Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

- обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

Функции современной  службы делопроизводства на предприятии  определяются из целей и задач деятельности и включают полный объём работы.

2.2. Деятельность секретаря и его место в системе ДОУ СГМУП «Городской рынок»

В документационном обмене ДОУ СГМУП «Городской рынок» в соответствии с организационной структурой задействовано 10 подразделений. Согласно своим функциям, каждое из них разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие подразделения, а также внешним организациям и предприятиям.

В ДОУ СГМУП «Городской рынок» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 56 человек – только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют незаконченное высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведёт общее  документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2003 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В его обязанности  входит:

- бездокументное обслуживание  всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

- подготовка факсов  и их отправка;

- приём факсов;

- регистрация входящей  и исходящей корреспонденции;

- отправка исходящей корреспонденции;

- распечатка и размножение  материалов, создаваемых на предприятии;

- организация приёма  посетителей. [16]

Менеджер по персоналу  занимается оформлением документов кадровому делопроизводству.

Сотрудники фирмы часто  сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря и менеджера по персоналу в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В СГМУП «Городской рынок» ведётся регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в СГМУП «Городской рынок» представлены в таблице 2.

 

Таблица 2

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками  в СГМУП «Городской рынок»

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение  документа	1. Создание проекта  документа
2. Экспедиционная  обработка	2. Проверка секретарем  или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение  документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при необходимости)
Продолжение таблицы 2
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение  руководителем подразделения	4. Подписание  руководителем документа
7. Назначение  и передача исполнителю	5. Регистрация  документа
8. Исполнение  документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление  документа в дело
10. Направление  документа в дело

 

 

После ввода электронного образа документа путём сканирования в документную систему бумажный подлинник остаётся на оперативном  хранении (в текущем архиве) в  подразделении, к которому прикреплён данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные  образы которых вводятся в систему  документооборота СГМУП «Городской рынок», дальнейшая работа ведётся с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

Модель внешнего документооборота СГМУП «Городской рынок» представлена на рисунке 5.

Рис. 5. Модель внешнего документооборота СГМУП «Городской рынок»

 

После получения документа  секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа  производится на основе существующего  с заполнением регистрационной  учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит  процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование  проекта исходящего документа, который  осуществляется путём выдачи задания  исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

 

Рис. 6. Примерный маршрут  движения письма

в СГМУП «Городской рынок»

 

Схематически работу с исходящей и входящей документацией  на примере письма в СГМУП «Городской рынок» можно изобразить так, как представлено на рисунке 6.

Работа с внутренней документацией в СГМУП «Городской рынок» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания  на разработку

2. Подготовка проекта  документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчёт об исполнении

9. Помещение документа  в дело, текущее и архивное  хранение.

Исследование движения внутренней документации в СГМУП «Городской рынок» показывает, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что зачастую приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в СГМУП «Городской рынок» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В СГМУП «Городской рынок» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett–Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett–Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем (составленный с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД [2]). Можно также отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации». Документооборот СГМУП «Городской рынок» по данным 2009 года представлен в таблице 3.

Таким образом, объем документооборота в СГМУП «Городской рынок» по данным 2010 года составляет 2608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

 

 

 

Таблица 3

Документооборот СГМУП «Городской рынок» по данным 2010 года

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	328
Внутренние	434	1302	1736
Итого	902	2006	2608

 

Структура документооборота СГМУП «Городской рынок» графически представлена на рисунке 7.

 

Рис. 7. Структура документооборота СГМУП «Городской рынок»

в 2010 году

 

Как видно из рис. 7, наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов – исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота СГМУП «Городской рынок» за 2008 - 2010 годы представлена на рисунке 8.

Рис. 8. Динамика документооборота СГМУП «Городской рынок» за 2008-2010 гг.

 

Данные рисунка 8 показывают, что наблюдается тенденция роста  документооборота СГМУП «Городской рынок».

Объем документооборота в 2009 году по сравнению с 2008 вырос на 8,9%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом – всего на 5,0%.

2.3 Актуальные  проблемы системы ДОУ в СГМУП «Городской рынок»

Исследование системы  документационного обеспечения  управления персоналом СГМУП «Городской рынок» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в  системе документационного обеспечения  управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- на предприятии нет  инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда  сотрудников;

- не используются общегосударственные  нормативы по оформлению документов  и ведению делопроизводства: ГОСТы,  ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

- документы на предприятии  хранятся децентрализовано, что  затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также  информационно-справочную работу  по документам.

Общие бланки для составления  организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии  не применяется бланк формата  А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как  часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления  писем сотрудниками СГМУП «Городской рынок», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации  не составляются. Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют  реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата документа», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа», «Код фирмы», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк.

Из проведенного анализа  следует, что:

- документы в СГМУП «Городской рынок» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ;

- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

- следует организовать  централизованное оформление документов  секретарем, знающим требования  делопроизводства.

В СГМУП «Городской рынок» нет документально оформленного ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или её несвоевременному получению сотрудниками, т.к. на предприятии полностью отсутствует регистрация входящих и исходящих факсов.

Из вышесказанного следует, что в СГМУП «Городской рынок» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, зачастую минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство  предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства  носят устный характер.

Отсюда следует, что  необходимо разработать систему  регистрации входящих и исходящих  документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.