Автор: Пользователь скрыл имя, 23 Февраля 2013 в 13:34, курс лекций
ДУД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию с официальными документами. Синонимами можно назвать: документационное обеспечение управления (ДОУ), офисные и информационные технологии управления, информационный менеджмент.
Вступает в силу со дня подписания договора.
Он заключается в письменном виде, в двух экземплярах, каждый их которых подписывается работодателем и работников. Заверяется печатью.
Договор заключается лицами, достигшими 16 лет, с 15-летнего возраста договор заключается при условии получения основного общего образования, либо оставления общеобразовательного учреждения в соответствии с определенным договором.
Изменение условий трудового договора влечет изменения в содержании прав и обязанностей его участников.
Расторжение трудового договора означает прекращение правоотношений.
Соглашение
Соглашение - это правовой акт, устанавливающий причины урегулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономический отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом и территориальном уровне в пределах их компетенции.
Выделяют дополнительные соглашения к договорам, которые устанавливают изменение или дополнение разделов договора.
Подписывается работником и работодателем.
Коллективный договор
Коллективный договор - это правовой акт, регулирующий социально-правовые отношения в организации и заключении между работником (представителем) и работодателем.
Оформляется по произвольной форме.
Подлежит обязательной регистрации.
Оформляется на год и больше.
Доверенность
Доверенность - это документ о представлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации, гражданина и т.д.)
Она определяет факт передачи полномочий на осуществление каких-либо действий от одного должностного лица к другому.
Доверенность может передаваться предприятиями или физическими лицам.
Доверенность может быть служебной и личной.
Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности. Обязательные реквизиты:
В тексте указывается полностью:
- ФИО, передающего полномочия
- должность лица, передающего свои полномочия
- ФИО должностного лица, получившего полномочия
- паспортные данные
- перечень предоставленных полномочий
- срок действия доверенности
- образец подписи доверенного лица.
Доверенности выдаются на ведение каких-либо дел, на получение материальных ценностей, на право заключения контракта.
Доверенность без даты составления недействительны. Если в доверенности не указан срок действия, то она действует в течение 1 года.
Доверенность не выдается лицам не достигшим 14 лет, с 14 до 18 выдается только с письменного согласия из законных представителей.
Доверенность прекращает действие:
Служебная доверенность должна быть заверена
Личная доверенность оформляется на стандартном листе бумаги А5.
Реквизиты:
На отметке о заверении должна быть печать. В доверенности не должно быть исправлений, поправок, зачеркиваний, подчистки, приписывания, разные чернила.
Документирование деятельности коллегиальных органов
Коллегиальный орган - группа лиц, полномочных принимать решения большинством голосов.
Решение принимается при наличии кворума. (установленные законом, либо иными правовыми актами, даже уставом, количество присутствующих, необходимое для принятия решения.
Видом деятельности коллегиальных органов:
Работа по подготовке деятельности органов начинается после получения указания руководителя или в соответствии с утвержденными планами проведения заседания. Одновременно решается вопрос о финансировании.
Для подготовки собрания или заседания создается комиссия, которая фиксирует ход подготовки в документах:
1. План работы -это намеченный на определенный срок порядок деятельности группы сотрудников (членов комиссии по подготовке), с четким разграничением выполняемых задач и закреплением за каждой конкретной задачей ответственного исполнителя.
В план работы включают вопросы, предложенные руководителем, структурными подразделениями, участниками собрания, совещания.
Подписывает руководитель коллегиального органа.
Утвержденные планы работы - основа для составления повестки дня.
2. Повестка дня - это документ, информирующий участников собрания по основной теме и составляется с учетом всех задач, которые необходимо решить на совещании или собрании.
В период формирования повестки дня разрешено вносить изменения в перечень обсуждаемых вопросов, либо разрешено изменить формулировку вопросов о повестке дня.
В начале повестки дня располагаются наиболее важные и сложные вопросы, далее менее важные. По каждому пункту повестки дня определяется докладчик.
Подписывается секретарем, утверждается председателем комиссии по подготовке.
Повестка дня вместе с сопровождающими документами пересылается участником совещания или собрания не менее чем за неделю до дня собрания или совещания с помощью извещения.
3. Извещение - это документ, уведомляющий членов коллегиального органа о месте, дате, времени заседания.
Она выполняет функцию сопроводительного письма к повестке дня и другим документам.
Подписывается руководителем и рассылается по списку присутствующих и приглашенных.
На собрании или заседании список выполняет роль явочного листа при регистрации участников и приглашенных. Оформляется на бланке письма.
4. Доклад - это сообщение по основанным вопросам повестки дня.
Он должен отвечать следующим критериям:
Подписывается составителем.
5. Проект выступления
Готовятся участниками собрания по каждому вопросу повестки дня и отражают конкретные управленческие ситуации, либо освещают какую-либо сторону доклада. Подписываются составителем.
6. Проект решения
Готовится по каждому вопросу повестки дня инициативной группой, образованной в составе комиссии по подготовке собрания или совещания.
Проект решения - конспект справки, составленной докладчиков, либо руководителем проверяемого участка деятельности или работы.
В справке должны быть зафиксированы сведения о проведенной работе, достижениях, недостатках и должны быть даны конкретные предложения по исправлению недостатков.
Справка может быть иллюстрирована диаграммами, таблицами, схемами.
Подписывается составителем. После проверки визируется всеми членами инициативной группы.
На основании справки составляют проект решения, который подписывается членами инициативной группы, визируется составителем.
Проект решения состоит из:
- вводной части, в которой раскрывается существующие положения дел по данным вопросам
- постановляющей, оформленной в виде пунктов распорядительной части.
Принятие проекта решения на собрании оформляется в виде распорядительного документа решения.
При проведении заседание составляется протокол, который оформляется не менее чем через 5 дней после заседания.
Подписанный протокол вместе с сопровождающими документами по подготовке к заседанию (план работы, повестка дня, извещение, доклады и выступления по каждому вопросу повестке дня, проекты решений, протоколы счетной и редакционной комиссии при необходимости особое мнение несогласных с принятым решением) подшивается в дело.
Дела собраний формируются отдельно.
Подписывается председателем и секретарем.
Документация по личному составу
Документация по личному составу - это совокупность документов, фиксирующих этапы трудовой деятельности работника.
Она оформляется и составляется управлением персонала, либо отделом кадров.
Выделяют документы, организующие управление персоналом. К ним относят:
3. учетная документация (личный листок по учету кадров или анкета, дополнения к ним, карточка формы Т-2)
4. договорная документация.
5. отчетная документация.
6. Личные документы
К личным документам относят:
1) документы, подтверждающие личность и статус работника (свидетельство о рождении, паспорт)
2) резюме
3) автобиография
4) заявление
5) характеристики
6) доверенности
7) справки по личному составу
8) объяснительные записки
Документы, создаваемые в управлении персоналом и имеющие длительные сроки хранения (документация по личному составу). К ним относят трудовые контракты, личные карточки формы Т-2, личные дела, лицевые счета по з/п.
Документация, сопровождающая прием на работу
При приеме на работу составляют резюме, оно отсылается по факсу или по электронной почте в организацию. Резюме рассматривается руководителем, затем вызывают на собеседование. На собеседование вы приходите с документами: паспорт, документы об образовании, о получении квалификации. Далее вы ожидаете решения.
В случае положительного результата заключается контракт. На основании контракта составляют приказ о приеме на работу. На основании приказа заполняется карточка формы Т-2, заводится личное дело, оформляется трудовая книжка для впервые поступивших на работу, либо вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Копии приказа о приеме передается в бухгалтерию, где на работника заводится лицевой счет по з/п.
Документация, сопровождающая перевод на другую работу в рамках организации
На основании докладной записки руководителя и представления решается вопрос о переводе работника. При положительном решении на основании заявления, контракта и докладной записки составляется приказ о переводе; на основании приказа вносится запись в карточку формы Т-2, в личное дело, в трудовую книжку и в лицевой счет по з/п.
Документация, сопровождающая увольнение
На основании личного заявления с просьбой об увольнении, либо в связи с истечением срока контракта, либо иные причины.
Руководитель организации подписывает приказ об увольнении. На основании приказа делается соответствующая запись об увольнении в карточке Т-2. Копия приказа подшивается в личное дело, которое затем оформляется для сдачи в архив. Закрывается лицевой счет по з/п (делается полный расчет с уволенным расчетом). Вносится соответствующая запись об увольнении в трудовую книжку: причина увольнения и статья уголовного кодекса.
Личные документы
Резюме
Резюме - это документ, составленный претендентом на ту или иную должность в организации и представленной руководству для ознакомления с его автобиографическими данными, трудовой деятельности и другими сведениями в целях принятия на работу.
Оформляется по произвольной форме на компьютере.
В начале указываются автобиографические сведения. Затем излагаются сведения об образовании в обратной хронологической последовательности. Далее указывается опыт работы, также в хронологической последовательности.
При описании опыта работы обязательно должны быть указаны ваши навыки. В графе «дополнительные сведения» указывается любая информация, позволяющая конкурировать с другими кандидатами.
Рассылается по электронной почте или по факсу.
Автобиография
Автобиография - это документ, составленный собственноручно работником и излагающий автобиографические сведения в прямой хронологической последовательности, а также сведения об образовании. Дается описание жизненного пути человека, его профессионализма, общественной работе и т.д.
Основные реквизиты: