Система управления организацией

    1.Система  управления в организации.

    Система¹ [3, c.18] – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

    Управление² [3, c.18] – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

    При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1.выход основной системы.

2.воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3. канал обратной связи.

4.блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие

    Очевидно, что именно система управления организации  имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.

    В настоящее время в составе  системы управления организации  выделяют следующие подсистемы³ [5, c.251]:

1. структура  управления;

2. техника  управления.

3. функции  управления.

4. методология  управления 

    Систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

    Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

    - функциональную и организационную  структуру, схему организационных  отношений, профессионализм персонала;

    - компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы. Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

    Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему  коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

    Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

    Наибольший  интерес представляет структура  управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

    Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов⁴ [6, c.245]:

    1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

    2. Организация – это административная пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

    3. Организация – бюрократия, где  человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

    4. Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах  двадцатого столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

    5. Всё большую роль, как указывалось  выше, в организации начинает  играть технологическая основа. Организация – это социотехническая  система, т.е. взаимодействие группы  людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система.

    Таким образом, организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система. 

    2. Анализ системы управления организацией на примере ООО «УАЗ-Автотранс»

         2.1 Характеристика ООО «УАЗ-Автотранс»

    Общество  с ограниченной ответственностью «УАЗ-Автотранс» создано 22 октября 2002 г. в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным  законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество имеет Устав, утвержденный Решением Учредителя №1 от 28.10. 2004. Учредителем Общества является физическое лицо. Для обеспечения деятельности Общества создан уставный капитал в размере 10 000 рублей за счет вклада учредителя денежными средствами.

    Форма собственности: частная.

    Полное  фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «УАЗ-Автотранс». Сокращенное наименование Общества: ООО «УАЗ-Автотранс».

    Местонахождение Общества: 432049, г.Барнаул, ул. Азовская 99.

    Целью деятельности Общества является получение  прибыли.

    Общество  осуществляет любые виды деятельности, не запрещенные, законом, в том числе  предметом деятельности общества являются: перевозка грузов автомобильным транспортом; перевозки пассажирские, багажа, грузобагажа и грузовые перевозки; услуги строительно-дорожными машинами, автоуслуги; транспортно-экспедиторские, погрузо-разгрузочные, такелажные, складские работы и услуги; деятельность по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств, осуществляемая на коммерческой основе, в том числе: услуги по техническому обслуживанию и ремонту легковых и грузовых автомобилей, автобусов, кузовов, рабочих органов, оборудования и оснастки специальных и специализированных автотранспортных средств.

    Главным критерием развития ООО «УАЗ-Автотранс» является:

- улучшение качества обслуживания клиентов компании;

- увеличение парка собственного подвижного состава и скорости доставки;

-снижение стоимости услуг.

       Основные рынки сбыта:

- г. Барнаул

- Алтайский край

    Основные  конкуренты предприятия:

ООО «СтройАвто» (г.Барнаул, ул. Брестская, 80);

ООО «Симбирск-Автотранс» (г.Барнаул, Московское шоссе, 24);

«Симбирский УТЭП» (г. Барнаулул. Урицкого, 23);

    Среднесписочная численность работников – 34 чел.

    Организационная структура ООО «УАЗ-Автотранс» представлена на рис.3.  

     

     Рис.3. Организационная структура ООО  «УАЗ - Автотранс». 

    Высшим  органом управления общества является общее собрание участников общества.

    Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом – директором Общества; избираемым (назначаемым) на общем собрании участников общества сроком на 5 лет.

    Структура управления ООО «УАЗ-Автотранс» является линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные – консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

    Звенья  управления показаны в табл.1.

    Таблица 1. Звенья управления организационной структуры ООО «УАЗ-Автотранс»

 

    Уровни  управления ООО «УАЗ-Автотранс»:

I. Высшее руководство организации:

- учредитель;

- генеральный директор.

II. Средний уровень отсутствует.

III. Менеджмент первого уровня:

- механик;

- главный бухгалтер.

    Достоинства структуры управления ООО «УАЗ-Автотранс»:

- освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением и др.;

- построение связей «руководитель – подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

    Недостатки  структуры:

- каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;

- отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между подразделениями;

- чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;

- аккумулирование  на верхнем уровне полномочий  по решению наряду со стратегическими, множества оперативных задач.  

          2.2. Анализ внешней среды ООО «УАЗ-Автотранс»

    Анализ  внешней среды⁵ [1, c.457]: представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана контролируют внешние по отношению к предприятию факторы, чтобы определить возможности и угрозы для фирмы. Анализ внешней среды помогает получить важные результаты. Он дает организации время для прогнозирования возможностей, время для составления плана на случай возможных угроз и время на разработку стратегий, которые могут превратить прежние угрозы в любые выгодные возможности.

    Внешняя среда ООО «УАЗ-Автотранс» по своей  структуре неоднородна и представлена средой прямого и средой косвенного воздействия. Анализ внешней среды  ООО «УАЗ-Автотранс» представлен в таблице 2, де рассматриваются факторы прямого и факторы косвенного воздействия.  

             Таблица 2         Анализ внешней среды ООО «УАЗ-Автотранс»