Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации,  включая резолюции, отчеты об  исполнении, согласование (визирование)  документов;

4. Списание документов в  дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения  поручений, обращений граждан,  организаций, резолюций и указаний  руководства; проверку правильности  и своевременности исполнения  документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки  для экспедиции учреждения или  отправку документов с помощью  систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или "Босс-референт") также позволит:

1. Централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей  над документами на своих рабочих  местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с  электронными копиями документов  полностью исключить возможность  их утери и свести поиск  документа к запросу, выполняемому  системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными  консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности  труда сотрудников за счет  упорядочения технологии работы  с документами, резкого сокращения  времени передачи документов  по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.[26, с. 24]

Так как на предприятии СГМУП  «Городской рынок» оплата площадей для  хранения документации не производится (помещения не в аренде), то экономический эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота (например, системы «ДЕЛО-предприятие») рассчитаем от роста производительности труда сотрудников, составляющей 25-50%. Уменьшение времени обработки одного документа даст возможность увеличить либо объём, либо качество выполняемой секретарём работы (например, позволит осуществить совершенствование системы ДОУ СГМУП «Городской рынок»).

Стоимость внедрения данной системы на рабочем месте секретаря составляет 9500 руб., однако при запуске системы в администрации СГМУП, имеющей более 10 компьютеров, расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом (см. Таблицу 5).[38]

Произведем примерный расчёт стоимости установки СЭД для 12 компьютеров СГМУП (предположительно использующих СУБД MS SQL). Исходя из табличных данных, имеем:

(9500 * 5 + 9000 * 7) = 110500 рублей.

Таблица 5

Стоимость внедрения  системы «ДЕЛО-предприятие»

 

При минимально возможной экономии (что составляет около 25% от размера ежемесячной заработной платы 12-ти сотрудников, использующих СЭД «ДЕЛО-предприятие») с минимальной заработной платой, равной 20000 руб., дополнительная прибыль составит: 20000 * 12 * 25 / 100 = 60000 рублей.

Таким образом, затраты на приобретение и установку СЭД в размере 110500 рублей окупят себя менее чем за 2 месяца.

Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает  комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счёте, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются её резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

В первой главе выпускной квалификационной работы было выявлено, что система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом организации СГМУП «Городской рынок».

Поэтому, в условиях системной организации  значение документационного обеспечения  управления трудно переоценить. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования, накопленный в России за более чем полторы сотни лет.

Анализ системы ДОУ СГМУП «Городской рынок», представленный во второй главе квалификационной работы, позволил дать оценку состоянию системы ДОУ на предприятии. Этот анализ показал, что наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), 21,73% документов – исходящие, остальные 30,15% - входящие документы. Объём документооборота незначительный, но наблюдается тенденция роста документооборота. Исследование системы документационного обеспечения управления СГМУП «Городской рынок» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе  документационного обеспечения  управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

1) нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда  сотрудников;

2) не используются общегосударственные  нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

3) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль  исполнения, обеспечение сохранности, а также информационно-справочную работу по документам.

Для совершенствования системы  ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных  документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность  и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу, в который должны входить положение о функциональной службе ДОУ и должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства. А для улучшения организации хранения большого объема информации и доступа к ней необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Как показано в третьей главе  настоящей выпускной квалификационной работы, при внедрении СЭД «ДЕЛО-Предприятие» под СУБД MS SQL для 12 рабочих мест, произведенные затраты по её внедрению окупятся уже через два месяца.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию  не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых  возможностей управления документооборотом  в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, действительно позволит поднять качество работы делопроизводителя и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности СГМУП «Городской рынок» в целом, а, значит, и увеличению прибыли предприятия.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (в ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». – URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=112747;page=esse
2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97.  – URL: http://www.pntd.ru/6.30.htm
3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сайт журнала «Кадровик». – URL: http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=695
4. Абрамов С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. - М., Статистика, 1994. – 288 с.
5. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. - М., ЮНИТИ, 1998. – 352 с.
6. Акинин П.В. и др. Эффект АСУ. Ставрополь, 1999. – 234 с.
7. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления. Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 217 с.
8. Барановская Т.П., Лойко В.И. Информационные системы и технологии в экономике. Онлайн учебник. М., Финансы и статистика, 2005. – URL: http://institutiones.com/strategies/1447-informacionnye-sistemy-i-texnologii-v-ekonomike.html
9. Белов А.А. Экономические аспекты информатизации / Иван. гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006. – 288 с.
10. Бизнес-планирование и Информационные системы и технологии. Онлайн учебник. – URL: http://www.market-pages.ru/bizness.html
11. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. - М.: 2005. – 331 с.
12. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник /; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
13. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. – 2006. – №10. – С. 17–22.
14. Джулер А. Креативные стратегии в рекламе. – СПб: «Питер», 2002. – 472 с.
15. Документационное обеспечение управления / Евроменеджмент. – URL: http://opros.emd.ru/business
16. Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя; Устав СГМУП «Городской рынок»
17. Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 2009. – 266 с.
18. Доскова Л. Управление персоналом – М.: ЛитРес, 2009. – 481 с.
19. Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002.
20. Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 3. – С. 30
21. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Под ред. Трофимова В.В. - М., Юрайт, 2010. – 355 с.
22. Козлов М. Совершенствуем Делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies. – URL: http://devbusiness.ru/startup/docman/improved_dm.htm
23. Костогрызов А.И., Петухов А.В., Щербина А.М. Основы оценки, обеспечения и повышения качества выходной информации в АСУ организационного типа. - М.: Изд. “Вооружение. Политика. Конверсия”, 2004. – 318 с.
24. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа-М, 2001. – 522 с.
25. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М., Управление персоналом. - 2003. – 296 с.
26. Курьянов С. Статья «Простая автоматизация сложных процессов» // Директор № 11 – 2007. – С. 24.
27. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // АКДИ "Экономика и жизнь", 5.11.2007. – С. 12.
28. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. - М., 2001. – 502 с.
29. Модин А.А. Основы разработки и развития АСУ. - М.: Наука, 2001. – 260 с.
30. Нельзина О. Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования // Наука и техника. – 2006. - № 11. – С. 11 – 19.
31. Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации // Управление человеческим потенциалом. – 2008. - № 2. – С. 22 – 33.
32. Онлайн-энциклопедия делопроизводства. – URL: http://www.termika.ru
33. Орлов А.И. Менеджмент. Онлайн учебник. М.: Издательство «Изумруд», 2003. – URL: http://www.aup.ru/books/m151/3_6.htm
34. Официальный сайт ЗАО «1С». Продукт «Управление производственным предприятием». – URL: http://v8.1c.ru/enterprise/
35. Петров А., Мамед-заде Г. Регламентация управленческой деятельности // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2006. - № 12. – С. 42.
36. Портал компании «ЛокОФИС». Статья «VIP - лицензии и коробочные версии ИС». – URL: http://www.locis.ru/prod2/
37. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: "Юстицинформ", 2005. – 342 с.
38. Сайт компании «Дело-софт». Цены и условия поставки. – URL: http://www.delo-soft.ru/pricelist.html
39. Сайт компании «Монолит - инфо». Статья «Новые продукты «МОНОЛИТ-ИНФО». – URL: http://www.ci.ru/inform8_97/monolit.htm
40. Санкина Л. Система документационного обеспечения в системе управления персоналом // Электронная библиотека журнала «Справочник кадровика». – URL:  http://www.termika.ru
41. Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З.Мильнер. – М.: Экономика, 1997. – 521 с.
42. Статья «Документопоток». – URL: www.termika.ru
43. Статья «Совершенствуем документационное обеспечение управления предприятия». – URL: http://www.uprav.biz/materials/management/view/1471.html
44. Степанова С.Б., Соболев, П.Я. Экономическое обоснование создания и внедрения АСУ / под ред. С.Б Степановой. - М.: 2010. – 258 с.
45. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2003. – 160 с.
46. Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65
47. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 8. – С. 14 - 23.
48. Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих организаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 3. - С.68–82
49. Янковская В.Ф. Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. - № 12. – С. 33.
50. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. - № 7. – С. 11.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Штатное расписание СГМУП «Городской рынок» 

на 01 января 2011 года

п\п	ДОЛЖНОСТЬ	ОКЛАД   (руб.)	Кол-во  ед.  по штат. расп-ю	Фактическое количество                              штатных единиц
1	Директор	11880	1	Симонян Арменак Абовович
2	Первый заместитель  директора	11780	1	Гарнага Сергей Вадимович
3	Главный инженер	11300	1	Зайцев Николай Алексеевич  отпуск
4	Главный бухгалтер	11300	1	Кизокян Сильва Хачатуровна
5	Ведущий бухгалтер	9500	1	Рудевич Ольга Федоровна 30% доплата
6	Бухгалтер	8800	2	Диденко Надежда Ивановна 30% доплата
7	Бухгалтер - кассир	8100	1	Максимова Светлана Гульфановна 20% доплата
8	Ведущий экономист	9500	1	Кизокян С.Х. 80% доплата
9	Энергетик	10200	1	Говорухин Денис Олегович
10	Инженер по надзору за строительством	7900	1	-------------------------------------
11	Инженер по охране труда 1 категории	7800	1	Данилова Ирина Витальевна
12	Юрисконсульт	8100	1	Васючкова Алина Александровна
13	Начальник отдела кадров	7300	1	Запорожец Таисия Анваровна
14	Инспектор отдела кадров	5300	1	Ядвичук Елена Борисовна
15	Секретарь - делопроизводитель	5000	1	Девяткина Анастасия  Александровна
16	Кладовщик	5900	1	Кириченко Р.В. 30% доплата
17	Водитель легкового  автомобиля	8000	4	1. Бозияну Деонисий Дмитрьевич 2. Петренко Анатолий  Иванович 3. Еремкин Виктор Петрович  4. Хрулев Евгений Алексанрович
18	Электромонтер по ремонту  и обслуживанию электрооборудования 4 разряда	8600	3	1. Игнатенков Николай  Ильич 2. Бурла Денис Григорьевич 3.----------------------------------------
19	Электромонтер по ремонту  и обслуживанию электрооборудования  5 разряда	9400	1	Корчемкин Александр  Михайлович
20	Слесарь – сантехник 4 разряда	8900	1	Алифер Сергей Михайлович
21	Управляющий гостиницей «Кедр»	8000	1	Кириченко Раиса Васильевна
22	Управляющий рынком «Вещевой»	8600	1	Андрющенко Галина Григорьевна
23	Управляющий рынком «Геолог»	8000	1	Гасанов Шамил Камил-оглы
24	Заведующая рынком «Строитель»	7500	1	Зиньковская Жанета Альбертовна
25	Администратор рынка	6500	5	Рынок «Вещевой» 1.Гордиенко СветланаСтепановна 2.Бубакова Ирина Вячеславовна     Рынок «Центральный» 1.Ведерникова Татьяна  Петровна  2.Жаронкина Татьяна Анатольевна  Рынок «Геолог» 1.Галбарцова Гуланат  Абдуллаевна
26	Кассир рынка	5500	4	Рынок «Вещевой» 1.Буторина Елена Александровна        Рынок «Центральный» 1.Ведерникова Тамара Павловна 2.Жаронкина Тамара Анатольевна           Рынок «Геолог» 1.Белоусова Наталья  Ивановна  Рынок «Строитель» 1.Богданова Татьяна  Васильевна
27	Уборщик служебных, производственных помещений и туалета	4600	9	Администрация 1.Павлова Валентина  Лазаревна Гостиница «Кедр» 1.Оноприенко Любовь Васильевна Рынок «Центральный» 1.Неуймина Елена Юрьевна 2.Миллер Наталья Александровна 3.Супрун Татьяна Анатольевна  4.Рыжова Светлана Анатольевна 5.Агайгельдиева Зоя  Амербиевна 6.Джазова Мадина Александровна Рынок «Вещевой» 1.Гущин Александр Алексеевич
28	Дворник	4700	13	Рынок «Вещевой» 1.Канберова Зерефа  Джаналиевна 2.Мкртчян Луся Жожиковна 3.Примак Светлана Михайловна 4.--------------------------------- 5. -------------------------------- Рынок «Центральный» 1.Старовойтова Светлана Олеговна 2.Носков Алексей Владимирович Рынок «Геолог» 1.Ильина Татьяна Андреевна  2.Мураталиева Рысбубу  Мамбетовна 3.Мизамова Буузия Файзуллаевна Рынок «Строитель» 1.Ибрагимов Роберт  Фаритович 2.Сулейманова Алсу  Рамильевна  Гостиница «Кедр» 1.Чебышев Святослав Александрович
29	Сторож	4400	12	Рынок «Вещевой» 1.Халачян Арарат Хачикович 2.Насруллаев Абдулнасир  Рамазанович 3. --------------------------- Рынок «Центральный» 1.Цыкальчук Валентина  Григорьевна  2.Цыкальчук Александр  Владимирович 3.Пилосян Вазген Манасерович Рынок «Геолог» 1.Суфиомаров Хидирнаби  Гамидович 2.Касумов Давид Сиражидинович 3.Расулов Курбан Рабазанович Рынок «Строитель» 1.Панина Любовь Сергеевна 2.Крупенин Валерий  Валерьевич 3. ----------------------------
30	Администратор гостиницы	5300	5	1.Зубаева Светлана  Владимировна  2.Матакаева Светлана  Забитгереевна 3.Пустовая Валентина  Владимировна  4.Пашнева Лилия Андреевна 5.Джемакулова Роза  Амербиевна
31	Горничная гостиницы	4600	6	1.Лемякина Наталья  Борисовна 2.Задорожняя Гулсария  Ракиповна  3.Гайчик Людмила Александровна. 4.Гвардина Наталья  Ивановна 5.Штах Нина Ивановна  6.Аграномова Фируза  Тимербаковна
32	Кастелянша гостиницы	4900	1	Штах Анаталия Гербертовна
33	Мастер по ремонту  и обслуживанию теле-, радиоаппаратуры	6700	1	Мануйлов С.А.