Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных  потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

- руководство теряет  целостную картину происходящего;

- структурные подразделения,  не имея информации о деятельности  друг друга, перестают слажено  осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

- это приводит к  падению производительности и  вызывает ощущение недостатка  в ресурсах: людских, технических,  коммуникационных и т.д.;

- приходится расширять  штат, вкладывать деньги в оборудование  новых рабочих мест, помещения,  коммуникации, обучение новых сотрудников;

- для производственных  предприятий увеличение штата  может повлечь изменение технологии  производства, что потребует дополнительных инвестиций;

- оказывается, что  штат увеличен, производительность  упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность  в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых  кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.[15]

Таким образом, система  документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет  собой создание документов, т.  е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы  с документами – обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного  хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

Таким образом, от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации, т.к. без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление на предприятии.

1.2. Обычные и электронные документы в системе ДОУ

Переход к экономике рыночного  типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности. Так, повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении, по мнению О.В.Живаевой, делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения  делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях. [19, с. 62]

Создание действенной системы  управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учёту документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. [24, с. 152]

В целях рациональной организации  документооборота все документы  распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой  сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются  в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации  и не предназначенные к выходу за её пределы составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой документооборота является его объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объём документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, её штатного состава и другие. [7, с. 27]

Установление порядка движения документов, или управление документацией  организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой  документной информации, её быстрый поиск и доведение её до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить  эффективную систему управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в  масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы  с документами и содержащейся в них информацией.

Как показывает практика, в настоящий  момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих территориально-отдалённые филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с  документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему  лицу;

- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

- большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная  реакция  на  новые воздействия; 

- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- противоречивость принимаемых  решений, невозможность обеспечить  быструю передачу исходных документов  и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из  резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории  работы с документами;

- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

- избыточные затраты на бумагу  и копирование для создания  нескольких копий одного документа. [13, с. 17 - 22]

Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В.Гайдуковой, как часто используемый подход, – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. [13, с. 19] Как показывает практика, данные меры работают только до определённого момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются её размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным путем решения  подобных проблем является автоматизация  делопроизводства и документооборота компании путём внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный доступ к  конфиденциальной информации;

- вероятность утраты больших  массивов ценной информации из-за  технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную  сеть вирусов, разрушающих систему  или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна из технических  проблем – быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не установлен порядок признания  юридической силы электронных  документов государственными органами  и судами;

- отсутствует официально признаваемая  методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

- отсутствуют методики экспертизы  ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными  электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации. В таблице 1 приведены основные из них. [46, с. 64 - 65]

Таблица 1

Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов

Критерии  сравнения		Бумажный документ	Электронный документ
1		2	3
1. Время транспортировки документа		Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так  далее	Время передачи по электронным каналам связи  исчисляется секундами и минутами
2. Справочно-информационная работа (поиск  информации в информационном  фонде по атрибутам документа  и содержанию)		Достаточно  трудоемка и зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов	Занимает  минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам
3. Требования к оформлению документов		Определены  стандартами и унифицированными формами	Требования не стандартизированы, регламентируется пока только ряд вопросов использования ЭЦП. Но требования к оформлению реквизитов должны быть более жесткими, так как для передачи по каналам связи и обмена информацией между разными системами необходимо обеспечить совместимость программно-технических средств, иначе передача информации может не состояться или она будет недоступной для восприятия
4. Придание  документу юридической силы	Решены практически  все вопросы придания юридической силы		ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе
5. Удобство  восприятия информации	Максимально оптимален  для восприятия информации		По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги [14. С. 135]
6. Возможность  работать с несколькими документами  одновременно	Возможна и позволяет  получить целостный взгляд на документ		Возможна  «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации
7. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент	На бумаге остаются следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и  тому подобное		Требуемый фрагмент можно выделить (например, цветным шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется
8. Возможность  сделать копию документа	Трудоемкость  процесса зависит от используемых технических средств: средства репрографии и полиграфии, микрофильмирования, сканирования		Трудоемкость  и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте или размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников
9. Утомляемость  при работе с документами (без  учета характера содержания информации)	Возможна работа в  течение нескольких часов без  перерыва		Большая утомляемость при работе с компьютером из-за нагрузки на зрение
10. Специально  оборудованное рабочее место  для восприятия информации	Специальных условий  не требуется, только приемлемое освещение		Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы
11.Информационная  безопасность и защита информации	Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта передачи  документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами		Используются  средства регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров [17, с. 38]
12. Сохранность  информации и ее доступность для восприятия человеком	Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное). При восприятии информации не требуются специальные устройства для её преобразования		Важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (в противном случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии. Отдельная проблема - обеспечение сохранности ЭЦП и срок действия сертификата подписи. Для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации
13. Сфера применения  документов	Применяются повсеместно		Используются  теми участниками коммуникаций (организациями  и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.