Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

 

Оценка выполнения функций по управлению персоналом составляет 25,2  баллов при максимально возможных 41. То есть 62 %. Это довольно низкий показатель в целом при достаточно высоком уровне оценок практически всех подсистем. Значительное снижение данного показателя показывает подсистема Развития социальной инфраструктуры. Заметим, что названная подсистема значительна в основном для крупных предприятий, имеющих собственную инфраструктуру. И все же, именно эта подсистема является резервом для развития управления организацией по мере ее роста.

Таблица 2.3

Оценка выполнения функций управления персоналом

Подсистемы	Основные функции	Оценка в баллах (0 – 1)
1	2	3
Юридические услуги	Решение правовых вопросов трудовых отношений;  решение правовых вопросов хозяйственной деятельности;  согласование распорядительных документов.	0,7   0,9 0,4
Планирование, прогнозирование и маркетинг персонала	Разработка стратегии управления персоналом;  анализ кадрового потенциала;  анализ рынка труда, планирование и прогнозирование потребности в персонале;  взаимосвязь с внешними источниками, обеспечивающими кадрами организацию;  оценка кандидатов на вакантную должность;  текущая периодическая аттестация персонала.	0,7 0,7   0,4   0 0,7 0,7
Оформление и учет кадров	Оформление и учет приема, увольнений, перемещений;  информационное обеспечение системы управления персоналом;  профориентация;  обеспечение занятости.	1   0,8 0,5 0,7
Анализ и развитие средств стимулирования труда	Управление трудовой мотивацией;  разработка систем оплаты труда;  использование средств морального поощрения;  разработка форм участия в прибылях и капитале;  создание "корпоративного духа".	0,5 0,9 0,4 0 0,5
Условия труда	Соблюдение требований психофизиологии труда;  соблюдение требований эргономики труда;  соблюдение требований технической эстетики;  охрана труда и техника безопасности;  охрана окружающей среды.	0,8 0,7 0,7 0,9 0,9
Разработка оргструктур управления	Анализ сложившейся оргструктуры управления;  проектирование и построение новой оргструктуры управления;  разработка штатного расписания.	0,8   0,7 0,9
Развитие персонала	Техническое и экономическое обучение;  переподготовка и повышение квалификации;  работа с кадровым резервом;  служебное и профессиональное продвижение;  профессиональная и социально-психологическая адаптация новых работников.	0,9 0,8 0,6   0,5
Трудовые отношения	Анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений;  анализ и регулирование отношений руководства;  управление производственными конфликтами и стрессами;  социально-психологическая диагностика;  соблюдение этических норм взаимоотношений.	0,7 0,7 0,8 0,9 0,9 0,8
Развитие социальной инфраструктуры	Организация общественного питания;  управление жилищно-бытовым обслуживанием;  развитие культуры и физического воспитания;  обеспечение охраны здоровья и отдыха;  обеспечение детскими учреждениями;  управление социальными конфликтами и стрессами.	0 0 0,1 0,1 0 0,5
Сумма баллов		25,2

 

Таким образом, можно сделать вывод об уровне существующей системы управления персоналом ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России» как о вполне удовлетворительной на данный момент и имеющей как положительные стороны, так и недостатки.

К положительным моментам можно отнести:

• достаточно устойчивое положение ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России», которое во многом зависит от  грамотного управления персоналом;
• организационная структура ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России» является линейно-функциональной, что оптимально соответствует типу организации (размер, отрасль). Организационная структура не является застывшей системой, периодически пересматривается и изменяется в зависимости от внедрения новых направлений и постановки новых целей и на данный момент является оптимальной;
• соблюдается принцип единоначалия;
• каждый руководитель имеет свою сферу контроля и ответственности;
• стабильность кадрового состава ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России»;
• высокий уровень подготовки специалистов, значительная доля работников с высшим образованием;
• социальная защищенность персонала;
• проводимая социальная политика компании;
• непрерывная и высококачественная подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала;
• забота об имидже компании;
• имеется система оценки и аттестации персонала;
• возможность для любого работника компании развивать и использовать вой потенциал.

