Официальное документирование

Лекция № 1. Значение и роль документирования управленческой деятельностью. Основные понятия. Термины и определения

ДУД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию с официальными документами. Синонимами можно назвать: документационное обеспечение управления (ДОУ), офисные и информационные технологии управления, информационный менеджмент.

ДУД включает:

1.документирование - создание и оформление документов.

2. документооборот - собственно работа с документами.

Организация работы с документами - обеспечение движения документов организации в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот включает в себя: прием и первичную обработку документов, либо их создание, рассмотрение и распределение документов, либо согласование, регистрацию, исполнение и контроль исполнения, удостоверение документа, информационно-справочную работу, отправку документа, систематизацию и текущее хранение документа.· От организации работы с документами зависит эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Любое предприятие должно установить единый порядок составления документов и работы с ними, который закрепляется в соответствующих инструкциях, положениях и правилах. Система организации работы с документами формируются под влиянием нормативно-методической базы ДОУ, сложившейся национальной традиции с документами, установленных руководством правил работы с документами и от квалификации работников.

Информация - отражение окружающей действительности в сознании человека.

Управленческая информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях независимо от формы их представления. Это данные об управляемой системе.

Информация делится на: - бездокументную и документированную, зафиксированную на каком-либо носителе.

Носителем может быть : бумага, плёнка, магнитные носители.

Документ - зафиксированная на  материальном носители информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать (распознать).

При создании документов используются различные способы документирования (средства фиксирования информации на  носителе):

1. звукозапись - фотодокумент, аудиозапись.

2. фотографии - фотодокумент.

3. информационные технологии.

Управленческая документация регламентируется УСОРДом ( унифицированная система организационно-распорядительной документации).

К основным ф-циям документации относятся:

- информационная,

- управленческая,

- коммуникативная,

- правовая,

- организационная,

- научно-историческая.

Любой документ имеет следующие свойства:

1) атрибутивность - неотъемлемое слагаемое документа, ( слово - носитель)

2) функциональность  -  предназначенность этого документа для передачи информации в пространстве и времени.

3) структурность - тесная взаимосвязь элементов документа, обеспечивает его целостность, тождественность самому себе.

 

Типовая структура документа - определенный одинаковый набор элементов для определенного вида документа. Она определяется стандартами, инструкциями, положениями. Каждый документ состоит из определенного набора элементов, называемых реквизитами (дата, № документа, заголовок).

Официальный документ - это документ, созданный юридическими или физическими лицами, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Он должен иметь юридическую силу.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Это значит, что органы управления при создании документа должны: соблюдать действующие нормы законодательства, создавать документы только в пределах своей компетенции, обязаны соблюдать правила составления и оформления документа.

Реквизиты, придающие документу юридическую силу :

1) автор документа (наименование организации, физическое лицо)

2) дата

3) индекс (регистрационный номер документа)

3) текст

4) реквизиты, удостоверения (подпись, при необходимости - печать, гриф утверждения)

В документах, направляемых адресату, обязательный реквизит - адресат.

 

В группе управленческой организации документы выделяют по степени подлинности:

- черновые документы (рукописный способ; примерное содержание подлинника)

- беловые (переписан с чернового без помарок)

- подлинники ( подписанный документ, зарегистрированный)

-копии  - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, либо части документа.

Копии бывают: ● полная

● отпуски (второй экземпляр документа)

● выписки (часть документа)

Для придания юридической силы копии заверяются отметкой о заверении копии.

Системы документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначению, виду, сфере деятельности и единых требований к их оформлению

УСОРД закрепляется стандартом ГОСТ Р 6.30-2003

Унификация - приведение к единой форме, системе единообразию; которые приводят к сокращению элементов исходных объектов и установлению оптимального единства организации.

УСД - унифицированная система документации. Система документов, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УСД законодательно закрепляется в стандартах, осуществляется стандартизация.

Стандартизация - процесс установления, закрепления стандартов, под которыми принимаются образец, модель, талон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт устанавливает нормы, правила, требования к объекту стандартизации и утверждается компетентными органами. Они необходимы для улучшения качества документа.

При стандартизации помимо унификации осуществляется типизация, т.е. разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общетехнических характеристик.

Классификация документов:

Это распределение документов по группам или видам на основе признаков, содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкции и организовать работу с документами.

