дни и часы приема)
2. Прием сотрудников другой организации (по предварительной договоренности или прибывших внезапно)
3. Посетителей по личному вопросу

Для приема граждан по личному вопросу создаются специальные подразделения, либо назначается специальный работник. Они создают условия  для руководителя, либо заместителя, который осуществляет прием.

Информацию о порядке приема вывешивают на видное место. Прием осуществляется в вечернее или иное свободное время, обеспечивается свободный доступ в приемную для посетителей, которая должна иметь немую справку.

Каждый посетитель регистрируется в журнале приема. При невозможности устно решить вопрос, посетителю создаются условия для написания жалобы. Устное решение фиксируется в журнале регистрации.

По результатам деятельности с обращениями граждан  и устными и писменными составляются отчеты и в установленные сроки передаются для анализа и рассмотрения руководителю.

Срок хранения обращения зависит от значимости.

 

Управление документацией

Организация работы с документацией

Это организация условий, обеспечивающая хранение, получение, необходимой информацией и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Включает в себя:

1. Организацию рационального документооборота
2. Создание информационно-поисковых систем по документам
3. Контроль исполнения документов
4. Подготовка документов к передаче в архив и обеспечение сохранности документов

Документооборот.

Эффективность организации документооборота определяется:

1. Оперативностью перемещения
2. Качеством и своевременностью исполнения
3. Эффективностью обеспечения руководства документируемой информацией (оперативность доведения информации до руководителя)

Документооборот осуществляется в виде документопотоков между руководством и исполнителем, структурными подразделениями или работниками организации.

Документопоток - сложившийся или организованный в пределах предприятия порядок движения информации в определенном направлении.

По направлению:

- горизонтальный

- вертикальный

По отношению к управленческому объекту выделяют:

• Входящий

Включает документы вышестоящих органов, документы подведомственной организации, сторонних организаций и обращения граждан.

• Исходящий

Создается из документов данной организации, пересылаемых в другой организации.

• Внутренний

Документы, используемые самой организацией и не выходящие за ее пределы.

             Обеспечивают решение управленческих задач:

- организационно-правовые

- распорядительные

- информационно-справочные

- документы по учету материальных ценностей

- личного состава и т. д.

Маршруты движения зависят от установленного порядка документа в организации.

Требования к документообороту:

1. Единый порядок оформления и составления документов
2. Четкое распределение функций и обязанностей между работниками организации, исключающее дублирование документаций
3. Целесообразность всех делопроизводственных операций
4. Своевременное техническое сношение
5. Применение современных информационных технологий
6. Сочетание документированного обеспечения управления с бездокументационным управлением
7. Максимальное сокращение инстанций прохождения документом
8. Максимальное сокращение или исключение возвратных операций с документами
9. Прямоточность направления в документообороте
10. Ритмичность движения документов

Для организации работы с документами должны быть разработаны инструкции по делопроизводству, образцы документов, номенклатуры дел, должностных инструкций, должно быть обеспеченно техническое обучение работников новыми технологиями, службой делопроизводства, работой с документами с структурных подразделениях, обеспечено информирование руководства о состоянии работы с документами.

В конце года подсчитывается объем документооборота.

Объем документооборота - количество входящей, исходящей и  внутренней документации за определенный период времени.

Подсчет осуществляется на основе данных регистрационных форм.

Объем документооборота выражается дробью. В числителе - подлинник, в знаменателе - копии.

На основе документооборота и его анализа  определяют загрузку организации в целом, разрабатывают мероприятия процессов, устанавливают необходимое количество информации для функции препарата, рассчитывается работниками службы ДОУ, определяют состояние маршрутов движения документов и соответствующих им задачам и функциям структурного подразделения и должностных лиц.

Задачи и функции службы ДОУ

Документирование и организация работы с документами осуществляемое специальными службами, действующими на правах самостоятельного структурного подразделения непосредственно подчиненного руководителю организации.

Основные задачи ДОУ:

1. внедрение единого порядка работы с документами в организации
2. совершенствование форм и методов работы с учетом механизации и автоматизации документируемых процессов.
3. Максимальное повышение эффективности работы с документами

Структура службы делопроизводства определяется принадлежностью организации к малым, средним или крупным предприятиям или организациям.

1. Группа сост.органы федеральной представительно-исполнительной власти, а также субъектов РФ.

В этих органах создается инспекция по контролю за исполнением документов, канцелярия состоит из бюро переписки, бюро учетов и регистрации, экспедиции, отдел писем, отдел по совершенствованию работы с документами, архив.

