Системы документирования

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Понятие  документа……………………………………………………………...4

2.Системы  документов……………………………………………………………6

3.Виды  документов и их классификация……………………………………....10

Заключение…………………………………………………………………….....12

Список  использованных источников…………………………………………...13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе, с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг. А в наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием).

      Нужно отметить, что понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

    В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов.

     В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система отчетной документации.

      При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

      Цель данной работы - определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть системы документации. 
 
 

            1.Понятие  документа

      Документ (от лат. Documentum – «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект , содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

      Официальная формулировка в законодательстве  России:

Документ  – материальный носитель с зафиксированной  на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

      Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

      Документ обладает множеством  свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них  следующие:

а) атрибутивность документа, т. е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых – информационной и материальной;

б) функциональность документа, т. е. его предназначенность  для передачи информации во времени  и пространстве;

в) структурность  документа, т. е. тесная взаимосвязь  его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т. е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы.

      К отличительным признакам документа  относятся:

а) наличие  смыслового семантического содержания, т. е. документ – носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков;

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность  для использования в социальной коммуникации, т. е. документы – это  специально созданные человеком  для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность  сообщения (фрагментарное незавершенное  сообщение не может быть полноценным  документом). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Системы документов

      В современном делопроизводстве выделяют семь основных систем документов.

      1.Система организационно – правовой документации.

      Понятие организации лежит в основе управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно – правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

      К организационно – правовым  документам относятся: устав организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации.

     2. Система плановой документации.

      Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом( советом, собранием и др.).

      Система плановой документации  также представлена большим количеством разновидностей документов: план работы отдела, бизнес – план.

      3. Система распорядительной документации.

      Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач( программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения  возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

      Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов: приказ о распределении обязанностей между руководством, приказ о создании филиала и т. д

.     4. Система отчетной документации.

      Документы, входящие в систему отчетной документации – это документы, с помощью которых  реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

      Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка(отчетного характера). Система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов: отчет о командировке, отчет о работе структурного подразделения и т. д.

      5 Система информационно – справочной документации.

      Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения и т. д.

      Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяются два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особенного типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практики управления принято называть справочными, информационно – справочными, аналитическими или информационно – аналитическими. Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления  информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки, сводки, акты, протоколы и др. Особенностью информационно  - справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось.

      6. Система договорной документации.

      В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами(организациями, лицами) осуществляются с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско – правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений.

      7. Системы документации обеспечивающего типа.

      Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная деятельность организации(торговая, образовательная, лечебная, научно – исследовательская и т.д.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, т. д. документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, табель, карточка, журнал(учета) и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Виды  документов и их классификация

      Все документы по отражаемым  в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая  – это документы по общим  и административным вопросам, т.  е. по вопросам общего руководства  предприятием(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

      Документы классифицируются по  наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т. д.  Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными: