Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

· снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);

· обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Такое решение может быть реализовано на базе операционной системы Microsoft Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакета Microsoft Office для работы с текстами документов и таблицами и многопользовательской системы ЭДД «Дело-Предприятие» разработки партнера Microsoft -- компании «Электронные офисные системы» или аналогичных решений других партнеров.

Для коллективной работы над документами, доставки документов в электронной форме исполнителям и обмена электронной почтой могут быть использованы как средства Microsoft Outlook, так и Microsoft Exchange Server 2003 (EN).

Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой «Дело-Предприятие» API для публикации документов непосредственно из базы.

Главная задача информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в области защиты населения и территорий и предупреждении ЧС - эффективно служить интересам общества, предупреждая чрезвычайные ситуации и оперативно решая возникающие проблемы.

В настоящее время направления, в которых используются ИКТ, можно условно разделить на 4 группы:

· первая - различные АИС (автоматизированные информационные системы) с применением в клиентской части web-технологии (тонкий клиент);

· вторая - геоинформационная система (ГИС) РСЧС;

· третья - организация каналов связи (передачи данных), электронной почты, VoIP, внутренней корпоративной сети;

· четвертая - автоматизация деятельности финансовых подразделений

К ИКТ первой группы относятся такие системы, как информационно- справочная система Главного управления (ИСС); информационно-аналитический комплекс по вопросам гражданской обороны и защиты населения (ИАК-ГО-1); «Главная управляющая программа АИУС РСЧС» (ГУП АИУС РСЧС).

ИСС содержит оперативную информацию, различные справочные данные, обеспечивает доступ к центральной базе данных автоматизированной информационно-управляющей системы областной подсистемы РСЧС. С ИСС работают все структурные подразделения Главного управления МЧС.

ИАК-ГО-1 предназначен для всестороннего информационного обеспечения деятельности Главного управления в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, возникающих в мирное и военное время. Использование данного комплекса позволяет в автоматическом режиме решать задачи оперативного прогнозирования возможной обстановки в условиях ЧС, осуществлять сбор и передачу фото-, аудио-, видео- и текстовую информацию, решать навигационные задачи, формировать проекты оперативных документов.

ГУП АИУС РСЧС предназначена для интегрирования на базе web-технологии отдельных функциональных задач и информационных ресурсов комплекса АИУС РСЧС в единую систему с применением разграничения прав доступа пользователей к ресурсам системы и обеспечения единого интерфейса и дизайна системы.

Геоинформационная система (ГИС) РСЧС - это автоматизированная система, предназначенная для хранения, поиска, анализа и обработки пространственно-временных данных, основой интеграции которых служит географическая информация.

С ее помощью выполняются следующие задачи:

· сбор информации различного характера;

· отображение полученных данных в виде картографических покрытий;

· выбор (поиск) нужного участка территории и формирование картографического изображения на экране ПЭВМ в требуемом масштабе;

· подготовка данных для осуществления анализа и подготовки управленческих решений; выдача оперативной информации об обстановке в ЧС; планирование действий аварийно-спасательных сил в ЧС;

· моделирование последствий аварий на объектах экономики повышенного риска;

· осуществление комплексного мониторинга и прогнозирования чрезвычайных ситуаций.

Используются различные сетевые технологии (VPN, LAN), позволяющие создать цифровые каналов связи. Они обеспечивают: совместное использование ресурсов подразделениями Главного управления, ускоряют обмен информацией; доступ к информационно-справочной системе управления и возможность ее своевременного обновления; использование сетевых и информационных ресурсов ЛВС администрации, нормативно-правовой базы «КонсультантПлюс»; прием-передачу служебной информации в режиме «электронная почта» с использованием серверов электронной почты Главного управления; работу цифровой телефонной и селекторной связи (VoIP). Для электронного обмена финансовых документов используются программы СЭД и УРМ.

В перспективе планируется:

· расширение сети цифровой и селекторной связи (VoIP);

· переработка, внедрение новой информации по ГИС;

· внедрение пилотных проектов по моделированию зданий на химически опасных объектах и оперативного космического мониторинга через удаленное рабочее место.

Нами разработана система внедрения электронного документооборота в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»!!!!!!!

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3.1. Схема внедрения электронного документооборота в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

 

Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:

Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

В ходе этого этапа необходимо:

• определить процессы верхнего уровня;
• определить детальный состав процессов;
• определить бизнес цели для процессов документооборота;
• определить технические цели для процессов документооборота.

Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.

На данном этапе необходимо:

• провести технологическую оценку процессов документооборота;
• определить бизнес требования к процессам;
• подготовить карты процессов  «как должно быть»;
• установить измеряемые характеристики процессов;
• сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание.

Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота.

На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

На данном этапе необходимо:

• классифицировать существующие документы по видам;
• провести оценку существующих форм документов;
• определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
• определить требования к пользовательскому интерфейсу;
• составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.

Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

• определить состав функций системы документооборота;
• определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
• сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
• выбрать поставщика системы электронного документооборота.

Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота.

После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.

План управления проектом должен включать следующие работы:

• проектирование функционала системы;
• внедрение системы;
• тестирование и оценка работы системы;
• опытная эксплуатация системы;
• доработка и настройка системы.

Этап 6. Документирование системы.

Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

• провести обучение персонала;
• разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
• разработать руководства по работе с системой.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

• «зрелость» системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
• Соответствие стандартам отрасли. В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
• Соответствие целям и критическим факторам успеха. При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
• Уровень технической поддержки. Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
• Масштабируемость системы. Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
• Доступность системной документации. Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
• Защита системы. При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
• Отказоустойчивость системы. Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
• Стоимость владения. При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.