Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

 

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное образовательное  учреждение

 высшего  профессионального образования

 

«ЧЕЛЯБИНСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ  КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

Выпускная квалификационная работа

 

 

Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

(На примере Сургутского городского  муниципального 

унитарного предприятия  «Городской рынок»)

 

                                                                 

                                                              

 

Выполнил  студент:

заочного обучения

6 курса  группы 806/Cр-06 Института заочного обучения по

специальности «Документоведение  и документационное обеспечение  управления» 

Глейм Анастасия Александровна

 

Научный руководитель:

Преподаватель кафедры  документоведения и музееведения

Кувшинова Ольга Владимировна                                         

                                                                                      

                                                                                          Рецензент:

 

                    Директор Сургутского городского

                                                                                                      муниципального унитарного

  предприятия «Городской рынок»

Симонян Арменак Абовович

Выпускная квалификационная работа защищена

«____»_____________2011 г.

оценка______________            

Председатель  ГАК: __________ С.В. Пылаев

Челябинск, 2011

                                                                     

                                                                                                                                                                    

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и информационного обеспечения управления (далее - ИОУ) предприятия, при помощи которых процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. [27, с. 12]

К сожалению, в настоящее время  для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и чётко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы  документационного обеспечения  управления предприятия не теряет своей актуальности и на сегодняшний день.

Теоретической и методологической основой исследования настоящей квалификационной работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем ДОУ и ИОУ на предприятии.

Проблемы организации и совершенствования  системы документационного обеспечения управления нашли отражение в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Актуальность темы квалификационной работы определила её цель, задачи и структуру исследования.

Целью квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного и информационного обеспечения управления на примере сургутского городского муниципального унитарного предприятия (СГМУП) «Городской рынок».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Исследовать теоретические основы  системы документационного и информационного обеспечения управления и определить их место в системе управления предприятием;

2. Провести анализ имеющейся системы документационного и информационного обеспечения управления предприятием СГМУП «Городской рынок» и дать ей соответствующую оценку;

3. Выявить актуальные проблемы системы ДОУ и ИОУ в организации и разработать рекомендации по их совершенствованию.

4. Дать экономическое обоснование совершенствования системы ДОУ и ИОУ в СГМУП «Городской рынок».

Объектом исследования является система ДОУ и ИОУ, предметом исследования – система ДОУ и ИОУ в СГМУП «Городской рынок».

База исследования – СГМУП «Городской рынок», коммерческая организация, занимающаяся коммерческой деятельностью (оказание транспортных услуг, организация и проведение ярмарок, торгово-закупочная деятельность, инвестиционная деятельность, строительная деятельность), оказывающая гостиничные и посреднические услуги физическим лицам, индивидуальным предпринимателям и организациям по реализации товаров и услуг.

Структура квалификационной работы такова: работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений. Работа выполнена на 74 страницах.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи квалификационной работы, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические  основы совершенствования системы  ДОУ и ИОУ, раскрыты основные понятия, определена структура и место ДОУ и ИОУ в системе управления предприятием.

Во второй главе настоящей квалификационной работы дана краткая характеристика СГМУП «Городской рынок», проведено исследование имеющейся системы ДОУ и ИОУ, дана оценка их состояния в организации и выявлены их актуальные проблемы.

В третьей главе квалификационной работы определено содержание и основные пути совершенствования системы ДОУ и ИОУ в СГМУП «Городской рынок», дано экономическое обоснование совершенствования системы ДОУ и ИОУ на предприятии СГМУП «Городской рынок».

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1.1. Сущность, значение и особенности документационного  обеспечения управления предприятием

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. [22]

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [32] Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы. [32] Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. В свою очередь термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. [20, с. 18]

По мнению Т.В. Кузнецовой ДОУ предполагает не только создание документов, но также  и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [25 .с. 24]

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. [18, с. 14]

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. [18, с. 15]

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

1) документирование;

2) организация работы с документами  (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю.Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия  – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. [37, с. 26]

С другой стороны, документационное обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой обеспечение  кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с  требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. [18, с. 19] Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Рис. 1. ДОУ и его важнейшие составляющие

 

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация  – это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Схематично место подсистемы документационного  обеспечения управления в системе  управления организацией представлено на рисунке 2.

 

 

Рис. 2. Место подсистемы документационного обеспечения  управления в системе управления организацией

 

Согласно логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного  обеспечения управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова  и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение  как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах  системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом. [35, с. 27]

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы  документационного обеспечения  управления персонала относятся:

- наличие большого  количества составных элементов,  связанных между собой информационными  каналами передачи данных;

- наличие общей цели  управления для всей системы  и частных целей для системы  любого уровня, подчиненных общей  цели;

- расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

- наличие персонала  в качестве элементов управления  и контроля на всех уровнях  иерархии большой системы и  в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

По мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» и «Термика» ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия. [15]