Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»

 

оСодержание

Введение………………………………………………………………….	3
ГЛАВА 1. Теоретические основы управления документооборотом в государственном предприятии	9
1.1 Понятие документооборота…………………………………………..	9
1.2 Управление документооборотом……………………………………..	17
1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления………………………………………………………………….	34
1.4 Особенности управления  документооборотом в государственном  предприятии………………………………………………………………..	39
Глава 2. Анализ деятельности учреждения……………….	43
2.1.Общая характеристика организации…………………………………	43
2.2 Организационно – управленческий  анализ деятельности ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»………………………………………...	44
2.3 Анализ эффективности  управления документооборотом ФГБУ  «Красноярский АСЦ МЧС России»……………………………………….	65
Глава 3. Методы совершенствования систем управления документооборотом в ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»…….	68
3.1 Обоснование необходимости  создания единой документационной  базы	68
3.2 Использование электронной  подписи в работе с документами………….	72
3.3 Система документационного обеспечения управления, основанная на дополнительной автоматизации……………………………………………….	84
3.4 Оценка экономической  эффективности разработанных рекомендаций ………………………………………………………………	100
Заключение………………………………………………………………	104
Список использованной литературы…………………………	112
Приложения …………………………………………………………….	119

 

 

Введение

 

Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].

К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.

Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет

В-третьих, эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.

В-четвертых, электронный документооборот всё чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.

Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти». Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.. Кузнецова С.Л., Куперштейна В.И., Гайдуковой Л.Н и других авторов.

Документация является частью функционирования ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России.

Системы электронного документооборота позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними.

Обоснование необходимости автоматизации процесса управления документооборотом на предприятии ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»:

для одних - это повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота;

для других - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам.

Такое разделение приоритетов в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. В связи с этим для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом сᴨȇкуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Для достижения адекватности выбора поставленной задаче необходимо ознакомится с каждой из предлагаемых ДИС. Заодно необходимо проанализировать тенденции развития технологий по управлению документооборотом, чтобы выбранная система не оказалась морально устаревшей всего через полгода после ее приобретения.

Существуют различные методы и возможности, которые позволяют наладить систему управления документооборотом. В зависимости от задач, которые будут решаться с помощью СЭД, можно выбрать одно, наилучшим образом подходящее конкретному виду деятельности. В данной работе мы рассмотрим особенности управления документооборотом на крупном предприятии, а также проведем сравнительный анализ СЭД, пользующегося на территории России наибольшей популярностью.

Цель дипломной работы - анализ системы управления документооборота ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России» и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Объект исследования - документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

Предмет исследования - система управления документооборотом ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России».

Достижение поставленной цели предусматривает постановку следующих задач:

рассмотреть понятие «документооборот»,

охарактеризовать нормативно-правового обеспечения документооборота,

проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ФГБУ «Красноярский АСЦ МЧС России»,

выявление особенностей СУ документооборотом в АСЦ,

исследование системы документооборота в АСЦ,

определить пути совершенствования системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Для достижения поставленных задач были использованы научно –диагностические методы исследования: тестирование, изучение документации и результатов деятельности компании, анализ эффективности управления документооборотом, наблюдение.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления документооборотом в организации, федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" и "Об электронной цифровой подписи", постановления Правительства РФ, а также труды российских и зарубежных ученых.

Практическая значимость дипломной работы состоит в том, что реализация системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации позволит повысить эффективность управления документооборотом организации.

Структура и объем работы. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, а также заключения, списка использованной литературы, приложений.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом в государственном предприятии

1.1 Понятие документооборота

 

Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим  образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В  словаре русского  языка С.И. Ожегова даются различные  толкования понятия «документ»: