Системы документирования

      по месту составления: внутренние(документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние(документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); 

      по содержанию: простые(посвященные одному вопросу) и сложные(охватывающие несколько вопросов);

      по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности(например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

     по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

      по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица являющиеся именными;

      по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

      по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы т. д.

     Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

     Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника(с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

      Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат(с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

      Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

      От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников

          1. Быкова Т. А. Делопроизводство [Текст]: учебник / Т. А. Быкова. – М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2006. – 558с.

2. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство [Текст]: учебное

пособие /М. В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 312с.

          3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]:учебное пособие /Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Интел-Синтез», 2002. – 384с.