Документирование в бухгалтерском учете

Таб. 2 Сроки хранения документов бухгалтерского учета

 

      Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе компании, по окончании года она сдается в архив на хранение. Ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив отвечает главный бухгалтер организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возложена и на руководителя организации.

      Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических ящиках или в специальных помещениях.

По окончании текущего месяца первичные учетные документы, относящиеся к определенному  учетному регистру и прошедшие ручную обработку, комплектуются в хронологическом  порядке, подшиваются и сопровождаются специальной справкой для архива. Первичные документы по учету кассовых операций, авансовые отчеты, банковские документы подлежат обязательному переплету.

Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной организации, либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в п. 2 ст. 13 Закона N 125-ФЗ.

Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

Оконные проемы целесообразно  оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.

За нарушение порядка  и сроков хранения учетной документации к административной ответственности  будут привлечены и должностные лица организации. Сегодня штрафные санкции, предусмотренные ст. 15.11 КоАП РФ, в отношении должностных лиц составляют от двух до трех тысяч рублей.

Выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.

Отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета влечет за собой негативные последствия как для самой фирмы, так и для ее должностных лиц.

Во-первых, организация-налогоплательщик подпадает под налоговую ответственность. В соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета рассматривается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, в связи с чем налогоплательщик может быть оштрафован. При этом следует иметь в виду, что минимальный штраф, предусмотренный ст. 120 НК РФ, составляет 5000 руб., в случае отсутствия документов, касающихся нескольких налоговых периодов, эта сумма может быть увеличена до 15 000 руб. Если же отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит уже 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Во-вторых, в соответствии со ст. 126 НК РФ на налогоплательщика может быть наложен штраф в размере 50 руб. за каждый не представленный документ. Кроме того, при отсутствии документов не исключено, что налогоплательщик будет привлечен и к ответственности по ст. 122 НК РФ.

За нарушение порядка  и сроков хранения учетной документации к административной ответственности  будут привлечены и должностные  лица организации. Сегодня штрафные санкции, предусмотренные ст. 15.11 КоАП РФ, в отношении должностных лиц составляют от двух до трех тысяч рублей.

По истечении сроков хранения документы можно уничтожить. Уничтожение документов в обязательном порядке оформляется актом, который  готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации.

Унифицированной формы  такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму и закрепить ее использование в учетной политике компании. Примерная форма акта на уничтожение документов:

 УТВЕРЖДАЮ                                   Директор ООО "Арена" А.А. Алексеев

 г. Курск                 

10 января 2013 г.

 

АКТ

о перечне документов, подлежащих уничтожению

 

Экспертная комиссия в составе:

Председателя комиссии - главного бухгалтера А.А. Ивановой

 

Членов комиссии:

Заместителя директора – В.В. Сидоровой

Юриста – Б.Б. Орлова

Кладовщика – Г.Г. Семеновой

Секретаря - С.С. Петровой,

составила настоящий  акт о том, что в результате проведенной экспертизы подлежат уничтожению  следующие документы, срок хранения которых истек 1 января 2013 г.:

1. Главная книга за 2007 г.

2. Документы по учету  кассовых операций за 2007 г. (10 папок).

3. Авансовые отчеты  за 2007 г. (8 папок).

4. Кассовая книга за 2007 г. (2 штуки).

5. Банковские документы  за 2007 г. (4 папки).

6. Накладные по учету  товаров за 2007 г. (15 папок).

 

    Председатель  комиссии           Иванова             А.А.Иванова

    Секретарь                                  Петрова             С.С. Петрова

 

Далее документы, подлежащие уничтожению, пересчитываются комиссией и упаковываются либо в коробки, либо в мешки. Затем их следует уничтожить. Как правило, документы сжигаются. Если объем уничтожаемой документации довольно большой, то организация может их утилизировать путем сдачи в макулатуру.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      Первичные документы служат основой для ведения бухгалтерского и налогового учета. Информация, содержащаяся в "первичке", сегодня активно используется руководством компании. Однако эффективно руководить компанией можно только при условии, что все без исключения первичные документы своевременно поступают к исполнителям и проходят качественную обработку в установленные сроки.

      После  того как качество первичного  документа проверено, бухгалтер должен провести арифметическую проверку документа, затем проводится таксировка  и контировка документа.

      Исходящие первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций или после  ее окончания. Лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность содержащихся в них.

      Первичные бухгалтерские документы только тогда обладают юридической силой, когда они составлены по надлежащей форме, содержат заполненные реквизиты, свободные строки документа прочеркнуты, он заверен подписями в надлежащем порядке, а в необходимых случаях  скреплен печатью организации. Для оформления первичных бухгалтерских документов применяются унифицированные формы, а также самостоятельно разработанные формы первичных документов. Такие документы должны отвечать требованиям законодательства и их использование закрепляется учетной политикой организации.

      Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В отношении подписи первичных документов сегодня существует два варианта: бумажный первичный документ заверяется личной подписью лица, ответственного за совершение хозяйственной операции; электронный документ заверяется ЭЦП. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

      Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета любой компании является документооборот, представляющий собой движение бухгалтерских документов по определенному маршруту - от момента их создания или получения до передачи в архив.  Все этапы движения документации регламентируются графиком движения документов, который утверждается приказом руководителя.

Сегодня рассчитывать на успешное ведение бизнеса можно только при условии, что в компании применяется продуманная система документооборота. Причем без документооборота практически нельзя обеспечить не только ведение бухгалтерского и налогового учета, но и невозможно управлять затратами современной компании, так как только на основе документально подтвержденных сведений можно получить информацию, необходимую для принятия тех или иных управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

     1) Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

      2)  Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

      3) М.И. Кутер, Теория бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2008. – С. 435-449.

    4) В.Я. Кожинов. Современный бухгалтерский учет. – М.: Альфа-Пресс, 2008. – С. 72-73, С. 113-117.

      5) А.Н.Кизилов. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие. – М.: Эксмо Наука-Пресс, 2006. – С. 203-210.

      6) Н.Г.Сапожникова. Бухгалтерский учет: учебник. – М.: КНОРУС, 2010. – С. 47-51.

      7) В.В.Семенихин.  Документооборот и первичные  документы в бухгалтерском учете.  М.: Московская финансово-промышленная академия, 2012.

      8) В.В.Бородина. Документирование в бухгалтерском учете: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2011. – С. 72-73, С. 113-117.

      9) Л.А.Чайковская. Бухгалтерский учет и налогообложение: учебное пособие. – М.: Издательство «Экзамен», 2006. – С. 17, С. 32-42.

     10) Бухгалтерский учет и отчетность / Под общей ред. В.В.Семенихина. – 2-е изд., испр. и доп.. – М.: Эксмо, 2006. – С. 27-38.

     11) Н.Л. Маренков, Т.Н.Веселова. Бухгалтерское дело. – М.: Ростов-на-Дону: «Феникс», 2005. – С. 81-105.

      12) В.В. Авдеев, Организация делопроизводства в бухгалтерии.  // Бухгалтер и закон. – 2011.- № 8.