Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

Проведенный анализ показал, что в организации создана система управления документооборотом, позволяющая осуществлять процесс управления персоналом делопроизводства в организации. Данная система функционирует согласно принятым целям.

Федеральное государственное бюджетное учреждение ««Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России» создано путем изменения наименования «Авиационно-спасательный центр Сибирского регионального центра МЧС России» на основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2014 года JV» 701-р «О присвоении почетных наименований спасательным воинским формированиям МЧС России», приказа Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России) от 30 мая 2014 г. № 268 «О мероприятиях по реализации распоряжения Правительства Российской Федерации от 28 апреля 2014 г. № 701-р». директивы МЧС России от 20 мая 2014 года № 47-26-3, путем изменения типа Авиационно-спасательного центра Сибирского регионального центра МЧС России, переформированного директивой МЧС России от 31.08.2010 № 55-27-3 из Авиационной базы Сибирского регионального центра МЧС России, сформированной приказом МЧС России от 28.09 2006 № 557 «О мероприятиях по реорганизации авиационных частей МЧС России и их авиационной деятельности» на базе 235 отдельной смешанной авиационной эскадрильи, переформированной директивой МЧС России от 29.11.1999 № 31-29-21 из 136 отдельного вертолетного отряда ГО (войсковая часть 15543). созданного директивой Главнокомандующего Военно-Воздушных Сил СССР от 15. IL1971). и является его правопреемником.

Структура ФГБУ «Красноярский авиационно-спасательный центр МЧС России» является линейной.

Численность персонала организации по данным 2014 года 371 человек. Таким образом, организация относится к крупным. Небольшое число уровней управления и большой штат сотрудников вполне позволяют избежать таких недостатков линейно-функциональной структуры, как бюрократизированность и отчуждение.

Большая часть сотрудников организации относятся к категории «гражданский персонал». На протяжении трех лет их доля в общей численности персонала составляла 77,3%.

Сотрудники организации в основном имеют средний возраст 25-35 лет (45,8%), но сохраняется гибкость и адаптивность коллектива за счет присутствия в штате достаточного количества молодых сотрудников.

Все кадры предприятия имеют необходимую квалификацию.

С целью выявления эффективности управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» мы провели исследование.

Данное исследование состояло из нескольких этапов:

1. Этап изучения существующей системы документооборота.
2. Этап анализа существующей системы документооборота.

Была разработана программа изучения системы документооборота ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России».

Основные методы исследования: анализ организационных и нормативных документов, определяющих статус организации, подразделения, его функции, задачи, права и ответственность, структуру (уставы, положения, штатные расписания, положение о службе делопроизводства, должностные инструкции и т. п.), наблюдение, фотография рабочего дня.

В результате нами было выяснено:

• ответственность за делопроизводство по существу разделена между несколькими структурными подразделениями, излишне децентрализована;
• в организации имеются должностные инструкции, в которых четко, полно и ясно  разграничены обязанности сотрудников;
• функции, выполняемые сотрудниками, соответствуют их должностям;
• в организации большое количество инстанций, проходимых документом в процессе его создания, согласования, подписания, изготовления, размножения;
• движение документов в организации занимает довольно длительное время;
• обработка документов занимает большое количество времени.

Итак, к наиболее важным недостаткам используемой системы управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» относятся:

1. Истощение запасом основного  сырья бумажной промышленности, так как офисную бумагу делают  из древесины, а это ухудшает  экологическую ситуацию на планете

2. Расходы на закупку бумаги

3. Архивы документов, сокращающие  дорогую офисную площадь.

4. Поиск в бумажных  архивах, который занимает в лучшем  случае несколько минут, в худшем  вообще может не увенчаться  успехом

5. Свойство бумажных носителей  терять первоначальный вид от  течения времени.

6. Сложности реализации  гибкого управления правами доступа  к документам.

7. Неизбежность перемещение  бумажного документа по маршрутам  информационных потоков с излишними  тратами временных ресурсов.

8. Сложность централизации  бумажного документооборота в организации с рассредоточенной структурой производства, как единую точку информационной поддержки.

9. Сложность применения  проводной и безпроводной электронной  передачи данных, связанной с  закупкой специализированного оборудования.

Проанализировав получение в результате исследования данные, мы утверждаем, что сотрудники ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. При этом объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:

• Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
• Сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
• Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
• Оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
• Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
• Улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
• Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
• Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
• Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
• Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Для ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» вопросы эффективности делопроизводства и документооборота являются важнейшими в решении комплексной задачи повышения эффективности их деятельности. Именно документооборот обеспечивает ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» требуемой информацией для оперативного и взвешенного решения.

В ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»  полностью отказываться от бумажных документов невозможно, но возможно значительно сократить объёмы их использования во внутреннем документообороте организаций и при обмене документами между организациями.

При попытке автоматизации систем хранении и передачи производственных данных преследуются основные цели перехода на электронный документооборот:

1. увеличение эффективности  работы с документами

2. повышение качества  управленческого труда

3. обеспечение надёжной  защиты информации

4. повышение действенности  контроля исполнения документов

5. уменьшение издержек, связанных  с документами

Нами разработана система внедрения электронного документооборота в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Итоги реализации мероприятий по оптимизации системы управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» включают экономические и неэкономические составляющие.

Неэкономическая составляющая включает формирование благоприятного социально-психологического климата в коллективе, рост удовлетворенности работников, ориентация мотивации работников на результат,  снижение текучести кадров.

Экономическая составляющая выразится в увеличении темпов прироста производительности труда организации, а также в виде дополнительного дохода от деятельности руководителей, которые будет освобождены от выполнения несвойственных им функций при работе с документами.

Таким образом, внедрение системы электронного управления документооборотом позволит повысить эффективность управления документооборотом в организации, что в свою очередь повысить эффективность деятельности всей организации в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации, М.2007 г.
2. Трудовой кодекс РФ (с учетом внесенных изменений и дополнений) // Собрание законодательства РФ. – 1999. - № 28. – Ст. 3487.
3. Федеральный закон N 24-ФЗ от 20.02.1995 // Об информации, информатизации и защите информации. – 1995 (в редакции от 10.01.2003)
4. Федеральный закон об электронной цифровой подписи N 1-ФЗ от 10 января 2002 года
5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
6. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
7. О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (в редакции от 15.10.2007). Постановление Правительства РФ N452 от 28.07.2005
8. Устав предприятия
9. Акопянц А.А. Электронная версия статьи «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации»: URL:http://www.eos.ru).
10. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы. М. : ИНФРА, 2004. 254 с.
11. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (На основе ГОСТов РФ). 4-е изд., перераб. и доп. М. : «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. 144 с.
12. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учебное пособие. М. : ИНФРА. М, 2007. 365 с.
13. Афанасьев Г.Т., Куциняк Д.В. Технологии документооборота переходного периода // Документооборот и Делопроизводство. 2005. № 1. С. 12-13.
14. Афанасьев Г.Т., Куциняк Д.В. Электронная цифровая подпись: история только начинается // Документооборот и Делопроизводство. 2007. №12. С. 12-13.
15. Афанасьев Г.Т., Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Документооборот и Делопроизводство. 2004. № 5. С. 10-19.
16. Базаров Г.Ю. Управление персоналом. – М.: Мастерство, 2005. – 218 с.
17. Баласанян В.К., Ермолаева Н.А. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией// Электронные системы. 2005. №11. С. 13-19.
18. Баласанян В.К., Ермолаева Н.А. Настоящее и будущее электронного документооборота // Электронные системы. 2004. №9. С. 13-19.
19. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. - Ростов-на-Дону: РГЭА, 2014. - 92 с.
20. Белов А.А, Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот. 4-е изд. М. : ЮНИТИ, 2004. 256 с.
21. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. - М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2008. - 424 с.
22. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: "ПРИОР", 2006. - 224 с.
23. Васильев Д.В. Методы управления документооборотом в организации: URL:http://www.bigmir.net.
24. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. - М.: ИВЦ "Маркетинг", 2013 - 74 с.
25. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник.-2-е изд., перераб. и доп. -М.: Гардарика, 2006-296с.
26. Виханский О.С., Наумов Н.И. Менеджмент: Учебник. 3-е изд.-М.: Гардарика, 2006-528с.
27. Гавердовский А.Н. Концепция построения систем автоматизации документооборота. М. : ЮНИТИ, 2005. 320 с.
28. Гайдукова Л.Н., Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Секретарское дело. 2007. №1. С. 21-25.
29. Гарелик С. Управление персоналом начинается с разработки миссии. // Управление персоналом. – 2005. –  № 3.
30. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003. – 501 с.
