Документационной обеспечение управления

 

 

Контрольная работа

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

 

 

Вариант№11 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................3

 

1. Классификация распорядительных документов........................................4
2. Этапы подготовки распорядительных документов...................................6
3. Правила оформления распорядительных документов..............................8

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................15

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ............................................16

ПРАКТИЧЕСКИЕ  ЗАДАНИЯ.............................................................................17

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Работа любой организации отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Можно дать классификацию систем документации: организационные документы; распорядительная документация; информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация; плановая документация; отчетно-статистическая; кадровая документация; бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов организаций, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место, поскольку регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления организации обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

В настоящей работе автор  подробно рассмотрит систему распорядительной документации.

Цель работы – рассмотреть  этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.

Задачи работы:

во – первых, дать классификацию распорядительных документов;

во – вторых, определить этапы подготовки распорядительных документов в зависимости от условий принятия решений;

в – третьих, рассмотреть правила оформления распорядительных документов.

 

1. Классификация распорядительных документов

 

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

-организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

-распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

-информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Несмотря на характер и содержание деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы, которые содержат решения от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся  на:

1) правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

3) правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Виды распорядительных документов в зависимости от органа его принявшего и его внешней формы-наименования: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации (например, постановление Правительства) издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы представительной и исполнительной власти городов и районов — постановления, решения, распоряжения (например, решение Совета городского округа город Стерлитамак, постановление главы администрации городского округа город Стерлитамак).

Администрация учреждений, организаций и предприятий —  приказы, распоряжения, указания (например, приказ о приеме на работу, увольнении, поощрении).

 

2. Этапы подготовки распорядительных документов

 

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, распоряжений, указаний – включает несколько этапов:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2. Сбор и анализ информации по вопросу. Источниками такой информации могут быть: законодательные и иные нормативные правовые акты, оперативная документация организации, документы, поступающие из других организаций, архивные документы, публикации в периодической печати, научные материалы и др.;

3. Подготовка проекта распорядительного документа. Первоначально проект распорядительного документа оформляется не на бланке, так как он должен будет пройти этап согласования, в результате которого в проект документа могут быть внесены изменения. Текст проекта документа составляется по тем же правилам, что и окончательный текст документа, оформляемого на бланке. В верхнем правом углу проставляется слово «Проект». Другие реквизиты (подпись, дата и др.) в проекте документа не оформляются;

4. Согласование проекта документа. Это этап внутреннего и при необходимости - внешнего согласования (экспертизы решения в других организациях). Визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа или на обороте последнего листа документа. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение или замечания. В последнем случае виза дополняется надписью «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются» и др. Замечания редакционного характера вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа;

5. Доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;

6. Принятие решения (подписание документа);

7. Регистрация распорядительного документа;

8. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения до исполнителей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Правила оформления распорядительных документов

 

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его  структурного подразделения), действующим  на основании единоначалия в целях  разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может  касаться широкого круга организаций  и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении  структуры и штатов, в целях  утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости  регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного  и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение  взысканий и поощрения работников.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов и указанием на верхнем  поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая  основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Уфе", "Об изменении устава общества".

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа  послужил законодательный или нормативный  правовой акт вышестоящей организации  или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части  указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных  на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются  цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие  причиной издания приказа.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.

Констатирующая часть  отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть  должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть  делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько  исполнителей и выполнение различных  по характеру действий. Пункты, которые  включают управленческие действия, носящие  распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа  должен начинаться с указания должности  и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления  производства и внедрения информационных  систем Воробьеву К.В. подготовить  проект "Технического задания…".

Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и  оформляется как дата завершения исполнения. Например: “Срок представления 15.07.2003.”

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: "5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Гайсину Т.К.".

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и  заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит  вместе с проектом приказа.

До представления на подпись  проект приказа визируется всеми  заинтересованными подразделениями  и должностными лицами. Визы проставляются  на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа  или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа  имеются приложения справочного  или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа  в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: "(приложение 1)", "(приложение 2)". На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.