Система управления организацией

Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения;

Цели и задачи;

Функции;

Права и обязанности;

Руководство;

Взаимоотношения с другими  подразделениями.

Положения подписывают  должностные лица, являющиеся непосредственными  разработчиками (например, начальник  структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению  документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется  на общем бланке организации и  должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к  тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда  и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности  сотрудников организации и разрабатываются  на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный  состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется  на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная  численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных  единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем  бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий  порядок деятельности руководства  организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламенты обсуждаются  в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются  с юридической службой, подписываются  руководителем организации или  руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др.

Все распорядительные документы  должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть  является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть  излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она  начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» (решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и, таким образом, отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.

Распорядительная часть  может делиться на пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами. В  каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

В конце текста распорядительного  документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

Решение - это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем  коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Распоряжения делятся  на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем  организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа - ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Анализ бланков

 

В целях устранения недостатка в оформлении и  изготовлении  бланков руководствоваться следующими правилами: Строго соблюдать требования нормативных актов, регламентирующих обязательные реквизиты бланков. Учитывать замечания и  уточнения к общим техническим требованиям к бланкам ценных бумаг. Бланки ценных бумаг (за исключением чеков) с купонами должны иметь формат А4+А4; F4+1/2А4; А5+А5; А5+1/2А5. Косина полей, дробление (разрывы линий) изображений при печати не  допускаются.  Как  тонкие,  так  и  широкие  линии должны быть однородны. Гильоширные  узоры должны быть непрерывными напротяжении всего сюжета. Печать  наложенных  друг  на  другамногоцветных гильоширных элементов  должна  выполняться  с  точной приводкой,  позволяющей  пользователю  идентифицировать совмещение элементов. Бланки с видимыми различиями не допускаются. Например, наложенные  друг  на  друга  круглые  розетки  должны иметь единый центр.

Многоцветные гильоширные композиции изготавливаются посредством нанесения двух и более дополняющих друг друга гильоширных элементов в разных цветах один на другой, т.е. рисунки скоординированы между собой и дополняют друг друга. Такое качество должно  легко идентифицироваться.  Наложение произвольно выбранных элементов не допускается.

Оригиналы гильоширных  сеток  должны иметь сложную геометрию и характерный размер  шага  не  более  1 - 2 мм. В нерегулярных элементах не более одного цикла изменения. Не допускается применение  ломаных линий, применение в качестве нерегулярных рисунков   простых   полярных   (круговых) элементов,  а также композиций, состоящих в  основном  из   прямых или изогнутых параллельных   линий  и  линий,  выполненных  вручную. Исключение составляют выполненные художником сюжетные  штриховые  изображения (пейзажи, портреты и т.п.).

Не менее 70% площади бланков ценных бумаг должны  занимать гильоширные  композиции,  представляющие собой комбинацию тонких и

взаимопереплетающихся линий. Гильоширные  композиции  могут  быть

позитивными  (контурными) и негативными (директными). В контурныхэлементах  толщина  преобладающих линий должна составлять  40-70 мкм, в директных - 50 - 90 мкм.

Лицевой фон  должен состоять из комбинаций двухцветных фрагментов  (в  том числе сеток). Применение мультиматных сеток и

рисунков,  выполненных  вручную, должно быть ограничено 30% площадилицевого фона. Для бланков ценных  бумаг  ирисовая  печать  обязательна,  как минимум, для одной из наложенных друг на друга сеток.

Оборотный фон может состоять из однокрасочной сетки. Рамка должна располагаться, по крайней мере, вдоль двух сторон ценной бумаги и включать в себя как  директные, так и  контурные элементы.

В композицию ценной бумаги  должен  быть  включен  микротекст. Высота  шрифта контурного микротекста не должна превышать 250 мкм, директного - 300 мкм.

Композиции ценных   бумаг  подразделяются  на  оригинальные  и

нейтральные (типовые).

Оригинальная композиция  создается  только  для  определенного

эмитента и  уникальна по рамке, фону и другим элементам оформления. При нейтральной композиции индивидуализация бланка достигается за счет использования нескольких индивидуальных сложных гильоширных элементов, обладающих тонкой графикой и высоким качеством. Нейтральная композиция может использоваться исключительно для именных ценных бумаг номиналом до 1 млн. руб.

Ценные бумаги именные номиналом до 1  млн. руб. должны изготавливаться на бумаге,  содержащей не менее 30% хлопкового или

льняного волокна. Ценные бумаги  именные  номиналом свыше 1 млн.  руб.,  а также предъявительские и  ордерные  должны  изготавливаться  на  бумаге, содержащей на менее 50% хлопкового или льняного волокна.

Бумага должна иметь двутоновый (просветно-затененный)  водяной знак, обладающий выраженной контрастностью, обеспечивающей его надежный визуальный контроль.

Для ценных  бумаг должен применяться индивидуальный двутоновый

водяной  знак  либо  изготовителя  ценных  бумаг,  либо  эмитента. Исключение составляют чеки. Кроме вышеперечисленных обязательных параметров,  бумага может иметь  дополнительные  особенности,  повышающие ее защищенность от подделки и облегчающие определение ее подлинности.

Бланки именных  ценных бумаг должны быть отпечатаны офсетной и высокой печатью. Возможно использование  металлографской  печати. Серийный номер должен быть отпечатан высокой печатью.

При офсетном способе изготовления предъявительских и  ордерных ценных бумаг бланки должны обладать высокозащищенными трудновоспроизводимыми технологическими и  химическими  признаками подлинности.

Реквизиты бланков ценных бумаг, установленные в соответствии с действующим законодательством, должны печатать типографским способом  (дата  и  номер  регистрации,  номер   выпуска,   размер уставного фонда и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Прохождение производственной практики является важным элементом учебного процесса по подготовке специалиста в области документоведения. Во время её прохождения будущий документовед применяет полученные в процессе обучения знания, умения и навыки на практике. Основными задачами производственной практики являются: - получение практического опыта работы в качестве документоведа - улучшение качества профессиональной подготовки - закрепление полученных знаний по общим и специальным правовым дисциплинам - проверка умения студентов пользоваться законодательством. Широкий охват различных видов документов, с которыми мне пришлось сталкиваться на практике, позволил мне усвоить теоретический материал, полученный на занятиях в институте.

Мне практика помогла  научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы документоведа компании.  В  частности,  я научилась составлять приказы, распоряжения, акты, должностные инструкции, анализировать их содержание и их форму. Я поняла, что на  практике  будет  востребована основная  часть  знаний, полученных мной на занятиях. Также большую помощь в  решении  поставленных  задач  оказала  мировая  сеть. Интернет, в  которой  можно  в  настоящее  время  найти  множество  полезной информации в области делопроизводства, а также, которая является средством  деловой электронной переписки.