Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

 

          Утверждаю

Директор СГМУП 

«Городской рынок»

____________ А.А.Симонян

«_____»______________2010 г.

 

 

Должностная инструкция

Секретаря-делопроизводителя

 

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря - делопроизводителя.

1.2.Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом директора  предприятия по представлению начальника отдела кадров предприятия.

1.3.На должность секретаря-делопроизводителя назначается лицо, имеющее профессиональное начальное образование и специальную подготовку.

1.4.Секретарь-делопроизводитель непосредственно подчиняется директору предприятия.

5. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется:

• нормативными документами и методическими   материалами по вопросам выполняемой работы;
• Уставом предприятия;
• Правилами трудового распорядка;
• Приказами, распоряжениями директора предприятия (лица его замещающего);
• настоящей должностной инструкцией.

1.6.         Секретарь-делопроизводитель должен знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• машинопись;
• правила орфографии и пунктуации;
• порядок расположения материала при печатании различных документов;
• правила эксплуатации оргтехники, диктофонов, магнитофонов;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• основы организации труда;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего  трудового распорядка, правила техники безопасности и пожарной безопасности.
• правила и нормы охраны труда
• Положение о конфиденциальности информации в СГМУП «Городской рынок»
2. Обязанности

 

1.          Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия и структурных подразделений.
2. Ведение делопроизводства.
3. Организация приема посетителей.

Секретарь-делопроизводитель обязан:

• Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
• Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению сотрудников.
• Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
• Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.
• Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

•       Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным  

            устройствам.

• Печатать по указанию руководителя различные материалы.

• Вести делопроизводство, принимать поступающую, на имя руководителя 

            корреспонденцию, осуществлять ее  систематизацию в соответствии  с      

            принятым на предприятии порядком  и передавать после ее рассмотрения    

            руководителем в подразделения  или конкретным исполнителям  для  

            использования в процессе их  работы, либо подготовки ответа.

• Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

• Принимать документы на подпись руководителю.

• Организовывать прием посетителей.
•          Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, 
•          обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

• Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на ксероксе.
3. Права

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4. Обращаться к руководству для оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. На все льготы, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации и коллективным договором предприятия.

 

IV.  Результаты работы и ответственность

1. Основным критерием оценки работы секретаря является качественное     

        выполнение  возложенных должностных обязанностей согласно   

        установленным срокам.                                                      

2. Секретарь несет ответственность за ненадлежащее исполнение требований  

       настоящей должностной инструкции, в том числе за:

                  -     несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной

                         безопасности, техники безопасности на рабочем месте и производственной

                         дисциплины.

           - причинение материального ущерба, разглашение конфиденциальной

              информации – в пределах, определенных действующим административным,

              уголовным и гражданским законодательством РФ.

• 4.3. В зависимости от характера и последствий нарушений секретарь может быть

•        привлечен к материальной, дисциплинарной, административной или уголовной

•        ответственности в порядке, предусмотренном законодательством Российской

•        Федерации. 

 

 

                  Должностная инструкция разработана в соответствии с «Квалификационным справочником  должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998г. №37 (в ред. от21 января 2000г.)

 

 

Заместитель директора                                 Ф.И.О.

 

Начальник отдела кадров                             Ф.И.О.

 

Юрисконсульт                                               Ф.И.О.

 

Инженер по охране труда                             Ф.И.О.             

 

С инструкцией ознакомлен(а):                     Ф.И.О.

                                              

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

            

Сургутское городское муниципальное унитарное предприятие «ГОРОДСКОЙ  РЫНОК» ул.Островского, 14/1, г.Сургут, Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ-Югра, 628400 тел. (3462) 32-86-26, факс (3462) 32-73-53; е-mail: rinok@surguttel.ru   ____________________№___________________