Официальное документирование

 

Объяснительная записка

Это документ, объясняющий причины возникновения какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Цель - убедить руководителя в своей правоте. Подписывается составителем. (Могут прилагаться др. документы - справки и т.д.).

 

 

Заявление

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника о чем-либо.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (автор, вид документа, дата, адресат, текст). Текст начинается  с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению часто прилагаются приложения. Подписывается заявителем.

 

Представление

Представление -документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной деятельности, мотивы поощрения, перевода, должность и подразделение, куда  назначается работник.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

 

ЛЕКЦИЯ: Переписка.

Телеграмма.

Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по телеграфу.

Составляется при необходимости срочного решения вопроса, подразделяется на виды и категории.

Выделяют телеграммы категории президент РФ, высшая правительственная телеграмма, правительственная телеграмма.

По сроку прохождения: простые (доставляются адресату в течение 6 ч.) и срочные (доставляются в течение 3 ч.).

Оформляется на бланке телеграммы, либо на стандартном листе бумаги, форматом А5 по установленной форме.

Обязательные реквизиты:

1) категория телеграммы

2) вид документа

3) телеграфный адрес получателя

4) текст (оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если они не искажают содержание предмета, знаки пишутся сокращенно, цифры словами, после текста ставится точка (тчк)

5) дата, номер телеграммы

6) подпись (отдельной строкой, в расшифровке не указывать инициалы)

7) после подписи проводится черта, под ней пишется адрес отправителя, дата составления (прописными буквами, четко, без помарок на одной стороне листа).

Исполняется максимум 3 дня.

 

Факсограмма.

Факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам факсимильной связи и получаемых на бумажном носителе в виде копии документа.

Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.

Факсограмма обладает юридической силой только при соблюдении определенных процедур (должна быть цифровая электронная подпись).

 

Телефонограмма.

Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в отдельную группу в связи с особой формой передачи текста по телефону.

Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале телефонограмм.

При оформлении указываются :

- сведения об отправителе, авторе документа (наименование организации, должность, ФИО, телефон), сведения об адресате указываются рядом (наименование организации, должность, ФИО), сведения о принявшем телефонограмму (должность, ФИО, телефон, дата приема и время окончания приема)

- затем указывается дата и номер самой телефонограммы.

- место издания.

( При необходимости заголовок).

- текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем организации.

Электронное сообщение.

Это документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученный в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Обладает юридической силой при наличии ЭЦП.

 

Тема: Письма.

Деловое и служебное письмо - это документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (должностным лицом) и направляемый адресату (организация, физическое лицо) по почтовой или факсимильной связи или электронной почте. Отличительная особенность деловых писем - оформление на специальном бланке письма.

Классификация писем:

По территории хождения:

- внутри страны (внутренняя),

- международная переписка,

По виду связи , используемой для доставки сообщения корреспонденту:

- пересылаемое по почтовой связи,

- по факсимильной связи,

- электронной почте.

По сфере применения:

- управленческая или административная переписка,

- коммерческая переписка,

- личная переписка,

- судебная переписка.

По статусу автора (корреспондента):

- письма организации (юридических лиц),

- письма физических лиц (граждан).

По количеству адресатов:

- направляемые в один адрес,

- направляемые в несколько адресов.

По роли в информационном обмене:

- инициативные,

- письма-ответы,

По уровню типизации текста:

- письма, составленные на  основе унифицированных форм.

- нерегламентированные письма.

По иерархии органов власти организации:

- письма ышестоящих организаций,

- письма подведомственных организаций,

- письма сторонних организаций,

По тематике:

- по финансовым вопросам,

- по вопросам материального обеспечения,

- по правовым вопросам и т.д.

По характеру воздействия на адресата:

- письма, составляемые для разрешения вопросов в деловой деятельности,

- письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата (этикетные письма).

По назначению в деловой деятельности:

- информационного характера,

- письма, содержающие просьбу или предложение,

- письма-ответы: письма согласия или отказов.

- письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии.

- этикетные письма.

- письма входящие,

- письма исходящие.

 

Письма информационного характера.

Это письма, основным назначением которых является информирование адресата.

В зависимости от условий и целей информирования выделяются:

- информационное письмо, в котором адресату сообщаются сведения отрицательного характера, в них разъясняются отдельные положения правовых актов и даются рекомендации по их применению. Чаще всего рассылаются широкому кругу лиц.

