Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота.

Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

В системе «электронный документооборот» проблемы физической сохранности файлов можно считать решенными, но другие аспекты долговременного хранения электронных документов и вообще понятие «защита документооборота» ждут своего методологического обоснования и технологического прорыва.

В первую очередь мы говорим о проблеме «электронный документооборот, быстрая сменой и устаревание аппаратного и программного компьютерного обеспечения».

Желательно каждые 10-15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей. Для системы автоматизации документооборота достаточно гарантий производителей на ближайшие 15-20 лет.

При организации системы автоматизации документооборота в части долговременного хранения электронных документов смена программной платформы может привести к полной утрате документов из-за невозможности их просмотреть.

Методы документооборота (разработка документооборота) предлагают несколько решений данной проблемы:

-Миграция - документооборот компании, предполагающий своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу. Это сложный и дорогой контроль документооборота. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно, что для системы автоматизации документооборота - явно негативный фактор. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые имеют важное значение для автоматизации документооборота и постоянно используются в работе. В государственных архивах этот путь рационально использовать для оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам (это также определяет правила внутреннего документооборота и контроля).

-Автоматизация документооборота в части долговременного хранения баз данных и других электронных документов предполагает их предварительную миграцию в «открытые» или «архивные» (страховые) форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных — txt, xls, db, dbf. Требования документооборота определяют цель такой подготовки - в случае необходимости из страховых форматов проще конвертировать документы в форматы новых информационных систем.

-Иногда документооборот  компании включает миграцию информационных  ресурсов на другие платформы. Но порой такая автоматизация  документооборота в принципе нереальна или может существенно исказить оригиналы электронных документов. Это, в первую очередь, относится к сложноструктурным и многоформатным ресурсам: документам из систем автоматизации документооборота проектных работ (САПР) и геоинформационных систем. А также применительно к мультимедиа-продуктам или в таких областях как документооборот банка. В таких ситуациях можно использовать эмуляторы программной среды, что, впрочем, бывает непросто сделать, так как они могут быть разработаны не для всех программных оболочек. Именно поэтому документооборот компании следует изначально ориентировать не только на распространенные форматы хранения, но и на распространенные операционные системы. Без этого электронный документооборот на предприятии может встреть непредвиденные трудности.

-Инкапсуляция - автоматизированный  документооборот, который предполагает  включение электронных документов  в состав файлов межплатформенных  форматов, например, в XML. В настоящее  время американские архивисты  рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для электронного документооборота и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд система электронного документооборота с его появлением избавится от всех проблем.

Следует отметить, что исследования на тему «система электронного документооборота, применением эмуляции и инкапсуляции при долговременном хранении электронных документов», носят пока единичный характер, хотя это базовые технологии документооборота (зафиксированные как положение о документах и документообороте или в других формах). Даже если вскоре и будут предложены некоторые методики «защита документооборота», потребуется немало времени для их апробации. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов пока остается миграция.

С электронным документооборотом и методами обеспечения долговременного хранения документов тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности (это также базовые принципы документооборота).

До сих пор главным средством аутентификации электронной документации служат протоколы аудита сетевых ресурсов. С их помощью можно проследить историю электронного документооборота и выявить случаи несанкционированного доступа к документам.

Однако слабым местом такой системы аутентификации являются сами протоколы, находящиеся в практически бесконтрольной власти сетевых администраторов (которым сами понятия «документ, документооборот, порядок хранения и уничтожения документов» не всегда близки и понятны).

Другая проблема - обеспечение аутентичности в межсетевом (межкорпоративном) пространстве (например, документооборот в торговле, документооборот в строительстве). Четкая система организации документооборота предполагает четкое представление о структуре электронного документооборота и твердых гарантий целостности документов. Иначе суды отказываются признать за ними доказательную силу и принимать в качестве письменных свидетельств.

Часто электронный документооборот осуществляется на доверительной основе (например, электронная почта) и достоверность документов гарантируется лишь авторитетом владельца информационного ресурса или электронного адреса.

В свое время именно нерешенность вопросов аутентичности и целостности электронных документов помешала реализации идей «безбумажного офиса» (система электронного документооборота - как техническая основа, положение об электронном документообороте - как юридическая основа).

Правила электронного документооборота подразумевают конфиденциальность документооборота организации (связка «электронный документооборот - стандарт предприятия»).

В правовом отношении ЭЦП долгое время находила применение лишь в частноправовой сфере. Для ее применения необходимо было заключение двусторонних или многосторонних договоров (на бумаге), в которых определялись все нюансы генерации, верификации, хранения ЭЦП и ответственность сторон.

На рубеже веков автоматизация документооборота и электронные средства аутентификации стали сближаться. Законы об ЭЦП или электронном документе были приняты в большинстве развитых и многих развивающихся странах. Точно также будут меняться все нормы, темой которых являются понятия «документ, документооборот, порядок хранения и уничтожения документов».

Правовое признание ЭЦП (как требования документооборота) превращает этот реквизит в надежное средство автоматизации документооборота, обеспечивающее аутентичность и целостность электронных документов, однако только тех, которые находятся в оперативном использовании, со сроком хранения пять, максимум 10 лет. Для аутентификации документов на протяжении десятков лет ЭЦП не годится.

Анализ электронного документооборота или общий анализ документооборота организации показывает, что обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе - на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная проблема.

