Автор: Пользователь скрыл имя, 05 Ноября 2012 в 23:52, реферат
Система управления торговой фирмой включает в себя три уровня. Уровни менеджеров соответствуют уровням управления. В ООО "Ярош" руководителей традиционно делят на группы: 1. Технологический уровень - ежедневно осуществляющие операции и действия (продавцы, технический персонал, кассиры).
Система управления торговой фирмой включает в себя три уровня. Уровни менеджеров соответствуют уровням управления. В ООО "Ярош" руководителей традиционно делят на группы: 1. Технологический уровень - ежедневно осуществляющие операции и действия (продавцы, технический персонал, кассиры). 2. Управленческий уровень - координируют работу внутри организации, согласовывая разные формы деятельности (директор магазина). 3. Институционный уровень - занимаются разработкой долгосрочных планов, установлением целей, изменениями политики организации, ее связями с другими организациями (Генеральный директор, заместители ген.директора, юристы). Эти группы соответствуют трем уровням управления: 1) низовое звено, 2) среднее звено, 3) высшее звено. Рассмотрим характеристики каждого уровня. Руководители низкого уровня Руководители низового звена, или первого ранга, имеют много общего независимо от того, в какой сфере они работают. Руководители этого ранга выполняют следующие функции: 1) осуществляют контроль за выполнением заданий; 2) постоянно получают информацию о ходе выполнения заданий; 3) распоряжаются выделенным им товарами и оборудованием, несут ответственность за его сохранность; 4) распределяют задания среди работников (заведующие секциями работают совместно с продавцами). Руководители этого ранга замещают должности, имеющие следующие названия: заведующей секцией, заведующий отделом, менеджер первого уровня, младший начальник. Этот уровень управления присутствует во всех организациях. В среднем срок выполнения заданий руководителем такого уровня небольшой - около двух-трех недель. Как правило, этим руководителям в основном приходится общаться со своими подчиненными, что требует от них соответствующих качеств, которые должны учитываться администрацией ООО "Ярош" при приеме на работу. Руководители среднего звена. В большой организации, имеющей несколько уровней управления, может быть и несколько уровней руководящего среднего звена. Чаще всего их два или три (как в нашей организации): верхний и низший. К этим должностям относятся заместители директора фирмы. Руководители этого ранга возглавляют крупные подразделения организации, например отделы (юридический, торговый). Руководители среднего звена, как правило, выполняют следующие функции: 1) выполняют работу руководителя высшего звена, если этой должности переданы соответствующие полномочия; 2) принимают решения по работе своего подразделения; 3) определяют возникающие проблемы, выносят их на обсуждение; 4) организуют разработку предложений по улучшению работы; 5) подготавливают информацию для вышестоящего руководителя и для своих подчиненных; 6) доводят решения вышестоящего руководителя до своих подчиненных, реализуют их.
Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:
-общие положения;
-организационное единство;
-регламент деятельности;
-финансово - материальная база;
-отчетная и ревизионная деятельность;
-порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.
-наименование министерства или ведомства;
-название организации;
-название вида документа;
-дата, номер;
-место издания;
-гриф утверждения;
-текст;
-подпись руководителя.
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
На основании должностной
инструкции разрабатывается трудовой
контракт с работником. Трудовой контракт
и должностная инструкция используются
при разрешении конфликтных ситуаций
между работодателем и работник
-общие положения;
-должностные обязанности;
-права;
-ответственность.
В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
-Реквизиты формуляра должностной инструкции:
-наименование министерства или ведомства;
-наименование организации;
-наименование вида документа;
-дата, номер;
-место издания;
-заголовок в именительном падеже;
-гриф утверждения;
-текст;
-подпись автора;
-визы.
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.
Проект положения
Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:
-общие положения;
-основные задачи;
-функции;
-права;
-организация работы.
Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:
-наименование ведомства,
-название организации,
-наименование структурного подразделения,
-гриф утверждения,
-наименование вида документа - положение,
-дата, номер,
-место издания (город),
-заголовок,
-текст,
-подписи,
-гриф согласования,
-визы.
Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
-организация работы предприятия;
-взаимные обязанности работников и администрации;
-предоставление отпусков;
-командирование сотрудников;
-внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
2.Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Системы документации организации.
Основные нормативно-
как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).
Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в советский период.
Обязательность
Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтерский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры".
Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.
Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.