Критерии классификации:

По назначению и видам деятельности выделяют:

- научно-технические

- конструкторские

- технологические

- управленческие

- отчетно-статистические

- финансово-бухгалтерские

- по социальному обеспечению

- по торговле

- по изобретению и открытию.

По наименованию:

- уставы

- приказы

- акты

- протоколы

- заявления.

По способу фиксации информации:

- письменные

- графические ( чертежи, графики)

- фото-,фоно- кинодокументы.

По месту составления документы делятся:

- внешние: исходящие и входящие

- внутренние.

По степени сложности:

- простые (составляют для решения одного вопроса)

-сложные (для решения нескольких вопросов)

По степени гласности:

- открытые ( доступны всем, открытая информация)

-с ограниченным доступом: для служебного пользования, секретные, конфиденциальные ( КТ, не для всех)

По юридической силе:

- подлинники ( полностью оформлен, зарегистрирован)

- дубликат - 2-й экземпляр оригинала

- копия ( должна быть заверена)

По срокам исполнения:

- срочная ( не позже, чем в трехдневный срок)

- несрочные

По срокам хранения :

- постоянного срока хранения ( имеют историческое, практическое значение)

- временного срока хранения: документы, хранящиеся свыше 10 лет (15, 20, 25, 50, 75) и хранение до 10 лет (год, 3, 5, 10, до минования надобности)

По степени обязательности:

- директивные ( требуют обязательного исполнения)

- информационные ( не требуют обязательного исполнения).

Все документы должны создаваться при едином образце, соответствующими Министерствами, ведомствами, предприятиями в пределах своей компетенции.

Образцы включаются в табель унифицированных форм ( перечень, унифицированных форм документов управленческого характера, характеризующие те или иные виды управленческой деятельности, создаваемой с целью сокращения количества, использования форм документов, их унификации и для удобства работы с документами.

Табель составляется в виде таблицы, в которой документы систематизируются по функциям и задачам.

 

 

                                       Лекция 2. Нормативно-методическая база ( НМБ).

 

Нормативно-методическая база (НМБ) - совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, использования документов , а также  работу учреждений, функции, штаты, техническое обеспечение и службы ДОУ.

 

НМБ включает в себя:

1) Законодательные акты в сфере информации и документации:

Конституция, Гражданский Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, Арбитражно-процессуальный Кодекс.

- федеральный закон от 27.07.2006г №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

- федеральный закон от 02.05.2006г №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»

2) Указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне:

- Постановление правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

- Распоряжение правительства РФ от 5 января 2005 года № 5-Р « Об утверждении Перечня федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Госархиву, Роскультуре и Роспечати» ( изменения были от 10 марта 2009 года)

- Постановление Правительства РФ от 10 апреля 2003 года № 225 “ О трудовых книжках» ( изменения были от 19мая 2008 года).

 

3) Правовые акты федеральных органов исполнительной власти общеотраслевого и ведомственного характера:

- Письмо федерального агентства от 18 ноября 2008 года № 2/262-К « Об информационно-справочной системе архивной отрасли» ( Вид инструктивного письма)

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 “ О типовой инструкции по делопроизводству Федеральных органов исполнительной власти»

- Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117-Н « О трудовых книжках»

- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 “ Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

 

4) Правовые акты органов представительной и исполнительной властей субъектов РФ

и их территориальные образования регламентирующих вопросы ДОУ.

 

5) Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.

- инструкции по ДУД, делопроизводству, ДОУ

- положение о службе делопроизводства

- Должностные инструкции

- табель унифицированных форм документов

       -Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов, перечень утверждаемых и документов, на которых ставится печать.

 

6) Государственные стандарты на документацию.

 

7) УСД (Унифицированная система документации)

8) Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ)

9) Государственные системы Документационного управления. Основные требования к документам и службам документационного управления (ГСДОУ).

10. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Эта группа включает: различные нормативы по труду ( нормативы времени, численности и времени обслуживания) и единые типовые нормы (нормы времени, выработки, обслуживания)

- Постановление Минтруда РФ от 26 марта 2006 г. № 23 “Об утверждении норм времени на работы по ДОУ структур, федеральных органов исполнительной власти».

11) Нормативные документы по организации архивного дела.