- письмо-сообщение - письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющий взаимные интерес. Может быть инициативным или ответным на письмо-запрос.

- сопроводительное письмо - письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Иногда в сопроводительных письмах указываются уточняющие сведения по документу.

- письмо-напоминание. Это письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

- письмо-извещение. Это письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещания, выставки, конференции, съезды). Рассылается широкому кругу лиц организаций для привлечения  к участию проводимых мероприятий. Они сообщают о мероприятии, времени и месте проведения. Могут приглашать к участию и сообщать об условиях участия в мероприятиях.

- пьсьмо-уведомление. Это письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату.

- рекламационное письмо. Письмо, предлагающее товары. услугу и стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.

 

Письма, содержащие просьбу или предложение.

Это письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма.

- письмо-просьба - это письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации автору. Всегда  требует ответа.

- письмо-запрос - это письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов. Требует обязательного ответа.

- письмо-предложение - это письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества, в коммерческой деятельности. предложение называется офертой. может быть ответным или инициативным.

- письмо-заявка. Это письмо, выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. Не требует ответов в форме письма, .т.к. в ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включая указанных в заявке лиц в число участников мероприятия, высылают материалы или издания.

- письмо-заказ. Это письмо, представляющее собой предложения покупателей заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Оно может быть ответом на коммерческое предложение.

- письмо-приглашение. Это письмо, содержащее предложение принять участие в каком-либо мероприятии. Для торжественных случаев оформляется на специальных бланках.

 

Письма, содержащие ребования или претензию.

Это письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

- письмо-требование - это письмо, цель которого заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства, в условиях, когда уже имеются или могут появиться

нарушения ранее принятых договоренностей.

- письмо-претензия - это письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требования возмещения убытков.

 

Письма-ответы.

Это письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, запрос или предложение.

Разновидности:

1. письмо-согласие (положительные ответ на просьбу),

2. письмо-отказ (дается отрицательный ответ на просьбу, обязательно указывается причина отказа).

 

Письма, содержащие обязательства, подтверждения и гарантии.

Гарантийное письмо- это письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции. услуг, аренды, качества, сроков выполнения работ. возвратов кредита и т.д.

Адресуются организациям или лицам.

Подписываются руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью.

Письмо-подтверждение - это письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, сообщает о готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности или намерения.

Рекомендательное письмо - это письмо, автор которого дает характеристику другому лицу с целью устройства последнего на работу,  обучение и т.д.

Оформаляется как характеристика, на бланке письма.

4 чати: 1. кто,кем работает,

             2. достижения,недостатки,

             3. компетенция лица.

             4. причины выдачи рекомендации.

Подписывает руководитель организации или начальник отдела. обязательно заверяется печатью.

 

Этикетные письма.

Это письма, целью которых является выражение внимания, участия.

Разновидности:

- письмо-поздравления (обязательно обращение, уважительная форма),

- письмо благодарности - письмо, направляемое должностному лицу либо гражданину, выражающее благодарность за совершаемые услуги и т.д.

- письмо-соболезнование - это письмо, составленное в ситуациях, требующих выражение участия,

- письмо-извенение - письмо. в котором автор приности извенение за причененные неудобства (обязательно указывать по чьей вине).

Подписывает руководитель организации.

 

Оформление писем.

Письмо оформляется на бланке письма. Текст  должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр, максимально до 10 стр.).

Текст состоит из 2-3 х частей. Первая часть - вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть - основная, где излагается существо вопросов, третья часть - заключительная, в которой формулируется основная цель письма

Печатается не менее,чем в 2 экземплярах. Визы проставляются на 2-м экземпляре (копии письма) ниже подписи, либо на обороте последнего листа письма в нижней части. При    наличии многих виз и грифов согласования оформляется лист согласования. Первый экземпляр письма подписывается и направляется адресату. Второй с визами подшивается к делу.

 

Документы досудебного и судебного разрешения споров.

Досудебное разрешение споров начинается с составления претензии.

Претензия - документ о нарушении конкретных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.

Предъявляется в отношении качества товара, услуг, объемов, сроков, поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта, содержит основу для предъявления претензий и доказательств.