Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

Второй путь – приобретение универсальной системы или пакета прикладных программ. Выбор систем такого рода ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Причина заключается в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые в последнее время изменения законодательства, форм отчётных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными. Коммерческая же деятельность отличается большим разнообразием в разных фирмах. Сильно варьируется сама логика работы, причём это бывает связано не только с разными отраслями или родами деятельности. Бизнес, как и всякое творчество, отражает индивидуальность мастера (исполнителя, игрока). Поэтому, универсальных пакетов для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, а не только бухгалтерии, немного. Как и бухгалтерские программы, они требуют настройки. Большая их часть «выросла» из бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о приобретении универсальной системы позволяет относительно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Третий путь заключается  в делегировании функций и  полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход довольно широко применяется в сегодняшних российских условиях. При правильном выборе фирмы-исполнителя достигаются ощутимые преимущества:

- экономия средств за счет применения решений, ядро которых прошло успешное внедрение в других фирмах. Цена таких систем ниже, чем у систем, разрабатываемых «с нуля»;

- профессионализм исполнения;

- сервисная поддержка;

- возможность развития системы в соответствии с усложнением бизнеса.

Имеются и потенциальные  опасности:

- потеря возможности развития системы;

- опасность потери информации из-за незнания внутренней структуры данных;

- зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя. [30, с. 11]

Вопрос о том, следует  ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами, непростой. Он связан не только с возможностями  выделения для этого необходимых средств. Мы считаем, что решение применить «покупную» систему – проявление высокого уровня зрелости организации. Это можно расценить как проявление цивилизованного разделения труда.

Профессионально сделанный  продукт, предназначенный для продажи, имеет одно важное качество, которое отличает его от текущей версии программы, разрабатываемой внутри коллектива-пользователя. Это – функциональная работоспособность. Что-то может не устраивать, но то, что в нем заложено и гарантировано разработчиком – работает.

Если же система разрабатывается  своими программистами, возникает соблазн  перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Конечно, при  наличии высокопрофессиональной группы программистов внутри фирмы и при хорошо организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы даёт определённые удобства. Одно из них заключается в необходимости сформулировать бизнес-правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, фирма, проводящая установку системы, предполагает, что требования уже должны быть сформулированы. Существуют поставщики, предлагающие комплексное решение. Они либо проводят реорганизацию бизнес-процессов самостоятельно, либо – привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Стоит отметить, что самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы тоже часто приводит к неприятностям, связанным с функционированием системы. Многих проблем можно избежать, заказывая систему у поставщика, работающего по принципу «всё из одних рук». [11, с. 41]

Итак, допустим, руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобретение программного обеспечения. Какую программу выбрать? По каким критериям?

Рассмотрим рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, как мы его себе представляем. Система должна обладать следующими свойствами:

1) Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. Мы считаем, что можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект — техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

2) Надёжность - во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

3) Возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

4) Степень автоматизации различных видов деятельности – полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

5) Интуитивность интерфейса – возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

6) Возможности интеграции с электронным документооборотом - реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота

7) Адаптированность к бизнесу клиента - степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

8) Доступность по цене. [11, с. 48]

Ряд программ, предлагаемых на рынке, имеет свою специфику. Так, особенностью комплекса программ, разработанных  петербургской фирмой «Монолит-Инфо» (ERP Монолит, Монолит: Персонал, Монолит: CRM), является возможность многовалютного учета, многоязычность и ориентация на международные стандарты учета (GAAP и др.), что определяет её популярность среди совместных и иностранных предприятий («Балтика», «Очаково», «United Bakers», «Славутич», «Wurth» и др.). [39]

Заметно выделяется среди  прочих предложений система «ЛокОффис» тем, что позволяет обеспечивать работу удаленных филиалов. Однако эта система реализована на системе управления базами данных Raima Data Manager, не являющейся реляционной, не поддерживающей распределение данных и тиражирование транзакций. Эти и другие свойства база данных Raima не позволяют реализовать на ее основе надежную систему управления динамично развивающейся средней или крупной фирмой. Однако для предприятий, не предусматривающих значительного роста и усложнения бизнеса, она представляет определённый интерес. [36]

Повсеместное распространение  получили программы фирмы 1С, поэтому  они заслуживают отдельного внимания. Они сочетают в себе доступную  цену и неплохие характеристики. Внедрение  программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли, кадровой работы существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки и последующего обслуживания, которые весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. К тому же для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля» предполагается последующее привлечение региональных представителей разработчика. По мнению автора настоящей квалификационной работы, из всей линейки продуктов компании 1С заслуживает внимание такой продукт, как 1С: Предприятие 8 «Управление производственным предприятием», предназначенный для использования в информационно-аналитических подразделениях предприятий. [34]

Выводы по первой главе. В работе менеджера в настоящее время всё чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие «новая информационная технология». Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (т.е. идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей – качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ СГМУП «ГОРОДСКОЙ РЫНОК»

2.1. Общая характеристика и оценка состояния системы ДОУ и ИОУ в организации

Сургутское городское  муниципальное унитарное предприятие (СГМУП) «Городской рынок» создано в соответствии с приказом комитета по управлению муниципальным имуществом администрации города Сургута от 04 февраля 1993 года № 14 (распоряжением Мэра города Сургута от 03.09.2002 г. № 2611).

Полное наименование предприятия – Сургутское городское  муниципальное унитарное предприятие  «Городской рынок». Сокращенное наименование СГМУП «Городской рынок».

Место нахождения предприятия: Россия, 628400, Тюменская обл., Ханты-Мансийский автономный округ, город Сургут, улица  Островского, 14/1. Функции учредителя и собственника имущества Предприятия от имени муниципального образования город окружного значения Сургут выполняет департамент имущественных и земельных отношений администрации города Сургута.

Предприятие является юридическим  лицом, коммерческой организацией, имеет  самостоятельный баланс, расчётный и иные счета в банках, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и указание на место нахождения Предприятия, вправе иметь штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

СГМУП «Городской рынок» осуществляет следующие виды деятельности:

- коммерческая деятельность (оказание транспортных услуг,  организация и проведение ярмарок,  торгово-закупочная деятельность, инвестиционная деятельность, строительная деятельность);

- гостиничные услуги;

- оказание посреднических  услуг индивидуальным предпринимателям  и организациям на реализацию  товаров и услуг (маркетинг  и консультации, оказание услуг  по предоставлению в аренду  торговых мест, складских помещений, торгового инвентаря, весоизмерительных приборов);

- услуги автостоянки  по парковке автотранспорта;

- внешнеэкономическая  деятельность. [16]

Структурная схема СГМУП «Городской рынок» выглядит так:

 

 

 

Рис. 4. Структурная схема СГМУП «Городской рынок»

 

На предприятии принято  с начала 2011 года такое штатное  расписание (см. Приложение А). В СГМУП существует смешанная форма организации делопроизводства, предполагающая выполнение одних делопроизводственных операций (приём, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в иных структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Управление делами создаётся в отделах предприятия как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

Основной целью службы делопроизводства, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

- постоянное совершенствование  форм и методов работы с  документами;

- сокращение документооборота;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства;