Документирование в бухгалтерском учете

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

По дисциплине «Бухгалтерский учет»

Тема: «Документирование в бухгалтерском учете»

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

 

2013 Г.

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

 

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В  БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ…………………..4

      1.1 Первичные учетные документы………………………………………….4

      1.2 Электронная цифровая подпись…………………………...……………..5

      1.3 Классификация первичных учетных документов………………..……..7

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ………………..….12

2.1 Документооборот ……………………………………….………………12

      2.2 Сроки и порядок хранения документов………………………..………14

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….21

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

      Бухгалтерский учет организации осуществляется с момента регистрации до её ликвидации. Деятельность любой организации всегда связана с огромным наличием документации самого разного рода. Это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.

      Документы  являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, поэтому документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета.

      При подготовке и оформлении бухгалтерских документов необходимо соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления документов и порядку их оформления на основании норм действующего законодательства.

      Основными нормативными актами являются:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

      2) Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.;

      3) Положение  о документах и документообороте  в бухгалтерском учете утв.  Министерством финансов СССР 29  июля 1983 г. № 105;

      4) Альбомы  унифицированных форм первичной  учетной документации. Эти формы разработаны и утверждены Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России.

 

 

     

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

 

      1.1 Первичные учетные документы

 

      Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (первичными учетными документами), на основании которых ведется бухгалтерский учет.

      Первичный бухгалтерский документ письменно свидетельствует (доказывает) факт совершения хозяйственной операции и имеет юридическую силу. Первичный документ должен быть правильно оформлен, своевременно и качественно. Составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Правилом бухгалтера должно стать: «Нет документов - нет учета. Нет учета - нет расходов. Нет расходов - возрастает сумма налога». Так что без документов - никуда.

      Первичные  бухгалтерские документы оформляются  на бланках по установленным формам, образцы которых содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в альбомах не предусмотрена нужная форма, то организация вправе сама создать первичный документ.

     Документы  состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес организации, номер расчетного счета, номер склада, табельные номера работников. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. В документах должны быть заполнены все реквизиты, поскольку к учету принимаются только правильно оформленные документы.

       Первичные документы, должны содержать обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование экономического субъекта, составившего документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

е) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

ж) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все бухгалтерские документы  подписываются и заверяются печатью. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

 

1.2 Электронная цифровая подпись

 

      Сегодня практически любая фирма ведет бухгалтерский и налоговый учет автоматизированным способом с использованием средств вычислительной техники. Как правило, документы оформляются на компьютере, затем распечатываются, подписываются лицами, ответственными за совершение операции, скрепляются печатью и отдаются на руки контрагенту. Если же контрагент подключен к Интернету, то документ может быть направлен ему по электронной почте. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его надлежит заверить электронной цифровой подписью (ЭЦП). В прессе и деловых кругах все чаще обсуждаются вопросы возможности ведения документооборота и хранения документации в электронном виде. Допускает такую возможность и Минфин России, указывая на то, что хранение электронных документов должно осуществляться с применением ЭЦП.

Статья 3 Закона N 1-ФЗ относит ЭЦП в состав реквизитов электронного документа. Целью ЭЦП является защита электронного документа от подделки посредством криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, что, в свою очередь, позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП выступает одновременно: средством  защиты документа; способом идентификации  владельца сертификата ключа; гарантом отсутствия искажения информации в электронном документе.

Причем Закон N 1-ФЗ приравнивает ЭЦП к аналогу собственноручной подписи. Как следует из ст. 4 Закона N 1-ФЗ, для того чтобы ЭЦП была признана аналогом собственноручной подписи, должны одновременно выполняться следующие условия:

- сертификат ключа  подписи, относящийся к этой  ЭЦП, является действующим на  момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность  ЭЦП в электронном документе;

- ЭЦП используется  в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа  подписи.

Электронный первичный  документ, заверенный ЭЦП, отвечает всем требованиям первичного бухгалтерского документа, в связи с чем на его основании организация вправе отразить операцию в бухгалтерском учете.

      Сегодня применение ЭЦП во внешних взаимоотношениях фирм пока возможно только для предоставления отчетности в налоговые органы и для проведения операций по счетам в банках.

1.3 Классификация первичных учетных документов

 

В бухгалтерском учете  используются разнообразные  документы, которые принято классифицировать по следующим признакам:

- по назначению;

- по месту составления;

- по порядку составления;

- по содержанию хозяйственной  операции;

- по форме и способу  составления документов.

Классификация документов
По назначению			По месту составления			По способу отражения  операций			По объему содержания операций
►	Распорядительные		►	Внутренние		►	Первичные		►	Разовые
►	Оправдательные (исполнительные)		►	Внешние		►	Сводные		►	Накопительные
►	Бухгалтерского оформления
►	Комбинированные

 

Рис. 1. Классификация документов

 

1. В зависимости от назначения бухгалтерские документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные (исполнительные);

- документы учетного оформления;

- комбинированные.

Распорядительные бухгалтерские документы не являются основанием для отражения в учете хозяйственной операции, они лишь содержат распоряжение для непосредственного исполнителя на ее совершение. Примером распорядительных бухгалтерских документов могут выступать приказы или распоряжения руководителя, например приказ о командировке, выплате премии, о списании суммы недостачи. Закон N 402-ФЗ требует подтверждать совершенные хозяйственные операции оправдательными документами, именно они являются основанием для учетных записей. Однако если оправдательные документы представляются в бухгалтерию по операции, совершенной по распорядительному документу, то принятие их к учету производится только при наличии распорядительного документа.

Оправдательные (исполнительные) документы выступают основанием для отражения в бухгалтерском учете факта совершенной хозяйственной операции. В качестве оправдательных документов могут выступать акты о приемке товара, накладные на списание материалов в производство, на внутреннее перемещение товаров.

Документы учетного оформления используются для упрощения ведения учета. В качестве таких документов выступают различного рода группировочные и распределительные ведомости, бухгалтерские справки.

И последний вид документов данной группы - это комбинированные документы, представляющие собой свидетельства, в которых объединены признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, расходный кассовый ордер, в котором одновременно содержится и распоряжение на выдачу денежных средств из кассы организации, и подтверждение того, что деньги выданы.

2. По месту составления бухгалтерские документы подразделяются на внутренние и внешние.

Если автором документа является сама организация, то первичный документ признается внутренним. Примером внутреннего документа могут выступать ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, накладные на внутреннее перемещение товаров.

Если же "первичка" получена со стороны, то речь идет о внешнем документе. Эти документы поступают в организацию из банков, поставщиков, покупателей, налоговых органов и др. Примером внешнего документа может служить платежное поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика.