Документирование

 Документы, поступающие в  организацию на бумажных носителях,  проходят: первичную обработку; предварительное  рассмотрение; регистрацию; рассмотрение  руководством. После этого они  доставляются исполнителям. Прием  и первичная обработка документов  осуществляется секретарем руководителя. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.  
Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на : требующие обязательного рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

В инструкции по делопроизводству ПЛАСТДЕТАЛЬ  закреплено положение о том, что  личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой "лично" много, то секретарь может устно  договориться с руководителем о  вскрытии этих конвертов. Документы регистрируются в день их поступления. В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата.  Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму, а документ передается на исполнение.

  Подлинник документа, который  исполняется несколькими структурными  подразделениями, получает ответственный  исполнитель, остальным исполнителям  передаются копии, размноженные  секретарем. Если к документу  имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно между исполнителями. При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться секретарем директора и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Таким образом, анализ информатизации управления, а также документооборота ЗАО «ПЛАСТДЕТАЛЬ» показал, что  основной проблемой для предприятия  являются:

- отсутствие необходимого количества  компьютеров;

- отсутствие  локальной сети  для взаимодействия структурных  подразделений управления;

- отсутствие электронного документооборота;

- полное отсутствие доступа  к глобальной сети Интернет.

Заключение.     

Стандарты делового письма в России формировались не одну сотню  лет, и сегодня арсенал бизнес - переписки составляют жестко регламентированные официальные формулы, клишированные фразы, строго закрепленные в текстовой структуре документа. Между тем, написать деловое письмо «по всем правилам» - это настоящее искусство. Привлекательность вашего бизнес - предложения зависит и от того, насколько соблюден этикет деловой переписки. Написание деловых писем – это необходимая составляющая успешного ведения бизнеса. Удачно составленное деловое письмо поможет совершить выгодную сделку, укрепить вашу деловую репутацию, увеличит ваш вес в бизнес – кругах .

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие - М., 2005.

2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. -- 5-е изд., перераб. и доп. Серия «Учебники и учебные пособия». -- Ростов н/Д: Феникс, 2008.

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003.

4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2006.

5. Кузин Ф.А. Культура  делового общения: Практическое  пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004.

6. Соловьев Э.Я. Современный  этикет. Деловой протокол. - 5-е изд., перераб. и доп. -М.: Ось-89, 2001.

7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (практическое пособие). Изд. 9-е, перераб. и доп. - М.: «Издательство ПРИОР», 2007.

8. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, «Проспект», 2004.