Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

1.2 Управление документооборотом

Деятельность  современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.

Делопроизводство — это деятельность, охватывающая документирование и работу с документами, под которыми понимаются материальные объекты, оформленные в установленном порядке, имеющие в соответствии с действующим законодательством правовое обеспечение и содержащие информацию в зафиксированном виде для ее передачи во времени и пространстве. Как правило, делопроизводство на предприятиях и в организациях осуществляет канцелярия — специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиненная непосредственно руководителю организации или его заместителю. В состав канцелярии могут быть включены: подразделения по учету, регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и рассмотрению писем (жалоб, заявлений), экспедиция, секретариат, машинописное и множительно-копировальное бюро, архив и др. [33]

В своей деятельности эта служба руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самого предприятия, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений национальной архивной службы и другими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Организационная структура управления службой делопроизводства на предприятии устанавливается в зависимости от объема документооборота, наличия средств организационной и вычислительной техники и других факторов.

Процесс создания документов называется документированием. Способы и организационные формы документирования в значительной степени определяют уровень информационного обеспечения, оперативность и качество принимаемых решений, содержание и культуру труда работников, эффективность аппарата управления. Всю документацию, действующую в сфере управления предприятием, можно отнести к двум группам: организационно-распорядительной и планово-учетной (специальной). Последняя отражает специфику функционального управления (плановая, финансовая, по материально-техническому снабжению и сбыту, по оперативному, бухгалтерскому учету и отчетности и т.д.). Состав ее непостоянен и меняется по мере изменений функций управления и их организационного оформления [28].

Организационно-распорядительная документация — это система документации, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Она применяется при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности административно-управленческого персонала и не зависит от характера полномочий и их распределения. Выделение этой системы определено тем, что не все связи, существующие на предприятии, отражаются в его организационной структуре управления.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на:

• организационные документы, носящие нормативный характер и регламентирующие правовой статус организаций и их структурных подразделений, функции, права и обязанности должностных лиц (уставы, положения, инструкции, правила, протоколы);
• распорядительные документы, с помощью которых оформляется распорядительная деятельность органов управления, осуществляемая, как правило, на основе единоначалия и коллегиальности (приказы, распоряжения, указания, решения, инструкции);
• справочно-информационные документы, включающие служебную переписку (письма, служебные и докладные записки, справки, протоколы, акты, инструктивные письма, телеграммы, факсы и т.д.);
• кадровые документы по оформлению и движению личного состава предприятия (заявления, анкеты, представления, справки) [15].

В практике документирования документы классифицируются и по ряду других признаков:

• по назначению (оперативно-производственные, стандартные, типовые, индивидуальные, нестандартные);
• по отношению к данному предприятию (входящие, исходящие, внутренние);
• по происхождению (официальные, личные);
• по срокам исполнения (срочные, несрочные);
• по срокам хранения (постоянного, временного срока хранения);
• по степени гласности (для служебного пользования, секретные, несекретные, особой важности);
• по степени подлинности (подлинники, копии, дубликаты, выписки);
• по юридической силе (подлинные и подложные); по сложности и содержанию (простые, сложные);
• по последовательности образования (первичные, производные);
• по степени приспособленности к машинной и автоматизированной обработке (машиноориентированный документ, приспособленный для обработки данных средствами вычислительной техники; машиночитаемый документ, приспособленный для автоматического считывания содержащейся в нем информации) и т.д. [42]

Система взаимосвязей документов проявляется в процессе управления. Движение документа в организации с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Он должен основываться на тщательно разработанной, стабильной технологии управления делопроизводством предприятия, которое определяется как техническое, вспомогательное обслуживание конкретных функций управления, играющее, тем не менее, важную роль в повышении оперативности и эффективности работы всего аппарата управления. Оптимизация документооборота приводит к сокращению количества единиц и форм обрабатываемых документов, упрощению процедур их оформления, повышению скорости исполнения, высвобождению руководителей и специалистов от выполнения несвойственных им функций технических исполнителей.

Основными функциями управления делопроизводством являются следующие:

• обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами, включающее осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы;
• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись;
• организация изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
• разработка номенклатуры дел предприятия;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу и другими нормативными документами;
• контроль документов включает: регулирование хода их прохождения, оформления и исполнения в установленные сроки;
• работу с документами, правильность оформления и формирования их в структурных подразделениях;
• систематическое информирование руководства по этим вопросам; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;
• оценки состояния и действенности - исполнительской дисциплины [52].

Реализация комплекса функций по организации работы с документами и обеспечение единого порядка документирования осуществляется в соответствии с действующими национальными стандартами, руководящими документами, отраслевыми руководящими документами и стандартами предприятий по делопроизводству. Кроме этого, предприятия, сотрудничающие с зарубежными фирмами, при подготовке документов должны учитывать специфику делопроизводства соответствующих стран, отражающуюся в их национальных стандартах. Ряд вопросов делопроизводства решен в международных стандартах ISO.

При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять различные картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные, кодификационные и другие, в зависимости от задач поиска или вида (групп) регистрируемых документов. Карточки в разделе исполненных документов в справочных картотеках группируются по номенклатуре дел. Выбор поисковых признаков определяется в зависимости от видов документов и характера запросов. Наименование поисковых признаков указывается в специальных разделителях карточки [34].

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

При передаче документов на хранение в архив передаются и поисковые системы: при традиционной карточной регистрации — картотека с полностью заполненными реквизитами; при автоматизированной — из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли; распечатываются и передаются раздельно в архив регистрационные блоки картотек на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; правильного формирования и ведения дел в подразделениях предприятия (организации). Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа), а также устные решения и поручения руководства Контроль осуществляют руководители, ответственные исполнители, подразделения службы делопроизводства или специально назначенные лица [43].

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются руководителем в резолюции или в тексте документа (приказа, протокола, распоряжения). Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, центральных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Допускается корректировка сроков исполнения по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов организациям и лицам или другого подтверждения исполнения [51].

Контроль за ходом исполнения документов и регулирование процесса заключаются в информировании исполнителей и руководителей о приближении сроков исполнения. Информация о результатах исполнения документов обобщается и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений за период, установленный регламентом. Контроль за исполнением документов ведется на основе регистрационных карточек или банка их данных при автоматизированном контроле. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения, входящие, исходящие письма и т.д.). На один контролируемый документ может быть заполнена несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. Контроль осуществляется службой контроля [8].

При автоматизированном делопроизводстве исполнителям могут направляться предупреждения в виде машинограмм, информации по «электронной почте» или локальной вычислительной сети в зависимости от того, на каких программных и технических средствах реализована система, например, с выводом на экран дисплея ЭВМ руководителей и исполнителей. Карточка с исполненными материалами представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа с контроля. При некачественном исполнении или срыве сроков документ с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок. Также может быть принято решение о необходимости переноса срока исполнения такого документа.

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:

– средства составления и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);

– средства репрографии и оперативной полиграфии;

– средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);

– средства хранения, поиска и транспортировки;

– средства связи; и др. [40]

В настоящее время для рационализации управленческих процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях применяются различные программные средства, предназначенные для полной или частичной автоматизации  документационного  обеспечения  управления (ДОУ). Все чаще для решения различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама приобретает офисные программные продукты, предназначенные для автоматизации документационного обеспечения управления исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей.

Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе системы автоматизации ДОУ следует производить её оценку с точки зрения пригодности для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы [57].

Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной реализации и стоимостным показателям. Создание, приобретение и внедрение систем автоматизации документационного обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.