Документирование в бухгалтерском учете

3. По порядку  составления бухгалтерские документы классифицируются на первичные и сводные.

Как уже было указано, первичные бухгалтерские документы  составляются в момент совершения хозяйственной  операции и, соответственно, являются первым свидетельством того, что организация совершила хозяйственную операцию. Примером такого документа является товарная накладная на отгрузку товара.

Сводные бухгалтерские  документы составляются на основании  данных первичных документов, целью  их использования является сокращение объема учетной работы. Например, расчетно-платежная ведомость.

4. По объему содержания операций документы подразделяются на две группы: разовые и накопительные.

Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, акт на списание основных средств, накладная на отпуск товара.

Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющие операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные карты. Накопительные документы, в отличие от разовых, отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление.

В зависимости от содержания хозяйственной операции бухгалтерские документы подразделяются на:

- материальные;

- денежные;

- расчетные.

В качестве материальных документов выступают документы, касающиеся средств и предметов труда: сюда относятся акты приемки-передачи имущества, накладные на прием и отпуск материальных ценностей, счета-фактуры и т.д.

К денежным относятся документы, отражающие движение денежных средств, - чеки на получение денежных средств, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

В качестве расчетных документов выступают платежные требования, платежные поручения, расчетные чеки, аккредитивы и т.д.

По форме составления документы подразделяются на типовые (унифицированные) и нетиповые (произвольной формы).

По способу  оформления - документы могут заполняться вручную или с помощью компьютерной техники.

В процессе учетной регистрации  операции иногда возникают ошибки, которые могут быть допущены из-за небрежности, утомления, неисправности  компьютера. Характер ошибок разнообразен: в документах  и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитываются итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках. Неправильное отражение сумм в одном учетном регистре считается локальной ошибкой. Если ошибка повлекла за собой ошибки в других учетных регистрах, это транзитные ошибки.

Для правильного о  точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетных записях ошибки. Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

Исправления, вносимые в  первичные бухгалтерские документы, должны согласовываться со всеми  участниками хозяйственной операции, оформленной этим документом. В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Поэтому пользоваться специальным корректирующим средством нельзя.

Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются следующим  образом: неправильный текст или  неправильные суммы зачеркиваются, причем зачеркивание производится одной чертой, позволяющей прочитать исправляемую информацию. Исправленный текст (сумма) надписывается над зачеркнутым.

Исправленная ошибка оговаривается надписью "Исправлено" и подтверждается подписью лиц, подписавших  этот документ, с обязательным указанием даты внесения исправлений.

При выписке документа  с помощью компьютерной техники  порядок исправления ошибки зависит  от того, на какой стадии составления  документа произведена ошибка. Если ошибка обнаружена в момент его составления, то документ следует переоформить. Если ошибка выявлена после того, как документ был подписан, то исправления осуществляются в том же порядке.

Исправление ошибок в  учетных записях осуществляется способами: корректурным, дополнительных проводок, сторнировочным «красное сальдо».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

 

1.  Документооборот

 

Для обеспечения эффективного управления делами, каждая компания  разрабатывает и применяет свою систему документооборота. Причем, утверждая порядок документооборота, организация преследует не только свои интересы, но и выполняет требование бухгалтерского законодательства о правилах документооборота.

Под документооборотом понимается собственно само движение первичных  документов в бухгалтерском учете. Основными этапами этого движения выступают:

- создание (получение) первичных  бухгалтерских документов;

- принятие их к учету;

- обработка;

- передача в архив.

Все первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации, до записи данных в учетные регистры проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

На втором этапе проводится проверка по форме. В процессе проверки по форме устанавливают полноту и правильность заполнения всех необходимых реквизитов документов, правильность использования бланка установленной формы.

На третьем этапе проводится:

группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки однородных по экономическому содержанию документов. Цель группировки: подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка должна подтвердить правильность отражения количественных и стоимостных показателей в документах;

таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие  проверку и принятые к учету, рекомендуется  помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей.

Движение документации на каждом из перечисленных этапов регламентируется специальным графиком движения документов. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Фактически график документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию. Так как от оперативности и своевременности обработки документов зависит не только эффективная работа самой бухгалтерии, но и зачастую финансовое благополучие всей организации, то к разработке графика документооборота следует подойти крайне ответственно. При определении минимальных сроков нахождения документов в подразделении следует помнить, что для некоторого вида документов такие сроки закреплены нормативными документами. Так, например, авансовый отчет сотрудником, вернувшимся из командировки, должен быть представлен в бухгалтерскую службу организации не позднее чем через три рабочих дня со дня возвращения из поездки, ежедневно должны представляться в бухгалтерию отчеты кассира.