Вместе с тем необходимо обратить внимание на то, что необходимо постоянно совершенствовать систему управления кадрами.

ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России» достигла такого уровня, когда для достижения максимальной эффективности компании нужны не просто профессиональные сотрудники, а команда единомышленников. Ее создание может осуществляться вполне осознанно.

Какие задачи ставит перед собой компания, когда встает на путь целенаправленного формирования команды? Как правило, желаемый эффект – это повышение корпоративного духа, улучшение внутреннего психологического климата, эффективности коммуникации между членами команды, а также – достижение у участников чувства уверенности как в собственных силах, так и в членах команды. Побочными, но немаловажными и весьма желаемыми эффектами являются повышение рабочего энтузиазма, выработка наиболее эффективной технологии управления, определение максимально подходящих исполнителей для тех или иных задач, и пр.

Таким образом, для ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России» необходима постоянная работа над совершенствованием структуры управления персоналом, что является одним из факторов стабильного развития бизнеса.

 

2.3 Анализ эффективности  управления документооборотом ФГБУ  «Красноярский АСЦ МЧС России»

 

С целью выявления эффективности управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» мы провели исследование.

Данное исследование состояло из нескольких этапов:

1. Этап изучения существующей системы документооборота.
2. Этап анализа существующей системы документооборота.

Была разработана программа изучения системы документооборота ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России».

Основные методы исследования: анализ организационных и нормативных документов, определяющих статус организации, подразделения, его функции, задачи, права и ответственность, структуру (уставы, положения, штатные расписания, положение о службе делопроизводства, должностные инструкции и т. п.), наблюдение, фотография рабочего дня.

В результате нами было выяснено:

• ответственность за делопроизводство по существу разделена между несколькими структурными подразделениями, излишне децентрализована;
• в организации имеются должностные инструкции, в которых четко, полно и ясно  разграничены обязанности сотрудников;
• функции, выполняемые сотрудниками, соответствуют их должностям;
• в организации большое количество инстанций, проходимых документом в процессе его создания, согласования, подписания, изготовления, размножения;
• движение документов в организации занимает довольно длительное время;
• обработка документов занимает большое количество времени.

Итак, к  наиболее важным недостаткам используемой системы управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» относятся:

1. Истощение запасом основного  сырья бумажной промышленности, так как офисную бумагу делают  из древесины, а это ухудшает  экологическую ситуацию на планете

2. Расходы на закупку  бумаги

3. Архивы документов, сокращающие дорогую офисную площадь.

4. Поиск в бумажных  архивах, который занимает в лучшем  случае несколько минут, в худшем  вообще может не увенчаться  успехом

5. Свойство бумажных носителей  терять первоначальный вид от  течения времени.

6. Сложности реализации гибкого управления правами доступа к документам.

7. Неизбежность перемещение  бумажного документа по маршрутам  информационных потоков с излишними  тратами временных ресурсов.

8. Сложность централизации  бумажного документооборота в  организации с рассредоточенной структурой производства, как единую точку информационной поддержки.

9. Сложность применения  проводной и безпроводной электронной  передачи данных, связанной с  закупкой специализированного оборудования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

3.1 Обоснование необходимости  создания единой документационной  базы

 

Проанализировав получение в результате исследования данные, мы утверждаем, что сотрудники ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. При этом объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:

• Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
• Сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
• Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
• Оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
• Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
• Улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
• Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
• Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
• Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
• Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

Для ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» вопросы эффективности делопроизводства и документооборота являются важнейшими в решении комплексной задачи повышения эффективности их деятельности. Именно документооборот обеспечивает ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» требуемой информацией для оперативного и взвешенного решения.

Современная тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Закономерным следствием этого является необходимость решения возникающих проблем с помощью современных средств автоматизации.

При этом необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство потребует значительного времени в силу следующих обстоятельств:

- Электронный документооборот  – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом  изменяющих работу ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России». И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности.

- Внедрение электронного  документооборота в организации  требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия: 100%-ной оснащенности адекватными средствами вычислительной техники; средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами; автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту; служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

- Основной технологической  проблемой для государственных  служащих при переходе к электронному  документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов.