Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

Хранение документов в СГМУП «Городской рынок» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют. На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Относительно организации  информационно-справочной работы в  системе ДОУ следует констатировать, что на предприятии, несмотря на наличие  персональных компьютеров, отсутствует  автоматизированная система учета  документов (т.е. система электронного делопроизводства).

Ввиду этого возможность  быстрого поиска необходимого документа  по какому-либо поисковому признаку невозможна. Поиск может осуществляться только средствами поиска документов операционной системы. Поисковые признаки ограничены лишь именем, типом файла, его размером и датой создания.  Возможность полнотекстового или же расширенного поиска отсутствует, т.к. такой поиск, во-первых, занимает большое количество времени, а, во-вторых, занимает определённые (немалые) ресурсы персонального компьютера. 

Распределенного доступа  к хранящейся информации и её защиты от несанкционированного доступа, как  и градации доступа к документам, на предприятии также не существует. Несмотря на подключение отдельных  компьютеров предприятия к сети Интернет, локальная сеть, объединявшая несколько компьютеров различных подразделений в единый информационный комплекс, не построена.

Выводы по второй главе. Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов, а, значит и информационно-справочная работа в системе ДОУ СГМУП «Городской рынок» находится на неудовлетворительном уровне.

Необходимо разработать  номенклатуру дел, начать формировать  документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

 

 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ ДОУ СГМУП «ГОРОДСКОЙ РЫНОК»

3.1. Совершенствование работы секретаря в системе ДОУ СГМУП «Городской рынок»

Исследование системы документационного обеспечения управления СГМУП «Городской рынок» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата.

В этот комплекс должны входить следующие  документы:

- положение о функциональной  службе ДОУ;

- должностная инструкция секретаря по ведению делопроизводства.

Современный офис уже невозможно представить  без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как  на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором настоящей выпускной квалификационной работы предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения СГМУП «Городской рынок», представленный в таблице 4.

Таблица 4

План-график мероприятий 

по совершенствованию  системы ДОУ СГМУП «Городской рынок»

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных  инструкций секретаря и инструкция  менеджера по персоналу по  ведению делопроизводства	Юрист	05.2011
2. Разработка Положения  о функциональной службе ДОУ	Юрист	06.2011
3.Создание инструкции  по делопроизводству	Юрист	07.2011
4. Внедрение системы  электронного документооборота	Директор	08.2011 – 10.2011

 

1. Должностная инструкция – это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность. Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД

2. Положение о функциональной  службе – это документ, предназначенный для нормативно–правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации. Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора СГМУП «Городской рынок».

Положение должно быть разработано  в соответствии с требованиями УСОРДОно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения  дело производства, составления  и оформления документов в  СГМУП «Городской рынок» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих  разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления  документов.

3. Составление и оформление основных  видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки  входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки  исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки  внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел

8. Подготовка документов к архивному  хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного  и временного (свыше десяти лет)  сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь  ряд приложений:

- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

- перечень документов, на которых  ставится печать;

- перечень документов, подлежащих  утверждению;

- перечень документов, подлежащих  согласованию;

- форма регистрационно–контрольной  карточки;

- перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

- контрольные формы;

- форма номенклатуры дел;

- акт о выделении к уничтожению  документов, с истекшими сроками  хранения;

- внутренняя опись документов  дела;

- опись дел, передаваемых  на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в СГМУП «Городской рынок». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке СГМУП «Городской рынок», подписана секретарем и утверждена приказом директора.

По мнению автора настоящей выпускной  квалификационной работы, комплекс мер и разработка организационно-нормативных документов, будут способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более чёткому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны  информационные технологии, предназначенные  для хранения информации, организации  к ней доступа и выполнения  справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму  представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это  технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней  и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз  данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно  выделить два подхода к совершенствованию  документационного обеспечения  управленческой деятельности СГМУП «Городской рынок»:

1) через регламентацию документационного  обеспечения;

2) на основе использования современных  информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря  дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

3.2. Расчет экономического эффекта от внедрения системы электронного делопроизводства «Дело» на предприятии СГМУП «Городской рынок»

В последнее время выбор корпоративных  информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах  работает система и как это  согласуется с политикой предприятия  в этой области;

- какие объемы хранимой информации  ориентирована система, согласуются  ли эти объемы с ожидающимся  потоком документов в организации;

- какова организация распределения,  хранения и обмена документами  между офисом и производством  эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми  затратами.

При этом необходимо учитывать наличие  системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить  в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы  следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в  качестве наилучшей её меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет  автоматизировать работу с документами  любых типов и практически  на всех стадиях жизненного цикла, начиная  от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для СГМУП «Городской рынок». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.