Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

В области обработки документов:

– повышение оперативности и качества работы с документами;

– упорядочение документооборота;

– обеспечение эффективности контроля исполнения;

– постепенный переход от традиционных бумажных технологий [23].

ДОУ к электронным «безбумажным»;

– повышение доли интеллектуального труда в работе с документами и снижение трудозатрат на рутинные операции;

– повышение качества документов, создаваемых в организации;

– исключение дублирования ввода в информационно-поисковую [15].

систему сведений о документе на различных участках его обработки;

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

– обеспечение автоматизированного контроля исполнения документов в подразделениях организации;

–  информирование сотрудников и руководства о поступивших и

создаваемых документах,

– исключение потерь документов;

– оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

– сокращение сроков прохождения и исполнения документов; [15]

В области организации доступа к информации:

– обеспечение сохранности текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех сопутствующих материалов, относящихся к одному вопросу (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

– обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов. [15]

Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом конечным результатом этого должно стать:

– введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в единой сети;

– объединение потоков электронных документов организации;

– использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;

–введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

– обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов. [26]

Одной из функциональных подсистем информационной системы (ИС) является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, к таким задачам можно отнести следующие:

- Обеспечение более эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации  на всех уровнях

. Поддержка системы контроля  качества, соответствующей международным  нормам.

- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

- Протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек » в деятельности).

- Оптимизация бизнес - процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

- Исключение бумажных  документов из внутреннего оборота предприятия.

- Экономия ресурсов за  счет сокращения издержек на  управление потоками документов  в организации.

- Исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных  документов за счет наличия  оперативного электронного архива. [42]

Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации следующих целей:

- интеграции профессиональной  и информационной деятельности  специалистов;

- интеграции всех информационных  потоков и создании единого  информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;

- коллективного использования  информационного ресурса, упрощение  процесса обмена информацией;

- оптимизации работ сотрудников  и сокращении затрат труда  и времени на администрирование  их совместной деятельности. [44]

Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Вот основные из них:

- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

- Фактор директора "советского  типа " - нежелание непосредственно  работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

- Постоянные структурные  изменения в организации, слабая  формализация бизнес -процессов.

- Необходимость обеспечения  юридической силы документов (после  принятия закона об электронной  подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

- Необходимость взаимодействовать  с внешним "бумажным " миром, в  особенности если это касается  параллельных структур в ассоциированных  организациях или ведомствах, с  которыми идет постоянная работа.

- Наличие специфических  для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать. [18]

Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС):

Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно – аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. [19]

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота.

Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. [14]

Основные принципы построения ЭСУД

Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов) [8].

Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- централизованную регистрацию  всех документов, которые циркулируют  в организации;

- хранение документов  в электронном виде в различных  форматах;

- ведение централизованного  каталога документов организации, обеспечивающего возможность их  поиска (по ключевым атрибутам, с  использованием полнотекстового  поиска и т.д.);

- хранение полной истории  работы с документами (кто, когда  и как работал с документом), а также различных версий документов;

- надежную систему защиты  документов, регламентацию доступа  персонала к документам различного  назначения;

- возможность поддержки  архивов документов на всех  видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM. [11]

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

- систему управления хранением  документов – программное обеспечение, реализующие функции управления  единым документарным фондом  организации (централизованным архивом);

- систему управления документооборотом  – программное обеспечение, реализующее  администрирование документооборота, управление маршрутизацией и  движением документов, координацию  документопотоков, контроль за передвижением  документов, за  своевременной их обработкой и т.д.;

- набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками  организации для подготовки документов  – текстовых процессоров, электронных  таблиц, и т.п., набор специализированных  функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

- систему экспорта /импорта  документов. [52]

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести:

- подсистема составления  электронных документов (Система  создания ЭД);

- подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище

(Система массового ввода  бумажных документов - СМВ);

- подсистема осуществления  хранения, поиска и выдачи электронных  документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами -СУД);

- подсистема планирования  маршрутизации и контроля исполнения  документов и выполнения деловых  процессов с целью своевременного  документационного обеспечения  управления (Система электронного  документооборота - СЭДО). [26]

Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного" программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

- обеспечивать возможность  руководству организации распределять  работы и контролировать процесс  их выполнения исполнителями;

- до каждого исполнителя  доводить информацию о том, какие  работы, в какие сроки и в  какой последовательности он  должен выполнять;

- доставлять на рабочие  места исполнителей документы  и поручения;

- выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

- обеспечивать исполнителю  возможность после выбора из  списка соответствующей работы, «погружения » его именно в  то функциональное приложение, которое  связано с соответствующим типом  работы (или задания). [52]

Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов.

Третий принцип создания ЭСУД - программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

- методом компонентного  проектирования,

- с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС [16].

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе – после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы – на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д. [46]