Она формирует принципы документооборота и хранения документов, правовой статус «электронный документооборот - стандарт защиты». Четких рекомендаций, как ее решить, пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом.

Сейчас выход нами видится в одном: ни одна система документооборота не может хранить документы исключительно в электронном виде, если предполагается длительный срок хранения и серьезная ответственность сторон.

 

3.4 Оценка экономической  эффективности разработанных рекомендаций

 

Результатом проведения работ по повышению эффективности системы управления документооборотом будут являться две составляющие: экономическая и неэкономическая.

Неэкономическая:

• формирование благоприятного социально-психологического климата в коллективе, рост удовлетворенности работников;
• ориентация мотивации работников на результат;
• рост квалификации и профессионализма работников;
• снижение текучести кадров.

Экономическая эффективность проекта введения должности менеджера по персоналу может быть оценена следующим образом.

Основную работу по управлению документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» в настоящий момент осуществляет секретари руководителей.!!!!!! При этом они тратит на это до 20% своего рабочего времени. Доля руководителей в доходах организации по его собственной оценке составляет 15%. Внедрение электронной системы управления документооборотом не только позволит начать оптимизацию системы управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России», но и позволит руководителям сэкономить время, которое они тратят на организацию управления документооборотом и сосредоточиться на решении главных задач организации.

Годовая экономия времени (годовой фонд рабочего времени одного только начальника  ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» – 1920 часов) начальника и других руководителей (еще 9 человек) вследствие внедрения электронной системы управления документооборотом составит:

1920 ч. ×0,20 = 384 ч.

Доход, приносимый директором за год:

36238 тыс. руб.×0,15 = 5435,7 тыс. руб.

Доход, приносимый только начальником  ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» за один час работы:

5435,7 тыс. руб./1920 = 2,831 тыс. руб./ч.

Тогда дополнительный доход, который принесет начальник в случае внедрения электронной системы управления документооборотом, составит:

2,831 руб./ч.×384 ч. = 1087,1 тыс. руб.

При этом годовая экономия времени еще 9 руководителей составит:

1920 ч. ×0,20 = 384 ч. х 9 = 3456 ч.

Доход, приносимый этими руководителями за год:

36238 тыс. руб.×0,15 = 5435,7 тыс. руб. х 9 = 48921,3 тыс.руб.

Доход, приносимый только этими руководителями за один час работы:

48921,3 тыс. руб./1920 = 25,479 тыс. руб./ч.

Тогда дополнительный доход, который принесут эти руководители в случае внедрения электронной системы управления документооборотом составит:

25,479 руб./ч.×384 ч. = 9783,936 тыс. руб.

В связи с внедрением электронной системы управления документооборотом организация увеличит текущие затраты на величину стоимости лицензионного программного обеспечения и обучения сотрудников в течении двух месяцев. Они составят:

25 тыс. руб. + 15 тыс. руб.×2 месяца =  55 тыс.руб.

Экономическая эффективность внедрения электронной системы управления документооборотом определяется на основе индекса доходности инвестиций – отношения суммарного дохода к суммарным затратам:

10871,036 тыс. руб. / 55 тыс. руб. = 197,65. Поскольку доходность выше 1, то внедрение электронной системы управления документооборотом является экономически выгодным. Дополнительный доход от деятельности руководителей превысит затраты на внедрение электронной системы управления документооборотом.

Кроме того, реализация мотивационных мероприятий, включая обучение сотрудников, позволит увеличить производительность сотрудников организации. Рост производительности труда связан с высвобождением примерно 40% рабочего времени (которое тратилось на работу с бумажными документами), направленных на повышение заинтересованности работников в результатах труда. Для расчета уровня роста производительности труда использован метод экспертных оценок. Данный метод основан на субъективном понимании перспективы увеличения производительности труда специалистами предприятия. Исходя из этого, было проанализировано мнение руководителей организации (таблица 3.2).

Таблица 3.2

Прогноз роста производительности труда при оптимизации системы управления персоналом

Специалисты	Прогноз прироста производительности труда, %
Начальник  ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»	29%
Другие руководители	35%
Принятое значение (среднее арифметическое)	32%

 

По прогнозу специалистов предприятия прирост производительности труда составит 25%.

Таким образом, реализация предложенных мероприятий даст значительный социальный и экономический эффекты.

Предложенные мероприятия позволят начать процесс оптимизации системы управления документооборотом. Первоочередной мерой оптимизации системы управления документооборотом должен стать выбор электронной системы управления документооборотом. Внедрение системы электронной системы управления документооборотом должно происходить под руководством руководителя и может протекать одновременно с обучением сотрудников.

После реализации предложенных мероприятий, предприятие сможет продолжить процесс оптимизации системы управления документооборотом, постепенно приближая ее к сформулированной целевой модели.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Система взаимосвязей документов проявляется в процессе управления. Движение документа в организации с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Он должен основываться на тщательно разработанной, стабильной технологии управления делопроизводством предприятия, которое определяется как техническое, вспомогательное обслуживание конкретных функций управления, играющее, тем не менее, важную роль в повышении оперативности и эффективности работы всего аппарата управления. Оптимизация документооборота приводит к сокращению количества единиц и форм обрабатываемых документов, упрощению процедур их оформления, повышению скорости исполнения, высвобождению руководителей и специалистов от выполнения несвойственных им функций технических исполнителей.