Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

Предварительное внедрение и эксплуатация таких систем позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота, но и познакомит на практике государственных служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения.

На практике становится очевидным, что документооборот - это достаточно сложный механизм, обеспечивающий решение множества задач и находящийся на стыке множества функций управления.

В первую очередь это информационно-аналитическое обеспечение принятия управленческих решений. Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму, составляет основу государственного управления. Управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

Чем полнее и объективнее информация, тем эффективней принимаемые управленческие решения, и, следовательно, результаты их реализации. Подготовка любого документа, будь то нормативно-правовой или организационно-распорядительный документ, ответ на входящий или инициативный исходящий документ, отработка обращений граждан, как правило, начинается с поиска информации о вопросе или вопросах которым посвящены данные документы.

 

3.2 Использование  электронной подписи в работе  с документами

 

Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;
• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

— быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документооборот — процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Электронный документооборот регулируется различными нормативными актами: государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предприятия.

Работа с электронными документами в службе делопроизводства проводится аналогично работе с традиционными (бумажными) документами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. А затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации (дискеты, CD-диски, пленки и т.д.).

Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности:

• оперативной доставки электронных документов адресатам;
• одновременной рассылки любому количеству адресатов;
• получения подтверждения о доставке документов по назначению;
• редактирования полученных документов, их хранения и пересылки;
• вывода на печать полученных документов.

После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной Цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.

Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных. И так как долговременное хранение большого количества документов (работа с которыми, к тому же, не ведется) в памяти персонального компьютера составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При создании электронных архивов должны выполняться следующие требования:

• электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений;
• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;
• пользователям должна быть предоставлена возможность представления электронных документов в виде копии на бумажном носителе;
• пользователям должна быть предоставлена возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;

хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

повышается эффективность работы с документами;

создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким

визирующим;

одновременная рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях); по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Для придания юридического значения электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

 Благодаря этой технологии получается электронный документ:

• имеющий юридическое значение;
• подтверждающий авторство документа;
• подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит:

• заверительную надпись "Верно";
• должность лица, заверившего копию;
• его подпись;
• дату заверения;
• печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

• копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
• копии документов для решения социальных проблем работников.

На предприятии копии заверяются:

• руководителем организации;
• должностным лицом (начальником отдела кадров).

Правовое регулирование использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральным законом "О связи", другими федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).

Средства электронной цифровой подписи - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей.

Сертификат средств электронной цифровой подписи - документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям.

Закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи.

Открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.