Информационное обеспечение управления организацией

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики организации требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

В современных условиях информационное обеспечение стало важной областью, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В настоящее время  в России научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.

Одна из главных задач  современной организации - опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит совершенствование информационного обеспечения управления фирмы. Принятие управленческих решений часто вызывает затруднения из-за отсутствия у руководителей адекватной информации, необходимой для их обоснования. С этих позиций, правильность принимаемых управленческих решений и, как следствие, достижение стратегических и тактических целей предприятия, во многом обусловлены и зависят от достоверности циркулирующей на предприятии информации, от рациональности информационной инфраструктуры. В этой связи вопросы информационного обеспечения управления эффективностью предприятия приобретают ключевое значение. С другой стороны, расширение внешнеэкономических связей предприятий привело к осознанию необходимости преобразований в системе учетной информации, адекватных международным принципам и стандартам ее формирования, и заставляет уделять повышенное внимание этой проблеме и определять ее как одну из важнейших.

Цель данной курсовой – проанализировать основные пути совершенствования информационного обеспечения управления фирмы.

Исходя из выше поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть сущность информационного обеспечения;

- проанализировать основные информационные технологии, использующиеся для информационного обеспечения управления фирмы;

- определить основные  пути совершенствования информационного  обеспечения управления фирмы.

Объект исследования – информационное обеспечение фирмы.

Предмет исследования — системы информационного обеспечения управления.

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1. Сущность информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса¹.

От совершенствования  информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия  расходов за счёт снижения: - фонда заработной платы; - коммунальных услуг; - стоимости программного обеспечения; - расходов на почту; - расходов на оформление договоров; - расходов на перераспределение сырья.

2) Устранение возможных  расходов в будущем: - избежание будущего роста численности персонала; - уменьшение требований к обработке данных; - снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные  выгоды: - улучшение качества информации; - повышение производительности; - улучшение и ускорение обслуживания; - новые производственные мощности; - более уверенные решения; - улучшение контроля; - уменьшение просроченных платежей; - полное использование программного обеспечения.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

В процессе управления постоянно  происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя².

На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

- качество, достоверность  и оперативность получения информации;

- знания, опыт, личные  качества руководителя;

- квалификационный состав  подчинённых;

- ситуация на рынке.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса³.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением.

Состав, содержание и  качество информации, которая привлекается к руководителю, имеет определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 

 

 

 

 

1.2. Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления⁴.

Эффективное применение ЭВМ зависит  от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовленности среды применения.

Оснащение электронной  техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: - повышает эффективность проектно-конструкторских работ; - обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; - заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; - в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным  при эффективном размещении и  хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы⁵.

Пользование банками  данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки  информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Совершенно очевидным  стал тот факт, что сегодня при  работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре  клиент-сервер;

- систем сканирования  и распознавания текста;

- систем управления  базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

 

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

2.1. Внутрифирменная система управления информацией

В деятельности крупных организаций передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих организаций внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.