Автор: Пользователь скрыл имя, 23 Февраля 2013 в 13:34, курс лекций
ДУД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию с официальными документами. Синонимами можно назвать: документационное обеспечение управления (ДОУ), офисные и информационные технологии управления, информационный менеджмент.
Дополнительно указывают домашний адрес и телефон.
Автобиография подписывается и датируется составителем.
Характеристика
Характеристика - это документ, содержащий описание характерных и отличительных качеств работника и отражает мнение администрации о работнике.
Составляется на стандартном листе бумаги в свободной форме с нанесением общих реквизитов.
Реквизиты:
Он состоит из 4 логически связанных частей.
В первой части указываются автобиографические сведения о работнике.
Во второй - образование и профессиональный уровень работы, период его деятельности в данной организации (повышение по должности, либо перевод), повышение квалификации, образование.
В третьей - деловые качества работника, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношение с сотрудниками.
В четвертой - цель написания характеристики.
Подписывается руководителем, руководителем структурного подразделения, либо другим специалистом, близко знающим характеризующего.
Подпись заверяется печатью.
Составляется в 2 экземплярах: один передается по назначению, второй в личное дело.
Трудовой контракт (договор)
При заключении контракта указываются основные условия:
Дополнительные условия:
1) испытательный срок
2) совмещение профессий
3) дополнительный отпуск
Оформляется не менее, чем в 2 экземплярах, каждый подписывается работодателем и работником. Заверяется печатью. Срок хранения - 5 лет, при наличии других документов по оформлению работника. Подшивают в личное дело.
Приказы по личному составу
Это правовой акт, изданный руководителем по вопросу приема, увольнения и перевода работника в организации.
Издается на основе личных документов. При приеме на работу основанием является трудовой договор или заявление. При увольнении в связи с истечением срока контракта или заявления об увольнении. При переводе основанием является докладная записка руководителя структурного подразделения и заявление о переводе.
Приказы оформляются по установленной форме Т-1 (о приеме работника), Т-5 (о переводе), Т-8 (б увольнении), либо оформляется на стандартном листе бумаги с реквизитами бланк приказа.
В тексте указывают распорядительные действия: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. Далее ФИО полностью, наименование структурного подразделения, должность и условия приема/увольнения/перевода на работу. Указывают дату приема/увольнения/перевода, при необходимости испытательный срок (при приеме). При увольнении указывают причину увольнения и статью трудового кодекса.
В основании указывается вид документа, дата, номер.
Подписывается один экземпляр приказа, остальные заверяются, предварительно приказы визируются юридической службой и должностным лицом управления персоналом.
Приказы подшиваются в дело по личному составу, хранятся 75 лет. По требованию работника, работодатель обязан выдать заверенную копию, либо выписку из приказа.
Личная карточка формы Т-2
Это документ, составленный на работника вновь поступившего в организацию на основании приказа о приеме на работу и содержит краткие сведения о работнике.
Оформляется по установленной форме, содержит 11 разделов. Личная карточка заполняется на основании:
Реквизиты:
Все записи должны иметь ссылки на документы. Оформляется без помарок полностью, в 1 экземпляре; хранится в сейфе, подписывается работников отдела кадров и работником на кого она заполняется. Формируется по алфавиту. Срок хранения карточек уволенного работник - 75 лет.
Личное дело
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Оформляется в службе персонала, после издания приказа о приеме на работу. Заводится на всех руководителей, специалистов, материально ответственных лиц, на должностные лица, имеющие отношение к конфиденциальной информации и т.д.
На обложке личного дела, в заголовочной части, указывается наименование организации, структурного подразделения, относящиеся к службе персонала.
В основной части указывается номер дела и ФИО полностью и сведения о начале и окончании заведения дела.
В оформительской части, справа указывается срок хранения (75 лет минус возраст) и количество листов.
В дело документы подшиваются в хронологическом порядке, причем вначале подшиваются документы, оформляющие человека на должность, далее все остальные.
Порядок формирование личного дела:
Далее документы подшиваются в дело, в хронологическом порядке (справки о деятельности работника, документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных, документы, характеризующие профессиональные деловые качества, представления и т.д.).
Запрещено подшивать второстепенные документы, а также черновики и дуплетные экземпляры.
При увольнении работника с должности в личное дело подшивают заявление об увольнении и копию приказа об увольнении. При оформлении личного дела уволенного работника его проверяют, вносят недостающие документы во внутреннюю опись документов личного дела, нумеруют в правом левом углу, графитовым карандашом каждый лист личного дела. Последним листом вшивается лист - заверитель, в котором указывается количество листов личного дела, их физическое состояние.
Личные дела в управлении персоналом хранятся 1 год, затем передаются по описи и акту в архив на хранение.
