Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

- Построение модели существующей  в организации технологии работы  – формулируются и описываются  функции подразделений, решаемые  ими задачи и технология их  выполнения.

- На основе анализа  модели существующей технологии  определяются основные направления ее совершенствования.

- Разрабатывается модель  будущей (автоматизированной) информационной  системы – определяется набор  автоматизируемых функций, структура  единой автоматизированной базы  организации, схемы и алгоритмы  обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации [19].

Программные системы, реализующие российские технологии, ориентированы на государственные учреждения с сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке  документов.

Однако они способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления предназначены  для  постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным.

1.3 Нормативно-правовая  база документационного обеспечения  управления

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты [16]. 

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Теоретической основой технологии внедрения автоматизированной системы делопроизводства и электронного являются нормативные правовые акты федерального уровня и нормативные распорядительные акты внутреннего порядка. На современном этапе перехода общества от постиндустриального к информационному нормативная база, как основа автоматизации, должна быть определена, на мой взгляд, в следующем приоритете:

1) Федеральный закон  от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной  цифровой подписи" [5].

2) Федеральная целевая  программа "Электронная Россия 2002 – 2010 годы" (постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г N 65).

3) Государственный  стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменен). В настоящее время новая редакция стандарта находится в стадии согласования.

4) Внутренняя инструкция  по работе с документами.

5) Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ).

6) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

7) Регламент работы  с документами в автоматизированной  системе делопроизводства и документооборота.

ГСДОУ является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Издана она в 1990 году. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления [36]. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

28 января 2002 года  постановлением Правительства РФ был утвержден окончательный проект ФЦП "Электронная Россия". Программа ориентирована на создание технологических предпосылок для развития гражданского общества за счет обеспечения прав на свободный доступ к информации, повышение эффективности функционирования реальных секторов экономики, расширение подготовки специалистов по информационным технологиям и квалифицированных пользователей, совершенствование государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения информационных и коммуникационных технологий.

Выполнение ФЦП "Электронная Россия" рассчитано до 2010 года и включает широкомасштабные меры, предполагающие принятие ряда законопроектов по использованию ЭЦП и переходу к электронному документообороту, реализацию проектов по созданию единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры органов государственной власти, местного самоуправления и бюджетных организаций [37].

Программа должна привести к превращению нации в "электронное общество", немыслимое без широчайшего использования информационных технологий, а россиян - в "электронных граждан". В частности, предусматривается перевод в электронную форму значительных объемов документооборота, публикация в Интернете всех несекретных документов органов власти всех уровней, обеспечение большинству населения самого широкого доступа во Всемирную паутину.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации [28].

Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней [26].

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

По данному разделу можно сделать вывод, что нормативное обеспечение документооборота должно включать в себя всю совокупность нормативных, организационно-правовых, регламентирующих документов, определяющих порядок работы аппарата управления, соблюдение требований которых необходимо как для организации эффективной управленческой деятельности в целом, так и для достижения высокой исполнительской дисциплины в частности.

1.4 Особенности управления  документооборотом в государственном предприятии

Документооборот — это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль [29].

Специфика работы любого государственного учреждения с документами, а это могут быть приказы, требующие письменного ответа или подачи отчета с определенной периодичностью, письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации и ряд других видов документов. Стоит вспомнить и о внутренней служебной переписке, которая также достаточно объемна, по сравнению с частными предприятиями.

К тому же, структура госучреждений и путь, по которому проходит, например, обращение частного лица, равно как и любой другой входящий документ, довольно сложный. Сначала документ регистрируется секретарем или целой службой, занимающейся обработкой входящих и исходящих документов, а также контролем над их исполнением. Затем, как правило, раз в день, они передаются руководителю на ознакомление, руководитель ставит на документе резолюцию и назначает исполнителя, как правило, одного из своих заместителей, который курирует определенный участок работы. Далее, исполнение документа возлагается на руководителя структурного подразделения и только после этого назначается конкретный исполнитель или исполнители. Время, от момента регистрации документа до того момента, как его увидит исполнитель, составляет 2-3 дня, как минимум. А ведь каждый документ требует строгого соблюдения сроков его исполнения, за которыми, при такой организации работы, вручную уследить очень трудно [34].

Многие федеральные ведомства перешли на электронный документооборот. Отсюда возникает вопрос, в чем причина и почему автоматизация документооборота сегодня является необходимостью? Рассмотрим ряд задач, решение которых инициирует автоматизацию документооборота в госсекторе:

• хотелось бы сократить время на поиск нужной информации и время коллективной обработки документов;
• исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• упорядочить работу сотрудников с документами;
• автоматизировать учет документов организаций госсектора;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов;
• контролировать движение документов и анализировать их исполнение [37].

Решить вышеуказанные задачи привычным способ нам не удается, в современном обществе постоянное развитие и стремление снизить трудоемкость бизнес-процессов является необходимостью. Поэтому эффективно управлять документооборотом можно с помощью современного инструмента — программного обеспечения, которое будет решать задачи государственного сектора по части управления документооборотом.

Комплексное решение 1С: Документооборот 8, разработанное на усовершенствованной технологической платформе 1С: Предприятие 8.2. Программа позволяет:

• организовать коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• учитывать и контролировать рабочее время сотрудников;
• осуществлять полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• контролировать различные версии документов;
• регистрировать входящие и исходящие документы;
• получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• автоматизировать загрузку документов из электронной почты и со сканера;
• централизованно и безопасно хранить документы;
• маршрутизировать документы, настроив каждый вид документов в отдельности;
• работать с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио — и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• просматривать и редактировать документы [38].