Разработка организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации «Прогресс»

 
 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

Институт  Социологии и управления персоналом

Кафедра Управления персоналом 
 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ 

по  дисциплине «     Основы управления персоналом      »

на тему

«Разработка организационного проекта  совершенствования  информационного обеспечения системы управления организации «Прогресс». 
 

Выполнил (а) студент (ка)

Очной     формы обучения

Специальности  управление персоналом

     4   курса 1 группы     

                                             (подпись)                                    (инициалы и фамилия)  

Руководитель  проекта

____________________               ____________           

(ученая  степень, звание)                              (подпись)                       (инициалы и фамилия) 
 

Москва 2006 г. 
 

Содержание 
 

Введение…………………………………………………………………………….3

1. Теоретическая  часть. Состав и содержание  организационного проекта совершенствования  информационного обеспечения системы  управления организации.

1.1. Теоретические основы понятия «организационное проектирование»……..4

1.2. Роль и место информационного обеспечения на предприятии…………….10

2. Аналитическая  часть. Предпроектная подготовка  разработки организационного проекта  совершенствования информационного 

обеспечения системы  управления организации.

2.1. Технико-экономическое обоснование необходимости разработки

оргпроекта…………………………………………………………………………..12

2.2. Разработка  задания на оргпроектирование…………………………………..25

3. Проектная  часть. Организационное проектирование  совершенствования информационного  обеспечения системы управления организации.

3.1. Разработка  оргпроекта…………………………………………………………27

3.2. Обоснование  социально – экономической эффективности  оргпроекта……35

4. Внедрение  организационного проекта………………………………………….38

Заключение………………………………………………………………………….40

Список литературы…………………………………………………………………41

Приложение 1……………………………………………………………………….42 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Информационное  обеспечение – одна из основных составляющих бесперебойной  работы любого предприятия. Ни 1 отдел не может без неё нормально и продуктивно функционировать.

     Информация  может поступать в организацию  или её отделы извне – это внешняя информация. Данный вид информации очень важен для организации. Ни одно предприятие  не может быть изолированно от внешней среды. Всегда необходимо знать, какие конкуренты у вас существуют на рынке, с какими потенциальными  партнерами и поставщиками вы могли бы вместе работать и т.д. Велика потребность работы с внешней информацией, например,  у таких отделов, как отдел маркетинга, отдел планирования и др. При этом к информации предъявляются обязательные требования: она должна быть точной, достоверной и предоставляться в нужное время и в необходимом объеме.

     Информация  также может быть внутренней. Эта  та информация, которая циркулирует  внутри предприятия. Этот вид информации не менее важен, чем предыдущий. Без составления каких-либо отчетов, ведомостей и документов предприятие не сможет составить, например, план дальнейшего развития, а следовательно, не сможет развиваться. Также существуют различные информативные документы, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники, а без эффективной системы информационного обеспечения это сделать не возможно.

     На  предприятии «Прогресс» необходимо провести оргпроектирование по совершенствованию  информационного обеспечения системы управления, чтобы предприятие могло продолжать максимально эффективно функционировать и развиваться. 

      Цели  оргпроектирования: 

• Улучшение качества внутреннего информационного обеспечения на предприятии прогресс;
• Улучшение качества внешнего информационного обеспечения на предприятии прогресс;
• Бесперебойная и максимально быстрая передача  (получение) требующейся информации;
• Достоверность и точность получаемой и передаваемой информации.

 

   Задачи  оргпроектирования: 

• Усовершенствование  старой системы информационного обеспечения различными способами.

1. Теоретическая часть.  Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 

1. Теоретические основы понятия «организационное проектирование».

 

     Четкое  определение функций - важнейший  исходный параметр для проектирования предприятия.

     Организационная структура и система управления должны обеспечить свободный поток информации снизу вверх.

     Признак высокого качества системы управления - возможность ее саморегулирования.

     Чем крупнее предприятие, тем большее  значение приобретают для него вопросы  планирования и оптимизации системы  управления и структуры. В крупных  компаниях, как отмечают многие отечественные  и зарубежные источники, со временем возникает не очень понятный феномен, называемый "снижением управляемости". Он выражается в том, что хорошо организованное преуспевающее предприятие не может развиваться дальше без снижения эффективности.

     Рассмотрим  более или менее общие принципы и правила проектирования новых и совершенствования существующих систем управления, организационных структур крупных и средних предприятий, обеспечивающие эффективную организацию.

     Функции - первичны, организационная структура - вторична. Четко сформулированные функции (функциональное назначение предприятия) - первый и крайне важный исходный параметр, к обеспечению которого должен стремиться разработчик, проектирующий систему управления и структуру фирмы (по терминологии, принятой в США, - это планировщик, в Западной Европе - ревизионный отдел, в Украине - консультанты по управлению). Функции предприятия должны отражать приоритетные стратегические цели его руководства. Неудачи многих предприятий объясняются тем, что при смене приоритетов под воздействием изменяющейся рыночной конъюнктуры и конкуренции структура остается прежней, не рассчитанной на их достижения. Корабль продолжает идти прежним курсом и сначала незаметно, а затем все явственнее отклоняется от вновь поставленной цели.

     Не  может быть идеальной типовой  структуры и системы управления, с одинаковым успехом функционирующей в разных местах и условиях, хотя бы уже в силу того, что в них будут задействованы разные люди. Признание этой закономерности обязывает осторожно подходить к оценке аналогов; Организационный проект фирмы должен быть перспективным, рассчитанным "на вырост", т.е. на достижение целей будущего, отсюда - необходимость ориентации на данные активного маркетинга и служб долгосрочного прогнозирования.

     Схемы организационной структуры следует  проектировать снизу вверх, образуя сначала основные производственные подразделения фирмы (филиалы), потом ремонтные, вспомогательные и обслуживающие подразделения, работающие в режиме сервиса для всей фирмы.

     Отсутствие  нормативов для проектирования имеет  и свою положительную сторону. Это дает возможность и даже обязывает разработчика проектировать любой элемент структуры альтернативно, в различных вариантах, просчитывая их сравнительную эффективность и выбирая оптимальный. Такой подход позволяет сравнить вариант создания собственных промышленных и сервисных подразделений в составе фирмы с возможностью покупки комплектующих материалов, изделий и услуг у существующих предприятий данного профиля. Следует рассчитать и соизмерить (по меркам будущего!) все плюсы и минусы обоих вариантов и сделать выбор. При этом надо иметь в виду, что когда фирма платит за материалы, изделия и услуги другим, она в цене продукции оплачивает и их прибыль. Производя эти же материалы и оказывая услуги своими силами, эту прибыль фирма оставляет у себя.

     Разработчик организационного проекта предприятия  должен учитывать, что в условиях сильной конкуренции организационная  структура и вся система управления должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрый и свободный  поток информации снизу вверх. Как свидетельствует практика стран Западной Европы и США, это является одним из решающих факторов, способствующих выживанию фирмы на рынке. Отсюда проистекает необходимость широкого делегирования полномочий и ответственности нижестоящим уровням.

     Наглядную схему структуры надо выполнять с соблюдением определенных правил. Очередность расположения производственных или управленческих единиц по горизонтали слева направо должна максимально отражать их технологически последовательное участие в производственном процессе и кооперацию. Сплошные линии, означающие линейное подчинение, должны быть только вертикальными, штриховые - отражать функциональные связи, информационные - кооперацию производственных единиц и работников аппарата в выполнении определенных функций. Работники и единицы одного уровня, например начальники отделов аппарата, располагаются на схеме на одной горизонтальной линии.

     Признаком хорошего баланса ответственности, прав и компетенции работника  является минимум его обращений  к своему руководству: он знает, как и что делать, и его прав для этого хватает. Но если работнику для исполнения своих обязанностей нужны не подчиненные ему ресурсы или на пути их выполнения возникают не устранимые им препятствия, то соответствующими полномочиями должен быть наделен его прямой начальник. Если же последний такими правами не наделен, то он в действительности не начальник для подчиненного, а один из "погонял", коих разработчик организационного проекта должен выявлять и устранять из структуры.

     При проектировании аппарата управления компании целесообразно максимально совмещать должности руководящих лиц по вертикали, например, вице-президент компании может быть одновременно директором одного из ее филиалов. Работа одного специалиста на двух указанных взаимосвязанных вертикальных уровнях позволяет:  

• сократить численность персонала;
• повысить производительность труда;
• глубже понимать роль и вернее оценивать работу филиала с точки зрения интересов всей компании;
• решать вопросы на верхнем уровне компании в интересах филиала;
• повысить компетентность высшего управленческого аппарата компании за счет его постоянной связи с производством;
• расширить самостоятельность филиала, поскольку его директор обладает более широкими правами как вице-президент компании;
• лучше знать состояние и проблемы производства, поскольку высший управленческий эшелон компании не отрывается от него, не замыкается в конторской среде.

 

     В среднем звене управления следует  практиковать совмещение должностей по горизонтали как внутри отделов, так и между отделами, имеющими тесные кооперационные связи (например, финансовый отдел и бухгалтерия). Подобное совмещение внутри отделов позволяет готовить заместителей на случай ухода с предприятия основного работника или его длительного отсутствия (например,по болезни). У каждого работника должен быть дублер, причем наибольший эффект достигается, когда они дублируют друг друга, обмениваясь при этом опытом и оказывая взаимопомощь.

     При комплектовании рабочих мест и численности  аппарата управления среднего звена  следует руководствоваться "эффектом отсутствия". Его суть в том, что временное отсутствие работника сразу сказывается на работе подразделения вследствие разрыва производственных или информационных связей, из-за чего блокируется и останавливается производство. Чем быстрее это проявится, тем больше необходимость в данном работнике (или его рабочем месте). Если же без него производство действует и работа его "ждет", то данное рабочее место не очень нужно.

     Этот  же принцип в отношении управляющих  отделами и службами среднего звена и филиалами компании формулируется в виде афоризма: "Отпуск у руководителя должен быть достаточно большим, чтобы его подчиненные почувствовали трудности в работе из-за его отсутствия, но не должен быть настолько большим, чтобы подчиненные почувствовали возможность справиться и без него".