Дополнение к личному листку по учету кадров
Включает сведения о работнике в процессе трудовой деятельности в организации.
В первом разделе указываются автобиографические сведения.
Во втором - о трудовой деятельности.
В третьем - о проверке личного дела.
Анкета
(личный листок по учету кадров)
Оформляется по установленной форме, включает автобиографические сведения, сведения о трудовой деятельности в хронологическом порядке, состав семьи и т.д.
Подписывается составителем и начальником кадровой службы.
Все записи оформляются полностью, нельзя вносить исправления.
Справка-объективка
Заводится на работника и отражает автобиографические сведения и сведения о трудовой деятельности в краткой форме.
Переоформляется раз в три года.
Трудовая книжка
Это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и фиксирующий общий непрерывный и специальный стаж работы.
Заводится на каждого вновь поступившего на работу не позднее 5 дней со дня приема.
При наличии трудовой книжки у поступившего работника в нее вносится соответствующая запись о приеме. Порядок оформления и заполнения регламентируется трудовым кодексом РФ и типовой инструкцией по ведению трудовой книжки.
Трудовая книжка состоит из 3 разделов:
(ФИО, год рождения, профессия, специальность, подпись работника и подпись должностного лица, оформленная трудовая книжка, которая заверяется печатью)
Состоит из 4 граф (в табличной форме)
1-ая: порядковый номер (номер записи)
2-ая: дата
3-я: сведенья о работе (прием, увольнение, перевод)
4-ая: основания, фиксирующие документ, его номер и дата
При приеме указывается: - наименовании организации
При увольнении указывается причина увольнения и статья трудового кодекса (полностью)
Каждая запись подписывается работником службы персонала, заверяется печатью.
Имеет те же графы , что и сведенья о работе.
При заполнении всех листов трудовой книжки в нее вшивается вкладыш. Вкладыш вшит, номер, серия, подпись, печать.
Вкладыш без трудовой книжки не действителен.
Негодную трудовую книжку (или при потере) заменяют дубликатом.
Трудовые книжки фиксируются в книге движения и вкладышей в них, и в книге выдачи трудовых книжек.
Хранятся в сейфах, выдаются уволенному работнику под расписку. Хранятся в архиве 50 лет.
Обращения граждан
В соответствии с федеральным законом от 2 мая 2006 года №59 - ФЗ (о порядке рассмотрения обращений граждан) установлены основные положения, определяющие определенный порядок рассмотрения обращений граждан в государственных органах, в органах муниципального управления и должностными лицами.
Виды:
Содержит информацию о недостатках государственных и муниципальных органов и требования по их устранению.
Все обращения могут быть коллективные или индивидуальные.
Правила:
Ответ на предложение может быть дан в форме согласия, сообщение о его отклонении или передачи в вышестоящие органы.
Ответ на заявление - сообщение об удовлетворении или отклонении.
В случае отказа заявителю должны быть сообщены мотивы отказа и указан порядок решения принятого по заявлению.
Ответ на жалобу - сообщение о полном, либо частичном удовлетворении отказов в удовлетворении жалобы.
Правила составления ответов:
1) Любое обращение должно рассматриваться и должен быть дан ответ по существу.
При переадресации в другие органы об этом сообщается письменно гражданину.
В тексте ответа необходимо сжато пересказать содержание сообщения. Срок ответа 30 дней.
2) Если в ответе имеется ссылка на законодательные и нормативные акты, то необходимо процитировать те положения на основании которых основывается ответ.
3) Если в тексте ответа делается ссылка на другой документ (договор) - цитировать текст положения не следует.
4) Если ответ на обращение гражданина готовит не тот орган, куда было направлено обращение, необходимо указать откуда поступило сообщение данного органа.
Особенностью изложения текста является использование вступительного обращения, основной части документа, и заключительная этикетная фраза.
Руководители организации несут персональную ответственность за работу по обращению граждан.
Устанавливается четкий порядок работы. Обращения подаются в те органы, которые имеют полномочия по их разрешению.
Запрещено передавать на рассмотрение жалобу тому лицу, на которое оно написано.
Обращения разрешаются за 15 дней (если не требуют специального рассмотрения) и за 30 дней (требующие дополнительных проверок)
Руководство может продлить срок исполнения не более, чем на 1 месяц. Заявителю об этом письменно сообщается.
Все обращения подлежат регистрации в учетной форме.
На первом листе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в организацию, в которой указывается дата и номер (начальная буква фамилии автора, через тире порядковый номер поступившего документа)
В учетной форме записываются сведенья из обращения. Указывается номер, дата, ФИО, краткое содержание предыдущего обращения, резолюция, отвественный исполнитель, срок исполнени с контрольными отметками, принятые решения, дата, номер ответа, его содержание, в какое дело подшито.