Документационное обеспечение управления

 

Содержание

 

1. Основные этапы  подготовки документов к архивному  хранению 3

2. Приведите  образец должностной инструкции    7

Список использованной литературы      14

 

1. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению

 

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.).

 

Составление описей дел

На завершенные  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

В каждом структурном  подразделении описи на дела постоянного  хранения составляются ежегодно при  методическом руководстве архива организации. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

16.3. При составлении  описи дел соблюдаются следующие  требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.

 

Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения  и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выдача дел  подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

Передача  дел в архив организации

Для обеспечения  сохранности документов в организации создается архив.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами  Федеральной архивной службы России, положением об архиве.

Дела постоянного  срока хранения передаются в архив по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат  уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях  по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или номенклатурам дел.

Передача дел  в архив осуществляется по графику, составленному архивом. Прием каждого  дела производится заведующим архивом  в присутствии работника структурного подразделения. На  экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее,  делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра  описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата  приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника,  передавшего дела. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.

 

2. Приведите образец  должностной инструкции

 

УТВЕРЖДАЮ

      Директор         

_______________ И.О. Фамилия

«___» ______________ 20__ г.

 

 

 

 

Должностная инструкция

преподавателя

 

 

 

1. Общие  положения

 

1.1. Преподаватель  относится к категории специалистов.

1.2. На должность преподавателя  принимается лицо:

- имеющее высшее профессиональное  образование или среднее профессиональное  образование по направлению подготовки "Образование и педагогика" или в области, соответствующей преподаваемой дисциплины, без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование и дополнительное профессиональное образование по направлению деятельности в образовательном учреждении без предъявления требований к стажу работы;

- не лишенное права  заниматься педагогической деятельностью  в соответствии с вступившим  в законную силу приговором  суда (часть вторая статьи 331 Трудового  кодекса РФ);

- не имеющее или не  имевшее судимости, не подвергающееся или подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, а также против общественной безопасности (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);

- не имеющее неснятой  или непогашенной судимости за  умышленные тяжкие и особо  тяжкие преступления (часть вторая  статьи 331 Трудового кодекса РФ);

- не признанное недееспособным  в установленном федеральным законом порядке (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);

- не имеющее заболеваний,  предусмотренных перечнем, утверждаемым  федеральным органом исполнительной  власти, осуществляющим функции  по выработке государственной  политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ).

1.3. Преподаватель должен  знать:

- приоритетные направления  развития образовательной системы  Российской Федерации;

- законы и  иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную  деятельность;

- Конвенцию  о правах ребенка;

- содержание  учебных программ и принципы  организации обучения по преподаваемой  дисциплине;

- основные технологические  процессы и приемы работы на должностях в организациях по специальности в соответствии с профилем обучения в образовательном учреждении, а также основы экономики, организации производства и управления;

- педагогику, физиологию, психологию и методику профессионального  обучения;

- современные  формы и методы обучения и  воспитания обучающихся;

- теорию и  методы управления образовательными  системами;

- современные  педагогические технологии продуктивного,  дифференцированного обучения, реализации  компетентностного подхода, развивающего обучения;

- методы убеждения,  аргументации своей позиции, установления  контактов с обучающимися разного  возраста, их родителями (лицами, их  заменяющими), коллегами по работе;

- технологии  диагностики причин конфликтных  ситуаций, их профилактики и разрешения;

- основы экологии, экономики, социологии;

- основы работы  с текстовыми редакторами, электронными  таблицами, электронной почтой  и браузерами, мультимедийным оборудованием;

- основы трудового  законодательства;

- Правила внутреннего  трудового распорядка образовательного учреждения;

- правила по  охране труда и пожарной безопасности.

1.4. Преподаватель  в своей деятельности руководствуется:

- Уставом;

- настоящей  должностной инструкцией;

1.5. Преподаватель  подчиняется непосредственно заместителю  директора по учебной работе.

1.6. В период  отсутствия преподавателя (отпуска,  болезни, пр.) его обязанности  исполняет работник, назначенный  в установленном порядке, который  приобретает соответствующие права  и несет ответственность за  неисполнение или ненадлежащее  исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. Преподаватель  относится к профессиональной  квалификационной группе должностей  педагогических работников четвертого  квалификационного уровня (Приказ  Минздравсоцразвития России от 5 мая 2008 г. N 216н)¹.

2. Функции

 

2.1. Обеспечение  обучения в соответствии с  требованиями федеральных государственных  образовательных стандартов.

2.2. Обеспечение  охраны жизни и здоровья обучающихся  во время образовательного процесса.

 

3. Должностные  обязанности

 

Преподаватель исполняет следующие обязанности:

3.1. Проводит  обучение обучающихся в соответствии  с требованиями федеральных государственных  образовательных стандартов.

3.2. Организует  и контролирует их самостоятельную  работу, индивидуальные образовательные траектории (программы), используя наиболее эффективные формы, методы и средства обучения, новые образовательные технологии, включая информационные.

3.3. Содействует  развитию личности, талантов и  способностей обучающихся, формированию  их общей культуры, расширению социальной сферы в их воспитании.

3.4. Обеспечивает  достижение и подтверждение обучающимися  уровней образования (образовательных  цензов).

3.5. Оценивает  эффективность обучения предмету (дисциплине, курсу) обучающихся,  учитывая освоение ими знаний, овладение умениями, применение полученных навыков, развитие опыта творческой деятельности, познавательного интереса, используя компьютерные технологии, в т.ч. текстовые редакторы и электронные таблицы в своей деятельности.