2. Государственные предприятия, частные и акционерные фирмы среднего бизнеса

В состав этих структур входит:

- бюро переписки

- бюро учета и регистрации

- экспедиция

- типография

- отдел по рассмотрению обращений граждан

- отдел по совершенствованию работы с документами и внедрению информационных технологий

- архив

3) малые предприятия

Делопроизводством занимается секретарь

Должностной состав службы ДОУ устанавливается:

- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разделов

- классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Все работники делопроизводства подразделяются на 3 категории:

- руководители службы ДОУ

- специалисты

- технические исполнители

Должностной состав подсчитывается в зависимости от объема документооборота.

Предприятия, имеющие документооборот свыше 100 тыс. относятся к первой категории;

от 25 до 100тыс. - 2 категория;                                                                                                                             от 10 до 25 тыс. - 3 категория;                                                                                                                                       до 10 тыс. - 4 категория

В зависимости от категории и методов работы выделяют следующие формы работы с документами:

1. Централизованная

Применяется в учреждениях с небольшим документооборотом. Делопроизводство ведется на одной территории. Все операции с документами осуществляются в одном подразделении.

2. Децентрализованная

Предполагает выполнение всех операций по делопроизводству. Применяется в организациях территориально-разобщенных.

3. Смешанная

Используется в крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота. В ряде случаев в средних предприятиях. При этой форме часть предприятий выполняется основными подразделениями службы ДОУ, остальные операции выполняются в структурных подразделениях.

Порядок работы с входящими документами:

1. Экспедиционная обработка входящее корреспонденции (прием корреспонденции, проверка правильности адресования, передача документов с пометкой лично адресату, вскрытие документа (расконвертирование), проверка вложений, предварительное рассмотрение документов.)

2. Предварительно рассмотрение документа. (Документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые, для передачи руководству или в структурное подразделение)

3. Проставление отметки о поступлении документа в организацию и регистрация

4. Передача документов на исполнение в структурное подразделение и руководителю

5. Рассмотрение документов руководителем и проставление резолюции

6. Внесение сведений из резолюции в регистрируемую форму

7. Передача документов исполнителю

8. Исполнение документов

9. Исполненные документы подшиваются в дело

Порядок работы с исходящими документами:

1. Инициирование создание документа, составление проекта документа

2. Предварительное согласование проекта документа

3. Составление окончательного варианта проекта документа с внесением замечаний

4. Проставление грифа согласования или визы на проекте документа (на 2 экземпляре)

5. Передача проекта документа на подписание руководителю

6. Регистрация

7. Экспедиторская обработка (проверка правильности адресования, наличие приложений, фольцевание, конвертирование, маркировка, составление описей, отправка документа)

8. Подшивка копии документа в дело

Порядок работы с внутренними документами:

1. Инициирование создание документа (сбор информации)

2. Предварительное согласование проекта

3. Внесение замечаний в проект и окончательное оформление

4. Проставление грифа согласования

5. Передача на подпись и подписание

6. Регистрация

7. Передача документов исполнителю

8. Контроль исполнения

9. Исполнение

10. Подшивка в дело

Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрация необходима:

1. для обеспечения сохранности документов
2. для удобства поиска документов
3. для учета и контроля исполнения документов.

Регистрация может осуществляться централизованно, децентрализовано и смешанно. Все регистрируемые документы подразделяются на входящие, исходящие, внутренние, договоры (трудовые, коммерческие), документы имеющие гриф ограничения доступа.

Виды регистрации:

• журнальная (плюсы: надежность, применяется при повышенных требованиях к сохранности документа; минусы: медленный поиск)
• карточная (плюсы: дает возможность регистрационной карточке располагать по различным признакам; минусы: возможна потери карточки)
• компьютерная (плюсы: наиболее удобна, оперативность поиска; минусы: возможность потери информации)

 

Любая форма регистрации должна иметь сведения о документе:

- автор документа

- номер и дата документа поступления,

- номер и дата документа

- адресат

- количество листов

-резолюция,(исполнитель, срок исполнения)

- ход исполнения

- отметка об исполнителе (номер дела, подпись).

Рекомендуемый перечень документов, не подлежащих регистрации:

• поздравительные письма
• приглашения
• проект документа
• документы, присланные для сведения
• рекламные извещения
• печатные издания
• коммерческие предложения, не имеющие отношение к предприятию
• первичные, учетные и другие финансовые документы