31. Гореткина Е.Н. Что спасет от информационного хаоса. URL: http://www.eos.ru.
32. Громова Н. М. и др. Ваш зарубежный партнер// Переписка. Документация. Контракты. - М.: МП "Техноэкология", 2012. - 136 с.
33. Делопроизводство в кадровой службе./ Состав. А.В. Верховцев. – М.: Инфра – М, 2008. – 192 с.
34. Делопроизводство в образовательном учреждении: Справочник. Книга 1. – М.: Образование в документах, 2012. – 112 с.
35. Делопроизводство: Учебное пособие/Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити, 2011. – 542 с.
36. Демушкин А. Положение о кадровой службе. // Служба кадров. – 2004. – № 4.
37. Егоршин А.П. Управление персоналом. – 2-е изд. – Н. Новгород: НИМБ, 2005. – 624 с.
38. Жариков О. И. Системный подход к управлению. – М.: МГУ, 2005. – 168 с.
39. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М. : ЮНИТИ, 2004. 416 с.
40. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности. М. : Монография, 2008. 204 с.
41. Коротков Э.М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие  М.: Издательско-консалтинговая компания «Дека», 2007-304с.
42. Крамаренко Ю. Служба управления персоналом: о методологии и последовательности действий по ее организации. // Управление персоналом. – 2005. – № 9.
43. Кузнецов С.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот в бизнесе. // Секретарское дело №4., 2014.
44. Кузнецов С.Л., Ватолина М.В. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 2006. №4. С. 13-15.
45. Кузнецов С.Л., Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота // Секретарское дело. 2006. №9. С. 14-17.
46. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. 315 с.
47. Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов // Делопроизводство. 2007. №2. С. 42-44.
48. Кузнецова Т.В., Желтова Н.Э. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Делопроизводство. 2006. №11. С. 18-21.
49. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Делопроизводство. М. : ЮНИТИ – ДАНА, 2004. 359 с.
50. Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Организация делопроизводства и управления в офисе // Секретарское дело. 2005. №9. С. 44-47.
51. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб. : ООО «Питер Пресс», 2006. 248 с.
52. Лобунский Л.В. О развитии персонала // Управление персоналом. – 2004. – № 8.
53. Магура М.И. Общая схема отбора персонала. // Современное управление. – 2005. – № 11.
54. Магура М.И. Поиск и отбор персонала проблемы и перспектива. // Управление персоналом. – 2005. – 654 с.
55. Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 2008. №5. С. 28-33.
56. Маслов Е.В. Управление персоналом. – М.: Инфра-М, 2006. – 309 с.
57. Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. – М.: ИНФРА-«Макдоналдс», 2006-432с.
58. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИЦК «МарТ», Ростов н/д: «МарТ», 2005. – 304.
59. Павлюк Л. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб.: Издательский Торговый Дом "Герда", 2008. - 304 с.
60. Пахтанова О., Прохоров А. Российские системы автоматизации документооборота // КомпьютерПресс №7., 2012.
61. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. Спб. : Издательство «ДКМ - Пресс», 2008. 224 с.
62. Санкина Л.В. Проблемы электронного документооборота. URL:  http://www.tup.km.ru
63. Саттон Д. Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. 246 с.
64. Семенов М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М. : Финансы и статистика, 2006. 350 с.
65. Серова Г.А., Митченко О.Ю. Применение компьютерных технологий // Секретарское дело. 2005. №2. С. 24-27.
66. Серова Г.А., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 6-9.
67. Солошенко М., Васильева А. Организация системы документооборота // Аудит и Налогообложение №4., 2014.
68. Спивак В.А. Организации поведение и управления персоналом. – СПб.: Питер, 2006. – 412 с.
69. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. - М.: "Издательство ПРИОР", 2009. - 224 с.
70. Стенюков М.В. Делопроизводство. – М.: Приор-Издат, 2004. – 128 с.
71. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор-издат», 2014. – 128 с.
72. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М. : ИНФРА-М, 2004. 250 с.
73. Стратегический менеджмент: Учебник /Пер. с англ. Н.И. Алмазовой. – М.: ООО «Издательство Проспект», 2003. – 336 с.
74. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-31.
75. Томсон А., Стрикланд Д. Стратегический менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 716с.
76. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.: ВНИИ-ДАД, 2012. - 60 с.
77. Управление организацией: Учебник /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - 2-е изд, перераб. и доп. -М.: ИНФРА-М,2006.-669с.
78. Управление персоналом предприятия. / Под ред. А.А. Крылова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 495 с.
79. Управление персоналом/ Под ред. Т.Ю.Базарова. – <span class="dash041e_