Документирование

 

Федеральное агентство  по образованию

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Факультет ресторанно-гостиничного бизнеса и услуг

Кафедра « Менеджмент в сфере услуг»

Документирование  управленческой деятельности

 Вариант 8

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Орлов В.С.

Студент 3 курса

Заоч. формы обучения

Группа  №31

Проверил:

доцент  Леонова Ю.Г.

 

 

 

Москва 2011г.

 

содержание:

Понятие и функции делового письма.

Разновидности деловых писем: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, оферты, рекламные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-приглашения  и т.д.

 Классификация писем  по месту составления, по стадиям  подготовки, по способу фиксации  информации, по срокам исполнения, по степени сложности, по степени  гласности, по юридической силе  и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Деловое письмо

Деловые письма - это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым  способом и на любом носителе с  целью последующего ее обращения  в сфере делопроизводства. Тексты писем составляют на русском или  национальных языках в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках следующим нанесением на них необходимых информационных элементов -- реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. Существует множество разновидностей деловых писем. Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто встречаются разновидности писем, классифицированные по функциональному признаку. Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер. В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

 

 

 

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ЗАПРОСА

ООО «Аква»  Россия, г. Москва,  ул. Советская, 137  Тел. (095) 111 11 00  Факс (095) 111 11 01

Генеральному директору   ООО «Контур-Аква»  И. И. Шишкину

 
01.03.10 № 125 на № 121 от 27.02.11

О ценах на фильтры

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим Вас за предложение  от 27 февраля фильтров АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на все фильтры, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист на продукцию.  
 
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

С уважением,  Директор  ООО «Аква»

Чижиков

Е.И. Чижиков

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных  условий. Гарантироваться могут  качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений  и т. д.

ОБРАЗЕЦ ГАРАНТИЙНОГО ПИСЬМА

     Штамп или                            __________________________

     фирменный бланк                      (наименование предприятия, учреждения, организации)

 

                                                          Уважаемый ___________________________!

                                                                                         (имя, отчество)

     Просим Вас  оказать   техническую  помощь  в  подготовке  рабочих площадей       ___________________________________________________________________________________.                                                       Желательно в кратчайший срок определить  стоимость  проектных  работ  и войти с нами в договорные  отношения, а проектные работы начать немедленно. Оплату  стоимости   всех  произведенных  работ  гарантируем  со своего расчетного счета N _________________________ в ______________

___________________________.

     Руководитель

     предприятия          ___________       _________________________

                           (подпись)         (расшифровка  подписи)

     Гл. бухгалтер        ___________       _________________________

                          (подпись)         (расшифровка  подписи)

 

Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.

Оферта. Образец (форма)

(предложение заключить  договор)

 

______________________________________________

(должность адресата –  кому предназначена оферта)    

______________________________________________

(наименование организации)

« »___________ 20__ г. № ____

 

О заключении договора

 

Предлагаем Вам заключить  договор о _____________________________________________________________________________

на следующих условиях:

1) __________________________________________________________________;

2) __________________________________________________________________;

3) __________________________________________________________________.

 

Ждем Вашего ответа до “___” _______________ 20 __ г.

 

С уважением,

_____________________________        ________________________________________

должность адресанта                    подпись адресанта ФИО адресанта

наименование организации                   М.П.

 

Претензионное (рекламационное) письмо – это разновидность коммерческого  письма, содержащее заявление об обнаружении  несоответствия товара или услуг  требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия. Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения : полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес; основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства); предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере); доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной); конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.). При составлении текста претензии используются следующие фразы:

Направляем Вам претензию  на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам претензию  в отношении…

Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет  Вам претензию (рекламацию) в отношении  качества…

В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была

установлена недостача… и  т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар  новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного  товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.). Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать  дополнительную информацию по прилагаемым  документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

    Штамп или                                                              

    фирменный бланк                           Директору ______________

                                 (наименование предприятия, учреждения, организации)

                                          __________________________

                                                   (Ф.И.О.)

  Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра  дополнительного   соглашения к договору N ____ от _____________________ на поставку _________________________________________________.

 Дополнительное соглашение  просим подписать, скрепить  печатью   и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.

    Руководитель

    предприятия          ___________       _________________________

                                       (подпись)         (расшифровка подписи)

    Исполнитель ________________

                                   (Ф.И.О.)

    Телефон ____________________

 

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения  документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое  изложение, содержание документов и  перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение  может заканчиваться дополнительной просьбой изти справочной информацией.

 

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ПОДТВЕРЖДЕНИЯ

     Штамп или                           

     фирменный бланк                    Директору   _________________________________________

                                                                        (наименование предприятия учреждения, организации)

                                                                                        __________________________

                                                                                                             (Ф.И.О.)

     Подтверждаем получение  Вашего письма N _____ от ______________, в котором Вы просите изготовить ___________________________________. К сожалению,  в настоящее  время  предприятие  испытывает  серьезные трудности с сырьем и  не  может  выполнить  эту  просьбу в указанные Вами сроки.

     Руководитель

     предприятия         ___________       _________________________

                                     (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель ________________

                                    (Ф.И.О.)

     Телефон ____________________

 

Письма-извещения. Письма, в  которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем». «Извещаем Вас» и т. д.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ИЗВЕЩЕНИЯ

     Штамп или                           

     фирменный бланк                     Директору _______________________________________

                                                            (наименование предприятия,учреждения, организации)

                                                                                  __________________________

                                                                                                  (Ф.И.О.)

     В ответ на  Ваше письмо от _______________________ сообщаем, что выслать Вам _____________________________________________________________________________

не представляется возможным  по причине того, что ________________________________.

    

     Руководитель

     предприятия         ___________       _________________________

                                        (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель ________________

                                     (Ф.И.О.)

     Телефон ____________________

 

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается  с помощью телефонных переговоров  или личного контакта получить необходимый  результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится  о возможных мерах, которые будут  приняты при их невыполнении.