Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организации

Информатизация обеспечения  управления в современных условиях базируется в основном на использовании  вычислительной техники. Это – многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий. [8]

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение информационных компьютерных технологий  зависит от следующих условий:

- создания самих вычислительных машин;

- создания для них программного обеспечения;

- подготовленности среды применения. [41, с. 42]

Оснащение электронной  техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: значительно  повышает эффективность практически  любых работ, обеспечивает эффективное  внутрифирменное планирование, облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление связей с банками и финансовыми учреждениями и мн. др. [44, с. 108]

Во внутрифирменной  системе информации используются следующие  виды вычислительной техники:

- ЭВМ (персональные и микро-компьютеры, их разновидности);

- средства телекоммуникаций (кабельные и оптоволоконные линии, радио- и сотовые передатчики, роутеры, маршрутизаторы и другие устройства обработки и передачи информации);

- средства автоматизированной обработки текстовой информации (сюда отнесём самое разнообразное программное обеспечение). [8]

Как и при первом появлении, сегодня  ЭВМ используются, прежде всего, для  обработки данных, больших информационных массивов, для решения сложных  расчётных задач. Но в современных условиях компьютерную технику стали все чаще применяют для обработки нечисловой информации (графические, звуковые, видео- и мультимедийные источники информации) и термин «вычислительная техника» перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера. [44, с. 102]

В системе оперативного управления компьютеры чаще всего используются для:

- разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

- расчёта заработной платы;

- контроля за поступлением заказов;

- анализа данных о сбыте продукции;

- регистрации поступления платежей;

- ведения учёта и отчётности. [44, с. 124]

Важную роль играет использование  компьютеров в системе производственного контроля (например, установленные на контрольных участках датчики, подсоединённые к компьютерам, проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей, осуществляют сверку веса, размеров, допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций (в т.ч. сетевые технологии и Интернет) позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной  считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. [44, с. 126]

Автоматизированные системы  быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и  облегчения пользования ими. [6, с. 24]

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Так, информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и её производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих – основных пользователей базой данных. [49, с. 21]

Так, практически на всех предприятиях созданы (или создаются) базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Это позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации. Пользование базами данных резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем. [6, с. 40]

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки  информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной  автоматизированной системы включает последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой и иной информации;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации. [5, с. 52]

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой  возникновение и развитие новых  видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, администраторов. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

1.5. Пути совершенствования информационной системы

Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного  обеспечения анализа предъявляется  ряд требований. Это аналитичность информации, её объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся  система экономической информации независимо от источников поступления  должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней  практике организации учета, планирования и статистики на предприятии. Там  постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое  к организации информационного  потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (рассмотренных выше планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа  может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации – оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой её на компьютере и т.д.

Одно из требований к  качеству информации – это обеспечение  её сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии  исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование  данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления  или процесса требуется разносторонняя информация. При её отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс её поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система должна формироваться и  совершенствоваться с учетом перечисленных  выше требований, что является необходимым  условием повышения действенности и эффективности управления. [29, с. 58 - 64]

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание  и получение прибыли. Информационная система управления является своеобразной кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация – важнейший  стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает  неопределённость. А в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведётся, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да ещё для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Выясняется, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу, мало пригодна для оперативного анализа. Дело в том, что сведение баланса и подведение итогов производится не так часто, как это требуется в повседневной деятельности, и пользоваться данными обычной бухгалтерской системы в режиме, нужном менеджеру, становится очень сложно.

Учитывая постепенное  увеличение расстояния между источником первичной управляющей информации и конкретным исполнителем, любой  бизнес на определенном этапе своего развития становится недостаточно управляемым. При недостатке необходимой информации в удобной для руководства форме зачастую вдруг обнаруживается избыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных подсистем. Оказывается, что для управления отдельными «бизнесами» фирмы недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из них. Кроме того, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Иными словами, для успешного  развития нужна комплексная система  управления, объединяющая все аспекты  менеджмента, а не одну бухгалтерию. И это не только технологические задачи. Это, во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, - проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Существует три основных варианта решения проблемы внедрения  информационных систем.

Первый путь – разработка системы собственными силами. Этим путем идут многие организации. Очень  часто для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ (характерный  пример - макросы для Excel). Однако при усложнении бизнеса, такие средства перестают удовлетворять, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Создание же полноценной системы требует не только расхода больших средств, но и времени. Необходимо еще централизованное грамотное стратегическое управление развитием проекта. А это по плечу только крупным организациям. Развивающимся фирмам своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.