Документирование

 

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ

     Штамп или                          

     фирменный бланк                  Директору________________________________________________

                                                                        (наименование предприятия,  учреждения, организации)

                                                                                            __________________________

                                                                                                               (Ф.И.О.)

     Напоминаем, что согласно  договору N _____ от __________________ Ваше  предприятие должно  было  закончить монтаж   оборудования  к ___________________.  Предлагаем завершить предусмотренные договором работы до ____________________.  В противном  случае будем вынуждены применить санкции за нарушение условий договора.

  

     Руководитель

     предприятия           ___________       _______________________

                                         (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель ________________

                                     (Ф.И.О.)

     Телефон ____________________

 

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность  за усилия по ее исполнению.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ

     Штамп или                          

     фирменный бланк                  Директору________________________________________________

                                                                        (наименование предприятия,  учреждения, организации)

                                                                                            __________________________

                                                                                                               (Ф.И.О.)

 

О высылке _________________.Просим Вас выслать нам___________________________________

для ________________________________________________________________________________.

    

Заранее благодарим.

Руководитель предприятия         ___________       _________________________

                                                         (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель ________________

                                      (Ф.И.О.)

     Телефон ___________________.

Информационные письма. Это разновидность  письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой  значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

 

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ

     Штамп или                          

     фирменный бланк                  Директору________________________________________________

                                                                        (наименование предприятия,  учреждения, организации)

                                                                                            __________________________

                                                                                                               (Ф.И.О.)

____________________________________________________________________________________

                                                       (наименование предприятия)

организует бизнес-тур  на  комфортабельном  теплоходе "_____________" по маршруту ________________________________. Здесь бизнесмены могут завязать  контакты  с  деловыми  людьми   из   Европы,  США, Канады, Австралии, Германии, Китая. По индивидуальному выбору участники  тура могут получить знания и практические  навыки  предпринимательской  деятельности в условиях свободного рынка; прослушать  лекции  по малому и среднему  бизнесу,

банковскому делу, защите коммерческой информации.

     Для участия переведите  по безналичному расчету ______________________________________

рублей на расчетный счет ___________________ в ________________________________________.

Справки по телефону ________________ в рабочее  время.

Руководитель

 предприятия         ___________       _________________________

                                   (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель ________________

                                    (Ф.И.О.)

     Телефон ____________________

 

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному  или коллективному адресату. При  большом количестве адресатов целесообразно  использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные  места заполняются от руки.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ

     Штамп или                          

     фирменный бланк                  Директору________________________________________________

                                                                        (наименование предприятия,  учреждения, организации)

                                                                                            __________________________

                                                                                                               (Ф.И.О.)

                             ПРИГЛАШЕНИЕ

Приглашаем  Вас   посетить   международную   специализированную выставку "_____________________________________________________". Выставка работает с "____" по "_____" ________________ 200__ г. ежедневно с _____ до _____ часов по адресу: ___________________________________________________________________________________.

 

     Руководитель

     предприятия         ___________       _________________________

                                       (подпись)         (расшифровка подписи)

     Исполнитель ________________

                                    (Ф.И.О.)

     Телефон ____________________

 

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров  или услуг. В письме должна быть приведена  полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок. В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных -- рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -- обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическое задание

контрольной работы

 

Организация работы с  документами  на ЗАО «Пластдеталь» .

 

ЗАО «Пластдеталь» было зарегистрировано 19 сентября 1997 года решением Администрации города за № 188.

Основной вид деятельности - производство пластмассовых изделий для Волжского  автомобильного завода.

Учредители фирмы: ЗАО «Средневолжская лизинговая компания», «Пензенский часовой завод», «ЗАО «Реммашинвест».

Общая численность персонала 180 человек, из них 107 мужчин и 73 женщины.

35 человек инженерно-технические  работники и работники администрации,  рабочих 145 человек.

Организационная структура  управления ЗАО «Пластдеталь», относится к линейно-штабному (комбинированному) типу.  Данная структура управления предприятием является неудачным примером типа организационных управленческих структур и требует немедленной реорганизации в соответствии с требованиями построения управленческих структур. Общая структура управления представлена  на рис.1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Генеральный директор

Главный инженер

Заместитель директора по коммерции

Заместитель генерального директора

Заместитель директора по финансам

Отдел главного механика

Инструментальный цех

ОТК

Механическая группа

Коммерческий отдел

Отдел сбыта

Торговый отдел

ОМТА

Склад

Транспортный цех

Столовая

ПСО

Финансовая служба

Бухгалтерия

Отдел внутреннего аудита

Производственный отдел

Отдел кадров

Юридический отдел

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В ЗАО «Пластдеталь»  информационное пространство развито не достаточно. Рабочие места управленческих кадров компьютеризированы примерно на 60%. Локальная сеть отсутствует, возможности  электронной почты используются не эффективно. Каждая служба имеет компьютер и ведет свою документацию обособленно, взаимодействия программ не существует. Для контроля и совмещения данных отделам приходится распечатывать документы и сравнивать- проверять их вручную. Поскольку  все службы ЗАО «Пластдеталь» взаимосвязаны, а компьютеры не завязаны в единую сеть, то имеются затруднения в документационном взаимодействии между службами. Каждый документ не однократно проходит один и тот же путь. Иными словами, сегодня  в предприятии ведется бумажный документооборот  между службами. Отсутствие электронного документооборота в ЗАО «Пластдеталь» затрудняет  работу персонала, перегружает его бумагами и лишней работой.

Документооборот ЗАО «Пластдеталь» довольно большой, так как ПЛАСТДЕТАЛЬ ведет большую переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате населением и предприятиями услуг предприятия. Объем документооборота ЗАО «ПЛАСТДЕТАЛЬ» представлен в таблице 2.

 

Таблица 2

Документооборот ЗАО «ПЛАСТДЕТАЛЬ»  за 2004 - 2010 гг.

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов
2004	845	540	261
2008	971	687	291
2010	1202	730	385

 

Рассмотрим как осуществляется документооборот в ПЛАСТДЕТАЛЬ. В ЗАО «ПЛАСТДЕТАЛЬ» нет специализированной службы документационного обеспечения управления, практически все её функции выполняет секретарь директора.

Основная делопроизводственная обязанность  секретаря руководителя - это прием  поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в  соответствии с принятым решением, в структурные подразделения  или конкретным исполнителям для  использования в процессе работы либо для подготовки ответов. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Документооборот ПЛАСТДЕТАЛЬ включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации. Наиболее сложным видом работы секретаря руководителя по сравнению с обработкой отправляемых и внутренних потоков документов является организация работы с поступающими документами. Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, электрической связи и курьерами городских организаций. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.