Разработка организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации «Прогресс»

     Исследуемая организация действует в рамках  стратегии организационного развития, и, в частности, стратегии умеренного роста, использование которой предполагает: маневренность, использование внешних ресурсов; диверсификацию бизнеса; расширение фундаментальных исследований; концентрацию усилий на реализации нововведений, в которой механизмы размещения рабочей силы ориентированы, как на внешние конкурентные условия, так и на создание внутренних систем развития, компенсирующих влияние внешней среды.

     Завод оснащен необходимым станочным парком, сборочным и испытательным оборудованием, которое в настоящее время используется в среднем на 90 %, и способен выдерживать конкуренцию на внутреннем рынке.

     Основной  рынок сбыта продукции – Москва – это около 70% от общего объема выпускаемой  продукции, 10% - Московская область, остальные 20% - регионы России.

     В отчетном периоде было создано новое структурное подразделение – отдел маркетинга. Уже есть первые положительные результаты. Основная задача сегодняшнего дня – создание сети региональных дилеров. Однако, несмотря на рост объемов выпускаемой продукции, завод еще не достиг того необходимого уровня реализации, позволяющего коллективу стабильно и целенаправленно решать стоящие перед ним задачи экономического и технического развития. Возросли производственные потери рабочего времени, несколько снизился уровень использования производственных мощностей, вырос удельный вес брака и др. Все это негативно сказывается на финансово-экономическом положении завода.

     В организации действует линейно-функциональная структура управления, ориентированная на выполнение плана по объемным показателям,  с учетом возможностей сбыта и реализации продукции. Кроме этого для ОАО «Прогресс» характерна развитая кооперация внутри предприятия.

     Все структурные звенья организации  связаны между собой с помощью  системы управления, которая является ее головным органом. Система управления выполняет как общие функции управления, свойственные практически всем звеньям структуры организации: определение направленности деятельности, планирование деятельности, организация и регулирование деятельности, ее финансовое обеспечение, учет и контроль результатов, так и специфические, или конкретные функции управления, свойственные каждой службе в зависимости от ее функционального предназначения. Общее руководство организацией осуществляет правление, которое сообща выбирает исполнительные органы: директора, его заместителей, главного бухгалтера и т.д.

     Правление (совет директоров) осуществляет руководство текущей деятельностью завода  и его представительство во внешних организациях.

     Дальнейшее  развитие деятельности организации связано с выявлением и ликвидацией недостатков и «узких мест» в организации производства и управления, что может, в конечном счете, обеспечить:

• увеличение конкурентоспособности продукции и всей организации, как на внутреннем, так и на внешнем рынке;
• повышение производительности труда как в сфере производства, так и в сфере управления;
• снижение расходов на управление и снижение себестоимости продукции;
• выполнение договорных обязательств точно в срок и в определенном объеме, снижение, а затем и полное отсутствие санкций за срыв поставок продукции;
• повышение общей культуры труда и качества управления.

 
 

2.1.2. Системный анализ состояния объекта управления. 

      Итак, определим, объект управления, то есть область деятельности, на которую  оказывает влияние информационное обеспечение организации.

      В нашем случае объект – своевременное предоставление и потребление субъектами управления полной и достоверной информации в объёме, необходимом для эффективного функционирования организации.  

Цели объекта  управления, исходя из определения:

• быстрота и оперативность предоставления информации;
• предоставление полной информации;
• предоставление точной и достоверной информации.

      Для анализа объекта управления воспользуемся  данными таблицы 1. 
 

                                                            Таблица 1. 

 

     Итак, проанализируем каждый показатель, представленный в таблице 1. 

     Обеспечение управленческого персонала нормативно-справочной документацией и плановой документацией – мы видим, что фактические показатели здесь меньше плана. Это связано с тем, что недостаточно эффективно работает отдел обеспечения плановой документацией и отдел обеспечения нормативно-справочной документацией. Это может происходить по ряду причин:

• несовершенство информационно-технической системы компании;
• перегруженность работников информацией и количеством документов;
• отсутствие должной системы обработки информации и т.д.

 

     Причинами перегруженности работников информацией  и чрезмерного объема перерабатываемой информации, который мы можем наблюдать из следующих 2-ух показателей, могут также быть:

• несовершенство информационно-технической системы компании;
• отсутствие должной системы обработки информации.

 

     Также мы видим, что в организации имеют  место чрезмерные затраты на создание, передачу и обработку информации. Этой проблемы удалось бы избежать, если бы существовала единая база данных всей компании и все сотрудники владели бы навыками работы с ней.

     Из  последних 2-ух показателей мы видим, что информация предается несвоевременно и не в полном объеме. Эту проблему также можно было бы решить через совершенствование системы информационного обеспечения с помощью создания единой базы данных и построения единой современной информационно-технической системы в организации. 

     Выводы: система- информационного обеспечения предприятия нуждается в совершенствовании. 

2.1.3. Системный анализ  состояния субъекта управления. 

      Теперь  определим субъект управления. Субъекты – это должностные лица и структурные подразделения, которые обеспечивают функционирование объекта управления, то есть те, кто управляет функциями. В нашем случае субъекты – структурные подразделения организации, то есть различные отделы, деятельность которых осуществляют работающие в них люди.

      Оценим  связь информационного обеспечения с работой отделов всей организации с помощью таблицы функциональных взаимосвязей (таблица 2).

Столбцы таблицы  будут соответствовать различным  отделам и должностным лицам, деятельность которых в наибольшей степени связана с  информационным обеспечением организации. По строкам же будут расположены функции информационного обеспечения. 

     Условные  обозначения для таблицы 2: 

О – отвечает за выполнение данной функции, организует её выполнение, предоставляет и оформляет  необходимые документы;

П – предоставляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У – участвует  в выполнении данной функции;

С – согласовывает  предоставление документации по функции;

Р – принимает  решение, утверждает, подписывает докуметн. 
 

 

Таблица функциональных взаимосвязей.

                                                                                                      Таблица 2. 

 

     Из  таблицы функциональных взаимосвязей видно, что функции информационного  обеспечения распределены среди  отделов и сотрудников организации  крайне нерационально. Поэтому необходимо выбрать направления совершенствования функций информационного обеспечения. Для этого сравним функции по их трудоемкости и выберем те, которые более всего подходят для анализа. Например, проанализируем функцию с наименьшей трудоемкостью и с наибольшей. 

Направления совершенствования и их трудоемкость представлены в таблице 3. 

                                                                         Таблица 3.