В графике следует  предусмотреть максимально возможное  число документов, поступающих в  организацию извне или созданных  самой организацией, определить лиц, ответственных за их составление, установить сроки и адреса их представления, а также назначить ответственных за проверку документов. Оформить график можно в виде таблицы, схемы либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В табл. 1 представлен примерный график документооборота.

График документооборота в организации

 

Утверждено приказом

№____ от «___»_____2013 г.

 

№	Наименование документа	Регистрируемая операция	Создание документа
			Количество экземпляров	Ответственные исполнители	Сроки исполнения
1	2	3	4	5	6
1	Акт о приеме-передаче объекта основных средств, ф.№ ОС-1	Ввод в эксплуатацию основных средств	1	Приемная комиссия, назначаемая  руководством	Момент ввода в эксплуатацию

 

 

Продолжение

Создание документа			Утверждение документа	Обработка документа		Передача в архив
Ответственный за проверку	Порядок представления	Срок представления		Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок исполнения
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгалтер	После оформления операции	В день оформления операции	Руководитель после  визы главного бухгалтера	Бухгалтер	Не позднее дня, следующего за представлением документа	Бухгалтер	По истечении года

Табл. 1 График документооборота в  организации

 

 

        2.2 Сроки и порядок хранения документов

 

В связи с тем что  подтверждать свои доходы и расходы  как в бухгалтерском, так и  в налоговом учете организация  может только на основании документов, то естественно, что в ее обязанности  входит обеспечение безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2012 г., организация начнет только с 1 января 2013 г. Уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

В соответствии с нормативными актами для основных бухгалтерских  и налоговых документов установлены сроки хранения (табл. 2).

№ п/п	Наименование документа	Сроки хранения
1	Бухгалтерские и налоговые  отчеты и балансы с пояснительными записками:
	А) годовые	Постоянно
	Б) квартальные	5 лет
	В) месячные	1 год
2	Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним	Постоянно
3	Протоколы по утверждению  балансов:
	А) годовых	Постоянно
	Б) квартальных	5 лет
4	Первичные документы	5 лет
5	Переписка по бухгалтерскому учету и взаиморасчетам между  организациями	5 лет
6	Лицевые счета:
	А) рабочих и служащих	75 лет
	Б) получателей пенсий и пособий	5 лет
7	Расчетно-платежные ведомости	5 лет
	(при отсутствии лицевых  счетов)	75 лет
8	Инвентарные карточки и  книги учета основных средств	5 лет после ликвидации
9	Доверенности на получение денежных средств	5 лет
10	Гарантийные письма	5 лет
11	Учетные регистры (главная  книга, журналы-ордера и др.)	5 лет
12	Вспомогательные контрольные  книги, кассовая книга, оборотно-сальдовые  ведомости	5 лет
13	Книги учета депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных исков	5 лет
14	Журналы регистрации  кассовых ордеров, платежных поручений  др.	5 лет
15	Сведения об учете  задолженностей по зарплате, по удержаниям из зарплаты, о выплате отпускных  и выходных пособий	5 лет
16	Документы по инвентаризации	5 лет
17	Документы по выплате  пособий, пенсий, листки нетрудоспособности и т.п.	До минования надобности (но не менее 5 лет)
18	Исполнительные листы	До минования надобности (но не менее 5 лет)
19	Справки на уплату учебных отпусков и льгот по налогам	До минования надобности (но не менее 5 лет)
20	Документы по дебиторской  задолженности, по недостачам, хищениям, растратам	До минования надобности (но не менее 5 лет)
21	Акты по переоценке основных средств и расчеты по начислению износа	Постоянно
22	Паспорта сооружений	5 лет после их списания
23	Документы о проведении ревизий	5 лет
24	Акты ревизионных проверок	5 лет
25	Переписка о финансово-экономической  деятельности	5 лет
26	Акты проверок правильности взимания налогов	5 лет
27	Хозяйственные договоры и паспорта сделок	5 лет
28	Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения  лица
29	Образцы подписей материально  ответственных лиц	До минования надобности