Разработка организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации «Прогресс»

 
 

     Из  таблицы 3 видно, что функция № 1  наиболее трудозатратная, №6 – наоборот, наименее. Поэтому для анализа возьмем именно эти функции.

     Итак,  построим оперограмму сначала одной, а потом другой функции. 

                                                                  Таблица 4.

     Оперограмма функции «Обеспечение контроля за своевременным  поступлением первичных документов»

 

Условные  обозначения: 

  !   - принятие решения

                    - анализ

 

            - передача процесса 

       -  возникновение ситуации

           - согласование, передача  информации 
 

Комментарии: 

      Допустим, у одного из отделов,  возникла потребность  в информации о деятельность предприятия. Это может быть, например, планово-экономический отдел, который занимается составление плана экономического развития предприятия на будущий период. Понятно, что точная, достоверная и своевременная информация о деятельности предприятия в этой ситуации очень востребована.

      Таким образом, возникла ситуация, которая в таблице 4 обозначена №1.

Запрос поступает  заму генерального директора по общим  вопросам, который заведует канцелярией. Канцелярия, в свою очередь, занимается документооборотом предприятия. Итак, запрос попадает в бюро приёма, контроля и выдачи документов.

      Далее – операция №2 – обработка запроса, анализ ситуации и принятие решения  о перечне необходимых документов, которые должны быть предоставлены  каждым конкретным отделом в согласовании с руководством.

      Далее (№3) – определение сроков и способов подачи документов, также в согласовании с начальником канцелярии и передача ему дальнейших полномочий по выработке  последующих решений.

      Затем (№4) – начальник канцелярии на основе анализа разрабатывает санкции, которые могут наступить, если другие отделы не подадут обозначенные документы в нужном количестве и в обозначенный срок. И передает опять полномочия по оповещению начальников остальных отделов начальнику бюро.

      А тот уже оповещает всех об обязанности подать информацию и возможности наступления санкций (№5).

      Последняя операция - №6 – контроль за исполнением, то есть применение санкций к тем отделам, которые требования не выполнили в согласовании с генеральным директором. 

Анализ  функции «Обеспечение контроля за своевременным поступлением первичных документов» на основании оперограммы. 

      Из  оперограммы видно, что в исполнении данной функции задействовано слишком  много лиц. А это может привести к большим потерям и искажению  информации в процессе её передачи. К тому же, наблюдается явное дублирование функций, так как одно и тоже приходится делать слишком многим людям одновременно.

      Также нельзя не отметить огромные временные  потери, которые происходят при такой  схеме контроля поступления документов. Процесс абсолютно неавтоматизирован, поэтому приходится тратить очень много времени и сил на его осуществление.

      Можно ещё сказать, что имеет место  неправильное распределение полномочий от руководителя к подчиненным. Бремя  принятия решения и переход к  каким-то конкретным действиям постоянно «перебрасываются» из одних рук в другие.

     Все вышеперечисленное и является причиной очень высокой тредоемкости данной функции. 

     Теперь  перейдем к рассмотрению функции №6 «Осуществление оперативной корректировки планов-графиков при нарушении технологического процесса обработки информации» информационного обеспечения, которая имеет, наоборот, самую невысокою трудоемкость.

     Обработкой  информации в организации занимается канцелярия. Технологический процесс  может быть нарушен по разным причинам: сбой компьютерной системы, ошибка одного из сотрудников, форс-мажорные обстоятельства и пр.

                                                                 Таблица №5.

     Оперограмма функции «Осуществление оперативной  корректировки планов-графиков при  нарушении технологического процесса обработки информации»

     Условные  обозначения те же, что и для предыдущей оперограммы. 

Комментарии: 

     №1 – при работе  бюро обработки  информации по той или иной причине произошло нарушение технологического процесса обработки информации.

     №2 – при обнаружении ошибки в  бюро проводится анализ ситуации, выявляется ущерб. Этим занимается 1 сотрудник, который эту ошибку обнаружил. Он ставит в известность начальника канцелярии.

     №3 – Принимается решение оповестить все отделы, сообщает начальникам отделов об ошибке, а они эту информацию анализируют, то есть оценивают причинённый ущерб.

     №4 – Затем, как следствие из всего  вышеперечисленного – корректировка  планов-графиков. 

Анализ  функции «Осуществление оперативной корректировки  планов-графиков при  нарушении технологического процесса обработки  информации»

На  основании оперограммы. 

     Из  оперограммы видно, что трудоемкость у данной функции так мала, потому что в её выполнении задействовано очень мало людей. Можно даже сказать, что корректировка планов-графиков внутри отделов происходит достаточно оперативно. Тем не менее, очень много времени уходит на то, чтобы ошибку обнаружить и передать информацию отделам. Это можно исправить только с помощью полной автоматизации коммуникативных процессов между отделами. Итак, несмотря на небольшую трудоемкость, усовершенствование данной функции все же необходимо, также как и предыдущей. 

2.1.4. Выводы из анализа состояния субъекта управления. 

     На  основании анализа субъекта управления можно сделать вывод о том, что субъект крайне нерационально  функционирует с точки зрения достижения целей объекта управления.

     Напомним, что цели объекта управления:

• быстрота и оперативность предоставления информации;
• предоставление полной информации;
• предоставление точной и достоверной информации.

   Субъект управления построен также крайне неэкономично, то есть оргструктура всего предприятия  нуждается в улучшении, так как  на предприятии очень много отделов  и многие сотрудники занимаются одним и тем же, но каждый  в своем отделе. Поэтому очень распространено дублирование функций. 

     В таблице 6 обозначены приблизительные потери в денежном выражении, которые несет предприятие по вине плохой работы подсистемы информационного обеспечения.

                                                                  Таблица 6. 

 

      Как мы видим из таблицы 6, потери очень велики даже для такого большого предприятия, как «Прогресс». 
 

2.1.5.  Цели и критерии совершенствования подсистемы информационного обеспечения. 
 

      Чтобы лучше разобраться с тем, что  именно нужно изменить, чтобы усовершенствовать  существующую систему управления, необходимо построить дерово целей информационного  обеспечения организации. 

Дерево целей информационного обеспечения организации изображено на рисунке 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

                                                                  Рисунок 1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Разработка задания  на оргпроектирование. 
 

1. Цель разработки оргпроекта. 

     Разработка  оргпроекта необходима для совершенствования подсистемы информационного обеспечения предприятия с целью бесперебойного функционирования предприятия на основе своевременной, полной и достоверной информации.